常見發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，防范稅務風險，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產經營活動中涉及發(fā)票的各項管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進行。2.準確及時原則發(fā)票開具、取得、記錄等信息應準確無誤，并按照規(guī)定的時間和程序進行處理，保證財務數(shù)據(jù)的及時性和準確性。3.安全保密原則加強發(fā)票及相關資料的安全保管，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生，保護公司商業(yè)秘密和財務信息安全。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司作為增值稅一般納稅人，銷售貨物、提供應稅勞務或者發(fā)生應稅行為時，開具給購買方用于抵扣進項稅額的發(fā)票。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票主要用于公司向增值稅小規(guī)模納稅人、消費者個人銷售貨物、提供應稅勞務或者發(fā)生應稅行為時開具。2.卷票適用于公司在特定業(yè)務場景下，如餐飲、住宿、娛樂等行業(yè)，向消費者個人開具的發(fā)票。（三）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票公司銷售機動車時開具的發(fā)票，是購買方辦理車輛注冊登記的重要憑證。（四）通用機打發(fā)票適用于公司在一些特定行業(yè)或業(yè)務中，根據(jù)稅務機關規(guī)定使用通用機打發(fā)票進行開具，如部分行業(yè)的小規(guī)模納稅人經營活動等。（五）電子發(fā)票1.增值稅電子普通發(fā)票與紙質增值稅普通發(fā)票具有同等法律效力，公司可根據(jù)實際情況向購買方開具。電子發(fā)票的開具、交付和存儲更加便捷高效，有利于提高財務管理效率和降低成本。2.區(qū)塊鏈電子發(fā)票作為一種新型的電子發(fā)票形式，具有不可篡改、可追溯等特點。公司在符合條件的業(yè)務場景下，可按照相關規(guī)定開具和使用區(qū)塊鏈電子發(fā)票，進一步提升發(fā)票管理的安全性和透明度。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司應在發(fā)生經營業(yè)務確認營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經營業(yè)務一律不準開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.填寫發(fā)票時，項目齊全，內容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內容完全一致。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。4.開具發(fā)票應當使用中文。民族自治地方可以同時使用當?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國企業(yè)可以同時使用一種外國文字。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向后，應及時將相關業(yè)務信息傳遞給財務部門。業(yè)務信息應包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等詳細內容。2.財務部門根據(jù)業(yè)務部門提供的信息，審核無誤后，按照發(fā)票開具系統(tǒng)的操作流程進行發(fā)票開具。在開具過程中，應仔細核對發(fā)票信息，確保與業(yè)務實際情況一致。3.發(fā)票開具完成后，由專人負責將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）加蓋發(fā)票專用章，并按照規(guī)定的方式交付給客戶。交付方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、專人送達或客戶自取等，但應確保發(fā)票能夠安全、及時地送達客戶手中。（三）特殊情況開具1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應當開具紅字發(fā)票。開具紅字增值稅專用發(fā)票：購買方取得專用發(fā)票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)（以下簡稱“新系統(tǒng)”）中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時不填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息，應暫依《信息表》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。購買方取得專用發(fā)票未用于申報抵扣、但發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)無法退回的，購買方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。銷售方開具專用發(fā)票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報抵扣并將發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)退回的，銷售方可在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。銷售方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。主管稅務機關通過網絡接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動校驗通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應與《信息表》一一對應。開具紅字增值稅普通發(fā)票：公司開具增值稅普通發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明。公司在開具紅字增值稅普通發(fā)票時，應在新系統(tǒng)中按照原藍字發(fā)票記載的內容開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應與原藍字發(fā)票一一對應，且應在備注欄注明對應藍字發(fā)票的代碼、號碼及開具原因。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受應稅勞務或者服務時，應向銷售方索取發(fā)票。取得的發(fā)票應符合國家法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內容應真實、完整、準確。2.取得的發(fā)票應加蓋銷售方發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應清晰、完整，與銷售方名稱一致。3.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。（二）取得流程1.業(yè)務部門在采購貨物、接受服務等業(yè)務活動中，應主動向銷售方索取發(fā)票。在取得發(fā)票時，應仔細核對發(fā)票信息，確保發(fā)票內容與業(yè)務實際相符。2.業(yè)務部門取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門。