外貿(mào)痕跡管理辦法一、總則（一）目的為加強公司外貿(mào)業(yè)務管理，規(guī)范業(yè)務操作流程，確保各項外貿(mào)業(yè)務活動可追溯、可查詢，有效防范風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外貿(mào)業(yè)務的部門及人員，包括但不限于業(yè)務部門、采購部門、物流部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：外貿(mào)業(yè)務操作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、國際貿(mào)易慣例以及相關行業(yè)標準。2.真實性原則：所有業(yè)務痕跡記錄應真實、準確、完整地反映業(yè)務實際情況。3.完整性原則：涵蓋外貿(mào)業(yè)務從洽談、簽約、執(zhí)行到結(jié)算等各個環(huán)節(jié)的痕跡管理。4.及時性原則：業(yè)務痕跡應隨業(yè)務進展及時記錄，確保信息的時效性。二、業(yè)務洽談階段痕跡管理（一）客戶信息記錄1.基本信息詳細記錄客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等基本信息。收集客戶營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關資質(zhì)文件副本復印件，并加蓋公章留存。2.信用信息通過信用評級機構、銀行等渠道獲取客戶信用報告，記錄客戶信用狀況、財務狀況等信息。對新客戶進行實地考察或委托第三方機構進行盡職調(diào)查，形成考察報告或盡職調(diào)查報告，記錄客戶經(jīng)營情況、市場口碑等。3.溝通記錄建立業(yè)務洽談溝通記錄臺賬，詳細記錄與客戶每次溝通的時間、方式（電話、郵件、面談等）、溝通內(nèi)容、參與人員等。重要溝通郵件應進行分類存檔，郵件主題應明確體現(xiàn)業(yè)務內(nèi)容，郵件正文應清晰記錄溝通要點，并要求相關人員及時回復確認。（二）業(yè)務需求記錄1.客戶需求詳細記錄客戶對外貿(mào)產(chǎn)品或服務的具體需求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨期、包裝要求等。對于客戶特殊要求，應要求客戶以書面形式確認，并作為合同附件留存。2.市場調(diào)研業(yè)務人員應進行市場調(diào)研，了解同類產(chǎn)品或服務的市場價格、競爭情況等信息，并形成調(diào)研報告。調(diào)研報告應包括調(diào)研方法、調(diào)研數(shù)據(jù)、分析結(jié)論等內(nèi)容，為業(yè)務報價及決策提供參考依據(jù)。三、合同簽訂階段痕跡管理（一）合同文本起草與審核1.起草業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務洽談結(jié)果起草外貿(mào)合同文本，合同條款應明確、具體、完整，符合法律法規(guī)及公司利益要求。合同文本應包括當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。2.審核合同文本起草完成后，應提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，防范法律風險；財務部門重點審核合同價款、支付方式、結(jié)算周期等財務條款，確保公司財務利益。各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。（二）合同簽訂過程記錄1.簽約主體確認核實合同雙方當事人的主體資格，確保簽約主體合法有效。留存雙方當事人授權代表的身份證明文件復印件、授權委托書原件等資料。2.簽約過程記錄對于當面簽訂合同的，應安排專人負責記錄簽約時間、地點、參與人員、簽約過程等情況，并形成書面記錄。對于通過郵寄、傳真等方式簽訂合同的，應留存相關郵寄憑證、傳真記錄等，并要求對方及時確認收到合同文本。合同簽訂后，應及時加蓋公司公章或合同專用章，并由專人負責保管合同原件。四、合同執(zhí)行階段痕跡管理（一）訂單下達與生產(chǎn)安排1.訂單下達業(yè)務部門根據(jù)合同約定，及時下達訂單給生產(chǎn)部門或供應商。訂單應明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并要求生產(chǎn)部門或供應商簽字確認。2.生產(chǎn)安排生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計劃，明確生產(chǎn)進度安排、原材料采購計劃、質(zhì)量控制措施等。生產(chǎn)計劃應提交給相關部門審核，確保生產(chǎn)計劃合理可行，并與合同交貨期相匹配。建立生產(chǎn)進度跟蹤臺賬，及時記錄生產(chǎn)過程中的各項信息，包括原材料到貨情況、生產(chǎn)工序完成情況、質(zhì)量檢驗情況等。（二）原材料采購與物流安排1.原材料采購采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，及時采購所需原材料。