外購服務管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外購服務行為，加強對外購服務的管理，確保外購服務質量，提高公司運營效率，保障公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外購服務的采購、使用、監(jiān)督及評估等活動。外購服務包括但不限于信息技術服務、專業(yè)技術服務、業(yè)務流程外包服務、后勤保障服務等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外購服務活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保公司行為合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質量服務的供應商，以滿足公司業(yè)務需求，保障服務效果。3.成本效益原則：在保證服務質量的前提下，合理控制外購服務成本，提高公司資源利用效率。4.公平公正原則：對外購服務的采購、供應商選擇等環(huán)節(jié)，應遵循公平公正原則，確保競爭環(huán)境公平透明。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定外購服務采購計劃，明確采購需求和預算。2.組織實施外購服務的采購活動，包括供應商篩選、招標、談判、合同簽訂等。3.建立和維護供應商信息庫，定期評估供應商績效。（二）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務需求，提出外購服務的具體要求和規(guī)格。2.參與外購服務供應商的選擇和評估工作，提供專業(yè)意見。3.負責外購服務的使用和日常管理，及時反饋服務質量問題。（三）財務部門1.審核外購服務采購預算，確保資金合理安排。2.負責對外購服務費用的核算、支付和監(jiān)督，確保費用支出合規(guī)。3.參與外購服務合同的審核，關注合同中的費用條款和結算方式。（四）質量監(jiān)督部門1.制定外購服務質量監(jiān)督計劃和標準，定期對外購服務進行質量檢查和評估。2.受理公司內部對服務質量問題的投訴和舉報，及時進行調查處理。3.根據(jù)質量監(jiān)督結果，提出改進建議和措施，督促相關部門落實。三、采購管理（一）采購計劃1.需求部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際需求，提前制定外購服務需求計劃，并提交給采購部門。2.采購部門結合公司預算安排和資源狀況，對需求計劃進行審核和匯總，編制年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃應明確服務名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、預計采購時間等內容，并經(jīng)相關領導審批后實施。（二）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。信息來源包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、客戶反饋等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、業(yè)績情況、信譽狀況等方面的審核。3.根據(jù)采購需求和供應商資格審查結果，篩選出若干符合要求的供應商進入采購程序。對于重要的外購服務項目，應采用招標、邀請招標、競爭性談判等方式進行采購；對于一般性服務項目，可采用詢價、單一來源采購等方式。4.在采購過程中，應要求供應商提供詳細的服務方案、報價清單、服務承諾等資料，并組織相關部門和人員進行評審。評審內容包括服務質量、價格、技術能力、售后服務等方面。5.根據(jù)評審結果，選擇最優(yōu)供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確服務內容、服務期限、服務標準、價格、付款方式、違約責任等條款，確保雙方權益得到保障。（三）合同管理1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門、質量監(jiān)督部門等相關部門，確保各部門了解合同內容和要求。2.需求部門應按照合同約定，及時與供應商溝通協(xié)調，確保服務按時、按質、按量提供。3.財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項支付手續(xù)。在付款前，應對合同執(zhí)行情況進行審核，確保服務質量符合要求，費用支出合規(guī)。4.質量監(jiān)督部門應定期檢查合同執(zhí)行情況，監(jiān)督供應商履行合同義務。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時通知采購部門，并按照合同約定追究其違約責任。5.采購部門應建立合同臺賬，對合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況進行詳細記錄，便于跟蹤和管理。四、服務使用與監(jiān)督（一）服務交接1.采購合同簽訂后，采購部門應組織需求部門與供應商進行服務交接。交接內容包括服務資料、設備設施、人員等方面的移交，并辦理相關手續(xù)。2.需求部門應指定專人負責與供應商的溝通協(xié)調，確保服務交接順利進行。在交接過程中，應明確雙方的責任和義務，避免出現(xiàn)服務空白或銜接不暢的情況。（二）服務使用1.需求部門應按照合同約定和公司業(yè)務需求，合理使用外購服務。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)服務質量問題或與合同約定不符的情況，應及時與供應商溝通解決。2.