聲像檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織聲像檔案的科學(xué)管理，有效地保護和利用聲像檔案，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在各項活動中形成的聲像檔案的管理，包括但不限于照片、錄音帶、錄像帶、影片等各種載體形式的聲像資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則聲像檔案由公司/組織指定的專門部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則聲像檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動，不得進行篡改、偽造等行為。3.完整性原則聲像檔案應(yīng)包括活動的全過程記錄，從策劃、籌備到實施、結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料都應(yīng)完整保存。4.便于利用原則聲像檔案的整理和存儲應(yīng)便于檢索、查詢和利用，以滿足公司/組織各項工作的需要。二、聲像檔案的形成與收集（一）形成范圍1.公司/組織重要會議、重大活動的照片、錄音、錄像等資料，如年度總結(jié)大會、新產(chǎn)品發(fā)布會、重要業(yè)務(wù)洽談會等。2.公司/組織重要工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄，如廠房建設(shè)、設(shè)備安裝調(diào)試、生產(chǎn)線運行等。3.公司/組織對外交往活動的聲像資料，如與合作伙伴的簽約儀式、商務(wù)宴請、參觀考察等。4.公司/組織先進人物、模范事跡的記錄，如表彰大會、人物專訪等。5.其他具有保存價值的聲像資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)聲像檔案的收集工作，確保在活動過程中及時、準(zhǔn)確地收集相關(guān)資料。2.收集的聲像資料應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，能夠真實反映活動的內(nèi)容和過程。3.對于重要活動的聲像資料，應(yīng)同時收集相關(guān)的文字說明材料，包括活動的時間、地點、內(nèi)容、參與人員等信息。4.收集的聲像資料應(yīng)進行初步整理，按照活動的類別、時間順序等進行分類，并標(biāo)注簡要的說明。（三）收集時間1.對于即時性的活動，應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)將聲像資料收集齊全并移交至檔案管理部門。2.對于持續(xù)性的活動，如工程建設(shè)等，應(yīng)定期（每月或每季度）將收集到的聲像資料移交至檔案管理部門。三、聲像檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照活動的性質(zhì)分類，如會議類、活動類、工程類、人物類等。2.按照時間順序分類，在每一類中按照形成時間的先后順序排列。（二）編號規(guī)則1.為每一卷（冊）聲像檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號可采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，例如：2023HD001，其中“2023”表示年份，“HD”表示活動類別的代碼，“001”表示該類別下的順序號。（三）編目要求1.編制聲像檔案目錄，目錄應(yīng)包括編號、題名、日期、來源、載體形式、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括聲像檔案的主要內(nèi)容，應(yīng)與活動的主題或事件相符。3.日期應(yīng)填寫聲像檔案的形成日期。4.來源應(yīng)注明聲像檔案的拍攝或錄制部門、人員等信息。5.載體形式應(yīng)注明是照片、錄音帶、錄像帶、影片等。6.保管期限應(yīng)根據(jù)聲像檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期、短期三種。（四）裝訂與裝盒1.對于照片檔案，應(yīng)按照一定的規(guī)格進行沖印，并進行裱貼或裝冊，在每一頁照片下方注明照片說明。2.對于錄音帶、錄像帶、影片等檔案，應(yīng)裝入專用的盒帶或片盒中，并在盒帶或片盒上標(biāo)注編號、題名等信息。四、聲像檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的聲像檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、防火設(shè)備等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）保管期限1.永久保管的聲像檔案公司/組織的重大決策、重要會議、重大活動等具有歷史意義和長遠(yuǎn)價值的資料。公司/組織的重要工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營活動的關(guān)鍵資料，對公司/組織的發(fā)展具有重要影響的。公司/組織的先進人物、模范事跡的典型資料，具有廣泛宣傳和教育意義的。2.長期保管的聲像檔案公司/組織的一般性會議、活動的資料，保存期限為10年以上。公司/組織的工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營活動的一般性資料，保存期限為10年以上。公司/組織的對外交往活動的部分資料，保存期限為10年以上。3.短期保管的聲像檔案公司/組織的臨時性會議、活動的資料，保存期限為5年以下。公司/組織的一般性工作記錄，保存期限為5年以下。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對聲像檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、載體形式的變化、編目信息的準(zhǔn)確性等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對受損的檔案進行修復(fù)、對編目信息進行更正等。五、聲像檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司/組織外部單位因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)要求辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的聲像檔案進行查閱。查閱人應(yīng)在指定的場所進行查閱，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。2.復(fù)制利用：對于需要復(fù)制聲像檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的聲像檔案應(yīng)與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.出借利用：一般情況下，聲像檔案不得出借。特殊情況需要出借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理出借手續(xù)。出借期限不得超過規(guī)定時間，出借人應(yīng)確保聲像檔案的安全和完整。（三）利用登記1.建立聲像檔案利用登記制度，對每一次利用情況進行詳細(xì)記錄。2.利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或復(fù)制的檔案編號、數(shù)量等信息。六、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對聲像檔案進行鑒定，一般每5年進行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則：根據(jù)聲像檔案的保存價值和歷史意義，確定其是否仍需保存。（二）鑒定組織成立聲像檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對聲像檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員應(yīng)逐卷（冊）對聲像檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等確定其保管期限。2.綜合評估法：結(jié)合聲像檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實需求等因素，對檔案的價值進行綜合評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的聲像檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀清冊應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、來源、載體形式