帳外材料管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司帳外材料的管理，規(guī)范帳外材料的采購、驗收、存儲、使用、盤點及處置等環(huán)節(jié)，確保帳外材料的安全、完整，提高材料使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及帳外材料管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、項目部門等。（三）定義1.帳外材料：指未納入公司正式財務(wù)帳核算，但實際為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所使用或儲備的各類材料物資。2.采購：指通過各種途徑獲取帳外材料的行為，包括但不限于購買、租賃、借用等。3.驗收：對采購的帳外材料進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面的檢驗和核對，以確保符合要求。4.存儲：將驗收合格的帳外材料妥善存放，確保其安全和質(zhì)量。5.使用：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，將帳外材料投入到實際生產(chǎn)或項目活動中。6.盤點：定期或不定期對帳外材料進(jìn)行清查，核實帳實是否相符。7.處置：對不再使用、已損壞或多余的帳外材料進(jìn)行處理，包括報廢、變賣、捐贈等。（四）管理原則1.合法性原則：帳外材料的管理必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行帳外材料的采購、驗收、存儲、使用、盤點及處置等操作。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在帳外材料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.安全第一原則：確保帳外材料的存儲和使用安全，防止發(fā)生安全事故。5.效益原則：在保證帳外材料滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要的前提下，提高材料使用效率，降低成本。二、采購管理（一）采購計劃1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和實際需求，提前制定帳外材料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃方可實施。（二）采購渠道1.優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商作為帳外材料的采購渠道。2.采購人員應(yīng)通過多種途徑收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.在采購過程中，應(yīng)盡量選擇直接采購方式，減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本。（三）采購合同1.采購帳外材料時，必須簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。2.采購合同需經(jīng)公司法律部門審核后，方可簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)妥善保管，作為結(jié)算和驗收的依據(jù)。（四）采購驗收1.采購的帳外材料到貨后，采購部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門進(jìn)行驗收。2.倉庫管理部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對到貨材料進(jìn)行驗收，包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面的檢驗。3.驗收合格的材料，倉庫管理部門應(yīng)填寫驗收單，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的材料，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。三、存儲管理（一）倉庫設(shè)置1.根據(jù)帳外材料的種類、性質(zhì)、用途等，合理設(shè)置倉庫。倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如存儲區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)等，確保材料存放有序，便于管理和查找。（二）入庫管理1.驗收合格的帳外材料，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等內(nèi)容。2.入庫材料應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和位置進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)包括材料名稱、規(guī)格型號、批次、入庫日期等信息。（三）存儲保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對帳外材料進(jìn)行檢查和盤點，確保材料的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。2.對于易受潮、易變質(zhì)、易腐蝕等特殊材料，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如密封包裝、防潮處理、通風(fēng)換氣等。3.倉庫應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，通道暢通，嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)堆放雜物和易燃、易爆物品。（四）出庫管理1.各部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要領(lǐng)用帳外材料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單。領(lǐng)料單應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等內(nèi)容。2.領(lǐng)料單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交倉庫管理部門。倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)料，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等內(nèi)容。3.倉庫管理人員應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)料，確保材料的質(zhì)量和有效期。四、使用管理（一）使用計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和實際需求，制定帳外材料使用計劃。使用計劃應(yīng)明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用時間、使用項目等內(nèi)容。2.使用計劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的使用計劃方可實施。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照使用計劃和相關(guān)操作規(guī)程使用帳外材料，確保材料的合理使用和安全。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時停止使用，并報告相關(guān)部門處理。3.對于剩余的帳外材料，應(yīng)及時辦理退庫手續(xù)，交回倉庫管理部門。（三）成本核算1.財務(wù)部門應(yīng)建立帳外材料成本核算制度，對帳外材料的采購成本、存儲成本、使用成本等進(jìn)行核算。2.各部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好帳外材料成本核算工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。五、盤點管理（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應(yīng)定期或不定期對帳外材料進(jìn)行盤點。盤點計劃應(yīng)明確盤點時間、范圍、人員、方法等內(nèi)容。2.盤點計劃需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施。（二）盤點實施1.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃對帳外材料進(jìn)行逐一清點，并填寫盤點表。盤點表應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、實際盤點數(shù)、帳面數(shù)等內(nèi)容。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)帳實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異表。盤點差異表應(yīng)注明差異原因、處理意見等內(nèi)容。（三）盤點結(jié)果處理1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報告，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。盤點報告應(yīng)包括盤點基本情況、盤點結(jié)果、差異分析及處理建議等內(nèi)容。2.對于盤點差異，應(yīng)按照以下原則進(jìn)行處理：屬于計量誤差、記錄錯誤等原因造成的差異，應(yīng)及時調(diào)整帳面記錄。屬于保管不善、丟失、損壞等原因造成的差異，應(yīng)查明責(zé)任，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。屬于其他原因造成的差異，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。六、處置管理（一）處置申請1.對于不再使用、已損壞或多余的帳外材料，各部門應(yīng)填寫處置申請單。處置申請單應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置原因、處置方式等內(nèi)容。2.處置申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的處置申請單方可實施。（二）處置方式1.帳外材料的處置方式包括報廢、變賣、捐贈等。報廢：對于已損壞無法修復(fù)或已超過使用期限的帳外材料，應(yīng)進(jìn)行報廢處理。報廢材料應(yīng)填寫報廢清單，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。報廢材料應(yīng)妥善保管，待統(tǒng)一處理。變賣：對于仍有使用價值但公司不再需要的帳外材料，可以進(jìn)行變賣處理。變賣材料應(yīng)通過招標(biāo)、拍賣等方式進(jìn)行，確保處置價格合理。變賣收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。捐贈：對于符合捐贈條件的帳外材料，可以進(jìn)行捐贈處理。捐贈材料應(yīng)填寫捐贈清單，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。捐贈材料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理捐贈手續(xù)。（三）處置記錄1.倉庫管理部門應(yīng)建立帳外材料處置記錄檔案，對處置的材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置價格等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.處置記錄檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對帳外材料管理情況進(jìn)行審計，檢查帳外材料的采購、驗收、存儲、使用、盤點及處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。相關(guān)部門應(yīng)按照審計報告的要求進(jìn)行整改。（二）日常檢查1.公司財務(wù)部門、倉庫管理部門等應(yīng)定期對帳外材料管理情況進(jìn)行日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.日常檢查可以采取現(xiàn)場檢查、資料查閱、數(shù)據(jù)核對等方式進(jìn)行。檢查人員應(yīng)填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出處理意見。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括