城市檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強城市檔案管理，確保城市檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案的管理。包括城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、房地產(chǎn)開發(fā)、市政工程、環(huán)境保護、歷史文化保護等方面的檔案。（三）基本原則城市檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、集中保管、方便利用的原則。各單位應(yīng)依法履行檔案管理職責，確保檔案工作與各項業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃、同步實施、同步發(fā)展。二、管理體制與職責（一）管理體制本市城市檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的體制。市檔案行政管理部門負責全市城市檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導。各區(qū)、縣檔案行政管理部門負責本轄區(qū)內(nèi)城市檔案工作的監(jiān)督指導。各城市建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位負責本部門、本單位城市檔案的收集、整理、保管和利用工作。（二）檔案行政管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家和本市有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本市城市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.組織開展城市檔案工作的監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。3.負責城市檔案工作的業(yè)務(wù)培訓和宣傳教育，提高檔案管理水平和全社會的檔案意識。4.指導、協(xié)調(diào)各部門、各單位城市檔案的收集、整理、保管和利用工作，促進檔案資源共享。（三）城市建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位職責1.建立健全本部門、本單位的檔案管理制度，明確檔案管理機構(gòu)和人員，保障檔案工作所需經(jīng)費。2.負責組織本部門、本單位城市檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.按照規(guī)定的時間和要求，向市或區(qū)、縣綜合檔案館移交應(yīng)當進館的檔案。4.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為城市建設(shè)、管理和發(fā)展提供服務(wù)。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中形成的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像、實物等各種載體形式，各部門、各單位應(yīng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，及時、準確、完整地形成，并妥善保存。文件材料的形成應(yīng)遵循真實、系統(tǒng)、規(guī)范的原則，確保其具有查考利用價值。（二）收集范圍1.城市規(guī)劃檔案：包括城市總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等編制過程中形成的文件材料，規(guī)劃審批文件，規(guī)劃調(diào)整記錄等。2.城市建設(shè)檔案：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案：如道路、橋梁、隧道、給排水、供電、供氣、供熱等工程建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件材料。房地產(chǎn)開發(fā)檔案：包括土地出讓、項目立項、規(guī)劃設(shè)計、施工許可、房屋預售、竣工驗收備案等文件材料。市政工程檔案：如城市道路、橋梁、排水、照明等市政設(shè)施的新建、改建、擴建工程檔案。環(huán)境保護檔案：涉及城市環(huán)境監(jiān)測、污染防治、生態(tài)保護等方面的文件材料。3.城市管理檔案：城市綜合執(zhí)法檔案：包括執(zhí)法案件的立案、調(diào)查取證、處罰決定等文件材料。環(huán)境衛(wèi)生管理檔案：如垃圾清運、道路清掃、公廁管理等方面的文件材料。園林綠化管理檔案：包括城市綠化規(guī)劃、建設(shè)、養(yǎng)護等方面的文件材料。4.歷史文化保護檔案：有關(guān)本市歷史文化街區(qū)、文物古跡、傳統(tǒng)建筑等保護與管理的文件材料。（三）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責任人，負責本部門、本單位文件材料的收集工作。2.對在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的重要文件材料，應(yīng)實行超前控制，確保其及時收集歸檔。3.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則城市檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準城市檔案按照其內(nèi)容和性質(zhì)，可分為綜合管理類、城市規(guī)劃類、城市建設(shè)類、城市管理類、歷史文化保護類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行二級、三級分類。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類標準進行分類、編號、編目、裝訂，編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具。2.電子檔案：按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，進行分類、命名、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等聲像檔案進行分類整理，標注拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，編制目錄。4.實物檔案：對具有保存價值的實物進行登記、造冊，注明來源、時間、用途等信息，妥善保管。（四）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)在文件材料形成年度的次年上半年完成整理歸檔工作。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，編制歸檔文件目錄、移交清單等，一式兩份，一份留存本部門、本單位，一份移交檔案管理部門。3.對重要的城市建設(shè)項目檔案，應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔，并向市或區(qū)、縣綜合檔案館移交。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）保管期限城市檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案是對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和發(fā)展具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案；長期保存的檔案是在較長時間內(nèi)對城市工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保存的檔案是在較短時間內(nèi)對城市工作有參考價值的檔案，保管期限為5年至15年。各部門、各單位應(yīng)根據(jù)檔案的價值和實際情況，準確劃定保管期限。（三）檔案保管制度1.建立檔案出入庫登記制度，嚴格檔案的借閱、歸還手續(xù)，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。4.做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法、依規(guī)、合理、安全的原則，在確保檔案安全的前提下，為城市建設(shè)、管理和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位因工作需要查閱本部門、本單位形成的檔案。2.公民、法人和其他組織因維護自身合法權(quán)益、研究城市歷史文化等需要查閱相關(guān)檔案。3.國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等因開展城市建設(shè)、科研、教學等活動需要查閱有關(guān)檔案。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱室查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并安排專人負責查閱服務(wù)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、用途等，按時歸還。借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定支付復制費用。復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（四）利用審批1.查閱本部門、本單位形成的檔案，由本部門、本單位檔案管理機構(gòu)負責人審批。2.查閱其他部門、單位形成的檔案，需經(jīng)檔案形成部門、單位同意，并報檔案行政管理部門備案。3.公民、法人和其他組織查閱涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，需經(jīng)檔案行政管理部門批準。七、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標推進城市檔案信息化建設(shè)，建立覆蓋全市的城市檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、信息化管理和共享利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)符合國家和本市有關(guān)標準和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。（三）信息管理系統(tǒng)建設(shè)建立城市檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、統(tǒng)計分析、借閱管理、安全保密等功能，為檔案管理和利用提供便捷高效的手段。（四）數(shù)據(jù)安全與備份加強城市檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。八、監(jiān)督檢查與法律責任（一）監(jiān)督檢查市和區(qū)、縣檔案行政管理部門應(yīng)定期對城市檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的建立與執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、保管、利用情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責令限期整改。（二）法律責任1.違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員