與供應商簽訂采購合同，明確原材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款，并要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件。留存采購合同、采購發(fā)票、運輸憑證、驗收報告等資料，確保原材料采購過程可追溯。2.物流安排根據(jù)合同約定的交貨地點和運輸方式，安排物流運輸。與物流公司簽訂運輸合同，明確運輸費用、運輸時間、貨物保險等條款。跟蹤物流運輸情況，及時掌握貨物運輸狀態(tài)，確保貨物按時、安全送達目的地。留存物流運單、提單、保險單等資料，作為物流運輸過程的痕跡記錄。（三）質(zhì)量控制與檢驗1.質(zhì)量控制措施生產(chǎn)部門應建立完善的質(zhì)量控制體系，制定質(zhì)量標準和檢驗流程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。對原材料、半成品、成品進行檢驗，檢驗合格后方可進入下一工序或發(fā)貨。質(zhì)量檢驗人員應填寫質(zhì)量檢驗記錄，詳細記錄檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗人員等信息。2.第三方檢驗根據(jù)合同要求或客戶指定，委托第三方檢驗機構對產(chǎn)品進行檢驗。與第三方檢驗機構簽訂檢驗合同，明確檢驗內(nèi)容、檢驗標準、檢驗費用等條款。留存第三方檢驗報告，作為產(chǎn)品質(zhì)量合格的證明文件。（四）報關報檢與出口退稅1.報關報檢業(yè)務部門負責辦理報關報檢手續(xù)，提供相關報關報檢資料，確保資料真實、準確、完整。報關報檢資料應包括合同、發(fā)票、裝箱單、提單、報關單、報檢單等。跟蹤報關報檢進度，及時了解海關、檢驗檢疫部門的審核情況，確保貨物順利通關。留存報關單、報檢單、海關放行通知書、檢驗檢疫證書等資料，作為報關報檢過程的痕跡記錄。2.出口退稅財務部門負責辦理出口退稅手續(xù)，按照國家出口退稅政策規(guī)定，及時申報退稅。提供出口退稅所需資料，包括報關單、出口發(fā)票、外匯核銷單等。跟蹤出口退稅進度，及時了解退稅金額到賬情況。留存出口退稅申報資料、退稅審批文件、退稅到賬憑證等資料，作為出口退稅過程的痕跡記錄。五、結(jié)算階段痕跡管理（一）貨款收付記錄1.收款記錄財務部門負責記錄客戶貨款到賬情況，及時與業(yè)務部門核對收款信息。建立收款臺賬，詳細記錄收款日期、收款金額、付款單位、收款方式等信息。留存收款憑證，如銀行進賬單、收款發(fā)票等，作為收款的證明文件。2.付款記錄財務部門根據(jù)合同約定和業(yè)務部門審批意見，及時支付供應商貨款、物流費用、報關報檢費用等。建立付款臺賬，詳細記錄付款日期、付款金額、收款單位、付款方式等信息。留存付款憑證，如銀行付款回單、付款發(fā)票等，作為付款的證明文件。（二）外匯管理1.外匯收支登記按照國家外匯管理規(guī)定，及時辦理外匯收支登記手續(xù)。記錄外匯收支的金額、幣種、交易日期、交易性質(zhì)等信息。留存外匯收支登記憑證，作為外匯管理的痕跡記錄。2.外匯核銷業(yè)務部門負責辦理外匯核銷手續(xù)，確保外匯收支與報關單信息一致。提供外匯核銷所需資料，包括報關單、核銷單、收匯水單等。財務部門協(xié)助業(yè)務部門完成外匯核銷工作，跟蹤外匯核銷進度。留存外匯核銷憑證，作為外匯核銷過程的痕跡記錄。六、檔案管理（一）檔案分類與歸檔1.分類外貿(mào)業(yè)務檔案分為客戶檔案、合同檔案、訂單檔案、生產(chǎn)檔案、采購檔案、物流檔案、質(zhì)量檢驗檔案、報關報檢檔案、結(jié)算檔案等類別。2.歸檔各業(yè)務部門應指定專人負責收集、整理本部門業(yè)務檔案，并按照檔案分類及時歸檔。檔案應按照時間順序、業(yè)務類別等進行排列，確保檔案資料有序存放。（二）檔案保管與查閱1.保管設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案安全、完整。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.查閱因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人審批。檔案管理人員應按照審批意見提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查公司定期對外貿(mào)業(yè)務痕跡管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括業(yè)務記錄的完整性、準確性、及時性，檔案管理的規(guī)范性等。檢查人員應填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.專項審計根據(jù)業(yè)務需要，不定期對外貿(mào)業(yè)務進行專項審計，重點審查業(yè)務操作流程的合規(guī)性、財務收支的真實性等。審計部門應出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出處理建議，并督促相關部門進行整改