需求部門應建立服務使用記錄，詳細記錄服務的使用時間、內容、效果等情況，為服務評估提供依據(jù)。（三）服務監(jiān)督1.質量監(jiān)督部門應制定服務監(jiān)督計劃，定期對外購服務進行質量檢查和評估。檢查內容包括服務標準執(zhí)行情況、服務效果、客戶滿意度等方面。2.質量監(jiān)督部門可采用現(xiàn)場檢查、抽樣檢測、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等方式進行服務監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)服務質量問題，應及時下達整改通知書，要求供應商限期整改。3.需求部門應配合質量監(jiān)督部門的工作，及時提供服務使用過程中的相關信息和資料。對于質量監(jiān)督部門提出的整改要求，應督促供應商認真落實，并跟蹤整改情況。五、服務評估與改進（一）服務評估1.采購部門應定期組織相關部門和人員對供應商的服務質量進行評估。評估周期可根據(jù)服務項目的特點和重要程度確定，一般為每季度或每半年進行一次。2.服務評估內容包括服務質量、價格、交貨期、售后服務、合同履行情況等方面。評估方式可采用問卷調查、現(xiàn)場評估、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。3.根據(jù)服務評估結果，對供應商進行分類分級管理。對于服務質量優(yōu)秀、合作良好的供應商，可給予優(yōu)先合作機會和獎勵；對于服務質量不達標、存在違約行為的供應商，應采取警告、暫停合作、終止合同等措施，并將其列入黑名單，禁止其再次參與公司外購服務采購活動。（二）改進措施1.針對服務評估中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應組織相關部門和供應商進行分析討論，找出問題產(chǎn)生的原因，并制定相應的改進措施。2.改進措施應明確責任部門、責任人、整改期限和預期效果等內容，并形成書面報告。相關部門和供應商應按照改進措施報告認真組織實施，確保問題得到有效解決。3.質量監(jiān)督部門應跟蹤改進措施的落實情況，對整改效果進行驗證。如整改效果不理想，應要求相關部門和供應商重新制定改進措施，并繼續(xù)跟蹤督促，直至問題徹底解決。六、風險管理（一）風險識別1.采購部門應會同相關部門對公司外購服務過程中可能存在的風險進行識別。風險識別應涵蓋采購環(huán)節(jié)、服務使用環(huán)節(jié)、供應商管理環(huán)節(jié)等各個方面，包括但不限于質量風險、價格風險、交貨期風險、法律風險、信息安全風險等。2.在風險識別過程中，應充分收集相關信息，結合公司實際情況和行業(yè)特點，采用頭腦風暴、德爾菲法、風險矩陣等方法，對可能存在的風險進行全面、深入的分析。（二）風險評估1.根據(jù)風險識別結果，對識別出的風險進行評估。風險評估應從風險發(fā)生的可能性和影響程度兩個維度進行分析，確定風險等級。2.風險發(fā)生的可能性可分為高、中、低三個等級；風險影響程度可分為嚴重、較大、一般、較小四個等級。通過對風險發(fā)生可能性和影響程度的綜合評估，確定風險等級為高、較高、中、較低、低五個等級。3.對于風險等級較高的風險，應制定專項應對措施，重點關注和監(jiān)控；對于風險等級較低的風險，可采取一般的風險控制措施進行管理。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對策略。風險應對策略包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于質量風險、交貨期風險等，可通過加強供應商管理、簽訂詳細的合同條款、建立質量監(jiān)督和進度跟蹤機制等措施進行風險降低；對于價格風險，可通過市場調研、談判協(xié)商、簽訂價格調整條款等方式進行應對；對于法律風險，可加強合同審核、法律咨詢、合規(guī)培訓等工作進行防范；對于信息安全風險，應建立信息安全管理制度、加強數(shù)據(jù)保護、進行安全審計等措施進行管理。3.在風險應對過程中，應明確責任部門和責任人，確保風險應對措施得到有效落實。同時，應定期對風險應對效果進行評估和總結，及時調整風險應對策略，確保風險管理工作的有效性。七、信息管理（一）供應商信息管理1.采購部門應建立完善的供應商信息庫，對供應商的基本信息、資質證書、業(yè)績情況、信譽狀況、服務報價等資料進行詳細記錄和管理。2.定期更新供應商信息庫，確保信息的準確性和及時性。對于不再符合要求的供應商，應及時從信息庫中刪除；對于新發(fā)現(xiàn)的合格供應商，應及時納入信息庫進行管理。3.供應商信息庫應實現(xiàn)共享，采購部門、需求部門、財務部門、質量監(jiān)督部門等相關部門可根據(jù)工作需要查詢和使用供應商信息。（二）合同信息管理1.采購部門應建立合同臺賬，對公司所有外購服務合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況進行詳細記錄。合同臺賬應包括合同編號、合同名稱、供應商名稱、合同金額、服務內容、服務期限、付款方式、執(zhí)行情況等信息。2.定期對合同臺賬進行核對和清理，確保合同信息的準確性和完整性。對于已執(zhí)行完畢的合同，應及時進行歸檔保存；對于合同變更或終止的情況，應在合同臺賬中進行相應記錄，并注明變更或終止的原因和時間。3.合同信息應實現(xiàn)共享，相關部門可根據(jù)工作需要查詢和使用合同信息，以便及時了解合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）服務信息管理1.需求部門應建立服務使用記錄，詳細記錄外購服務的使用時間、內容、效果、質量問題及處理情況等信息。服務使用記錄應作為服務評估和改進的重要依據(jù)。2.質量監(jiān)督部門應建立服務質量監(jiān)督檔案，對每次服務質量檢查和評估的結果進行記錄，包括