傳遞過程中應注意發(fā)票的安全，防止發(fā)票丟失、損壞等情況發(fā)生。3.財務部門收到業(yè)務部門傳遞的發(fā)票后，應按照發(fā)票審核制度進行嚴格審核。審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、準確性等。審核無誤后，方可作為記賬憑證附件進行賬務處理。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務部門應及時向財務部門說明情況，并提供相關證明材料。財務部門應根據(jù)具體情況進行判斷，并按照公司內部規(guī)定進行相應的賬務處理。2.取得發(fā)票后，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，如發(fā)票內容有誤、發(fā)票開具方與實際交易方不符等，業(yè)務部門應及時與銷售方聯(lián)系，要求對方重新開具發(fā)票或進行更正。如銷售方拒絕處理，財務部門應及時向公司管理層報告，并采取相應的措施，如拒絕報銷、向稅務機關反映等，以維護公司的合法權益。五、發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司應建立健全發(fā)票保管制度，指定專人負責發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉發(fā)票管理規(guī)定。2.發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的地方，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。同時，應采取必要的防盜措施，確保發(fā)票安全。3.發(fā)票保管人員應按照發(fā)票種類、號碼順序進行整理存放，并建立發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的購入、開具、作廢、紅字發(fā)票開具、庫存等情況。發(fā)票登記簿應妥善保管，以備稅務機關檢查。4.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存5年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。（二）保管期限1.增值稅專用發(fā)票的保管期限為10年。保管期滿后，經稅務機關查驗后銷毀。2.機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機打發(fā)票、電子發(fā)票等其他發(fā)票的保管期限為5年。保管期滿后，報經稅務機關查驗后銷毀。（三）保管過程中的安全防范措施1.安裝必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜門窗等，確保發(fā)票存放場所的安全。2.定期對發(fā)票保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應立即向公司管理層報告，并及時向稅務機關掛失。3.加強對發(fā)票保管人員的安全教育，提高其安全意識，防止因人為疏忽導致發(fā)票安全事故的發(fā)生。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司應按照發(fā)票種類的適用范圍，正確使用發(fā)票。不得轉借、轉讓、代開發(fā)票；不得自行擴大專用發(fā)票使用范圍；不得虛構經營業(yè)務活動，虛開發(fā)票。（二）使用登記發(fā)票保管人員應建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的領用、開具、作廢、紅字發(fā)票開具等情況進行詳細記錄。發(fā)票使用登記表應包括發(fā)票種類、號碼、領用日期、領用部門、領用數(shù)量、開具日期、開具金額、作廢日期、紅字發(fā)票開具原因及金額等內容。（三）使用監(jiān)督1.財務部門應定期對發(fā)票使用情況進行檢查，確保發(fā)票使用符合規(guī)定。檢查內容包括發(fā)票開具是否規(guī)范、發(fā)票使用登記是否完整、發(fā)票保管是否安全等。2.公司內部審計部門應不定期對發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.稅務機關對公司發(fā)票使用情況進行檢查時，公司應積極配合，如實提供相關資料和信息。如發(fā)現(xiàn)公司存在發(fā)票使用違規(guī)行為，應按照稅務機關的要求及時整改，并接受相應的處罰。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內部檢查1.財務部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行自查，檢查內容包括發(fā)票開具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。自查應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。2.公司內部審計部門應定期對發(fā)票管理情況進行審計，審計內容包括發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票使用的合規(guī)性、發(fā)票保管的安全性等。審計結束后，應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。（二）稅務機關檢查1.公司應積極配合稅務機關對發(fā)票管理情況的檢查，如實提供相關資料和信息。稅務機關檢查時，公司應安排專人負責接待，并協(xié)助稅務機關開展工作。2.如稅務機關檢查發(fā)現(xiàn)公司存在發(fā)票管理違規(guī)行為，公司應按照稅務機關的要求及時整改，并接受相應的處罰。公司應認真分析違規(guī)原因，采取有效措施加強發(fā)票管理，防止類似問題再次發(fā)生。（三）監(jiān)督機制1.建立發(fā)票管理工作的監(jiān)督機制，明確各部門在發(fā)票管理中的職責和權限，加強部門之間的協(xié)作與溝通。2.設立舉報信箱和舉報電話，鼓勵公司員工對發(fā)票管理違規(guī)行為進行舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。3.將發(fā)票管理工作納入公司績效考核體系，對發(fā)票管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對發(fā)票管理工作不力，導致公司出現(xiàn)稅務風險或經濟損失的部門和個人，進行嚴肅問責。八、罰則（一）對違反發(fā)票管理規(guī)定行為的界定1.未按照規(guī)定開具發(fā)票的，包括未按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具發(fā)票，或者未加蓋發(fā)票專用章等。2.未按照規(guī)定取得發(fā)票的，如取得不符合規(guī)定的發(fā)票、未向銷售方索取發(fā)票等。3.未按照規(guī)定保管發(fā)票的，如發(fā)票丟失、被盜、損毀，未按照規(guī)定建立發(fā)票登記簿等。4.轉借、轉讓、代開發(fā)票的。5.虛開發(fā)票的，包括為他人、為自己開具與實際經營業(yè)務情況不符的發(fā)票，讓他人為自己開具與實際經營業(yè)務情況不符的發(fā)票，介紹他人開具與實際經營業(yè)務情況不符的發(fā)票等。（二）相應的處罰措施1.對于違反發(fā)票管理規(guī)定的行為，由稅務機關責令限期改正，沒收違法所得，可以并處1萬元以下的罰款；有違法所得的予以沒收。2.違反發(fā)票管理法規(guī)，導致其他單位或者個人未繳、少繳或者騙取稅款的，由稅務機關沒收違法所得，可以并處未繳、少繳或者騙取的稅款1倍以下的罰款。3.虛開發(fā)票的，由稅務機關沒收違法所得；虛開金額在1萬元以下的，可以并處5萬元