巡視信箱管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范巡視信箱的管理，確保巡視工作的順利開展，及時收集和處理相關(guān)信息，加強(qiáng)對公司/組織內(nèi)部的監(jiān)督檢查，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部設(shè)立的巡視信箱的管理，包括信箱的設(shè)立、使用、信件處理、反饋等全過程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保巡視信箱管理工作合法合規(guī)。2.保密原則：對來信內(nèi)容及相關(guān)處理情況嚴(yán)格保密，保護(hù)來信人的合法權(quán)益。3.及時高效原則：及時處理來信，提高工作效率，確保巡視工作的有效性。4.客觀公正原則：以客觀、公正的態(tài)度對待每一封來信，認(rèn)真核實情況，作出準(zhǔn)確判斷。二、巡視信箱的設(shè)立（一）設(shè)立地點巡視信箱應(yīng)設(shè)立在公司/組織內(nèi)人員流動相對較大、便于員工投遞信件的顯著位置，如辦公大樓入口處、主要辦公區(qū)域等。（二）信箱標(biāo)識巡視信箱應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，注明“巡視信箱”字樣，并公布巡視工作的受理范圍、聯(lián)系方式等信息。（三）信箱開啟方式巡視信箱應(yīng)采用專用的鎖具，由專人負(fù)責(zé)定期開啟。開啟時間應(yīng)固定，并提前在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公告。三、信件的投遞（一）投遞要求1.來信應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一提供的信封，并在信封上注明“巡視信箱”字樣。2.信件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得使用模糊、歧義或威脅性語言。3.來信應(yīng)實名投遞，以便于后續(xù)的核實和反饋。（二）投遞方式員工可將信件直接投入巡視信箱，也可通過公司/組織內(nèi)部的辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行投遞，但需在郵件主題或附件中注明“巡視信箱來信”字樣。四、信件的處理（一）收件登記1.專人在開啟巡視信箱后，應(yīng)及時對收到的信件進(jìn)行清點、登記，記錄來信日期、來信人姓名、單位、聯(lián)系方式、信件主題及主要內(nèi)容等信息。2.對通過辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式投遞的信件，應(yīng)按照上述要求進(jìn)行電子登記。（二）信件分類根據(jù)信件內(nèi)容，將信件分為一般問題信件、重要問題信件和緊急問題信件。1.一般問題信件：反映一般性工作問題、建議等，不涉及重大違規(guī)違紀(jì)行為。2.重要問題信件：涉及公司/組織重要決策、重大項目、關(guān)鍵崗位人員等方面的問題，或可能對公司/組織造成較大影響的問題。3.緊急問題信件：反映的問題具有緊迫性，需要立即處理，否則可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果的信件。（三）處理流程1.一般問題信件由巡視工作小組指定專人進(jìn)行初步核實，核實情況后形成書面報告。報告提交巡視工作小組組長審閱，根據(jù)組長意見進(jìn)行處理，處理結(jié)果及時反饋給來信人。2.重要問題信件巡視工作小組應(yīng)立即組織專項調(diào)查，成立專門的調(diào)查組，明確調(diào)查人員和職責(zé)。調(diào)查組通過查閱資料、談話、實地走訪等方式進(jìn)行全面深入的調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)。調(diào)查結(jié)束后，形成詳細(xì)的調(diào)查報告，提交巡視工作小組審議。巡視工作小組根據(jù)審議結(jié)果，提出處理意見，報公司/組織管理層審批。處理結(jié)果及時向公司/組織內(nèi)部通報，并反饋給來信人。3.緊急問題信件巡視工作小組在收到信件后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處理程序，通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行緊急處置。同時，對信件進(jìn)行詳細(xì)記錄，并按照重要問題信件的處理流程進(jìn)行后續(xù)處理。（四）處理期限1.一般問題信件應(yīng)在收到信件后的[X]個工作日內(nèi)完成處理，并反饋結(jié)果。2.重要問題信件應(yīng)在收到信件后的[X]個工作日內(nèi)完成調(diào)查，并在[X]個工作日內(nèi)提交處理意見。3.緊急問題信件應(yīng)在收到信件后的[X]小時內(nèi)進(jìn)行緊急處置，并在[X]個工作日內(nèi)完成全部處理工作。五、反饋與跟蹤（一）反饋方式1.對于一般問題信件，處理結(jié)果以口頭或書面形式反饋給來信人。2.對于重要問題信件，處理結(jié)果以正式文件的形式在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報，并向來信人送達(dá)書面反饋函。3.對于緊急問題信件，在緊急處置過程中及處置結(jié)束后，及時向來信人通報進(jìn)展情況和處理結(jié)果。（二）跟蹤機(jī)制1.對來信處理情況進(jìn)行跟蹤，確保處理結(jié)果得到有效落實。2.對于處理結(jié)果不滿意的來信人，應(yīng)認(rèn)真聽取其意見，進(jìn)行進(jìn)一步的溝通和解釋，必要時重新進(jìn)行調(diào)查處理。六、保密規(guī)定（一）信息保密1.參與巡視信箱管理工作的所有人員應(yīng)對來信內(nèi)容、處理過程及相關(guān)信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對來信人的個人信息應(yīng)妥善保管，不得隨意公開或用于其他非巡視工作目的。（二）文件管理1.巡視信箱管理過程中形成的各類文件、資料應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，確保文件的完整性和安全性。2.涉及機(jī)密信息的文件應(yīng)嚴(yán)格按照保密級別進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管等措施。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或人員，對巡視信箱管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括信箱的設(shè)立、使用、信件處理、反饋等環(huán)節(jié)，確保各項工作符合本辦法的規(guī)定。（二）考核機(jī)制1.建立巡視信箱管理工作考核制度，對參與巡視信箱管理工作的部門和人員進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括信件處理及時率、準(zhǔn)確率、反饋滿意度等，考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司