大洋資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司大洋資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在大洋相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、收集、整理、存儲、使用、共享和銷毀的各類資料，包括但不限于海洋調(diào)查數(shù)據(jù)、科研報(bào)告、技術(shù)文檔、項(xiàng)目文件等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保資料管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對大洋資料實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，明確各部門職責(zé)，確保資料管理工作的協(xié)調(diào)性和一致性。3.安全保密原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料泄露、篡改或丟失，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.高效利用原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料的檢索、查詢和利用效率，充分發(fā)揮資料的價(jià)值，為公司的決策、科研、生產(chǎn)等活動(dòng)提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）資料管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善大洋資料管理辦法及相關(guān)制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司大洋資料的管理工作，建立健全資料管理體系。3.負(fù)責(zé)大洋資料的收集、整理、分類、編目、存儲、保管和維護(hù)等工作。4.組織開展資料的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)資料的信息化管理。5.對各部門的資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織資料管理工作培訓(xùn)和考核。6.負(fù)責(zé)與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行資料交換、共享等事宜的協(xié)調(diào)和溝通。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門大洋資料的產(chǎn)生、收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交至資料管理部門。2.按照資料管理部門的要求，提供資料利用所需的相關(guān)信息和協(xié)助。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照資料管理規(guī)定使用和保管資料，確保資料的安全和完整。4.配合資料管理部門做好資料的清查、盤點(diǎn)、鑒定和銷毀等工作。（三）保密部門1.負(fù)責(zé)對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的大洋資料進(jìn)行保密審查和監(jiān)督管理。2.制定保密制度和措施，對資料管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，確保資料管理過程中的保密安全。3.對資料管理過程中發(fā)生的泄密事件進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）其他部門其他部門應(yīng)按照本辦法的規(guī)定，做好與大洋資料管理相關(guān)的工作，配合資料管理部門完成資料管理任務(wù)。三、資料的收集與整理（一）收集范圍1.海洋調(diào)查項(xiàng)目中獲取的各類數(shù)據(jù)，包括但不限于海洋水文、氣象、地質(zhì)、生物等方面的數(shù)據(jù)。2.科研項(xiàng)目產(chǎn)生的研究報(bào)告、論文、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖表等資料。3.技術(shù)研發(fā)過程中形成的技術(shù)文檔、設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程等資料。4.項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、合同協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告等資料。5.與大洋業(yè)務(wù)相關(guān)的國內(nèi)外文獻(xiàn)資料、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。3.對于電子資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲介質(zhì)安全可靠，并進(jìn)行備份保存。4.收集的資料應(yīng)注明來源、日期、收集人等信息。（三）整理流程1.資料管理人員對收集到的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對審核通過的資料進(jìn)行分類，按照資料的性質(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行合理分類，確保資料分類清晰、便于管理。3.對分類后的資料進(jìn)行編目，建立資料目錄索引，包括資料名稱、編號、來源、日期、保管期限等信息，以便于資料的檢索和查詢。4.對重要資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)資料掃描成電子文檔，建立電子資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)資料的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存儲方式，包括紙質(zhì)存儲、電子存儲等。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)存放在專門的檔案柜或庫房中，按照分類順序進(jìn)行排列存放，并做好防潮、防蟲、防火、防盜等措施。3.對于電子資料，應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）保管期限1.根據(jù)資料的重要性和使用價(jià)值，確定不同資料的保管期限，保管期限分為短期、中期和長期。2.短期保管期限一般為15年，適用于一般性的業(yè)務(wù)資料和臨時(shí)參考資料。3.中期保管期限一般為510年，適用于重要的業(yè)務(wù)資料和有一定歷史價(jià)值的資料。4.長期保管期限一般為10年以上，適用于具有重要?dú)v史意義、科研價(jià)值或涉及公司核心業(yè)務(wù)的資料。（三）保管要求1.建立資料保管臺賬，詳細(xì)記錄資料的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保資料的可追溯性。2.定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對超過保管期限的資料，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保資料的安全和保密。4.加強(qiáng)對資料存儲環(huán)境的管理，保持庫房的清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合要求。五、資料的使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)資料的保密級別和使用范圍，確定不同人員對資料的使用權(quán)限，分為查閱、借閱、復(fù)制等。2.查閱資料應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、資料名稱、查閱期限等信息，經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。3.借閱資料應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、資料名稱、借閱期限等信息，經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人和保密部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。4.復(fù)制資料應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制目的、資料名稱、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（二）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的使用權(quán)限使用資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露資料內(nèi)容。2.在使用資料過程中，應(yīng)妥善保管資料，不得涂改、損壞、丟失資料。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門，并辦理相關(guān)歸還手續(xù)。（三）共享管理1.公司內(nèi)部各部門之間如需共享大洋資料，應(yīng)填寫共享申請表，注明共享目的、資料名稱、共享范圍等信息，經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人和保密部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行共享。2.與外部機(jī)構(gòu)共享大洋資料，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，簽訂共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保資料的安全和保密。3.在共享資料過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止資料泄露或被非法使用。六、資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對超過保管期限的資料進(jìn)行鑒定，根據(jù)資料的歷史價(jià)值、科研價(jià)值、業(yè)務(wù)需求等因素，確定資料是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定流程1.資料管理部門提出資料鑒定申請，填寫鑒定申請表，注明資料名稱、保管期限、鑒定理由等信息。2.資料管理部門組織相關(guān)部門和專業(yè)人員對申請鑒定的資料進(jìn)行審核和評估，提出鑒定意見。3.根據(jù)鑒定意見，確定資料的銷毀或繼續(xù)保存方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.對于批準(zhǔn)銷毀的資料，資料管理部門應(yīng)編制銷毀清單，注明資料名稱、編號、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人和保密部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的資料應(yīng)及時(shí)從存儲設(shè)備或檔案柜中清除，并更新資料保管臺賬。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全大洋資料管理監(jiān)督機(jī)制，資料管理部門定期對各部門的資料管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對大洋資料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資料管理的合規(guī)性、安全性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、存儲、保管等工作是否符合規(guī)定要求。2.資料的使用和共享是否規(guī)范，是否存在違規(guī)行為。3.資料的鑒定和銷毀是否按照程序進(jìn)行，是否存在資料流失或泄露等問題。（三）整改措施1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，并將整改情況及時(shí)反饋給資料管理部