外委合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外委合同管理，規(guī)范外委業(yè)務(wù)流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部單位簽訂的各類外委合同，包括但不限于工程建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)、勞務(wù)外包等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：外委合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合理、公平。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)對(duì)外委合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控，有效識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)合同履行過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)。4.統(tǒng)一管理原則：外委合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門(mén)職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。二、職責(zé)分工（一）合同管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善外委合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與外委項(xiàng)目的前期調(diào)研、合同談判等工作，提供法律和政策方面的支持。3.審核外委合同文本，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。4.負(fù)責(zé)外委合同的簽訂、編號(hào)、歸檔、保管等工作。5.跟蹤外委合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。6.定期對(duì)外委合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)外委項(xiàng)目的需求提出、技術(shù)要求確定、供應(yīng)商選擇等工作。2.參與外委合同的談判、起草等工作，提供業(yè)務(wù)方面的專業(yè)意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)外委項(xiàng)目的具體實(shí)施和監(jiān)督，確保項(xiàng)目按合同要求完成。4.及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋外委合同履行過(guò)程中的問(wèn)題和情況。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與外委合同的審核，重點(diǎn)審核合同的付款方式、付款期限等財(cái)務(wù)條款。2.負(fù)責(zé)外委合同款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。3.對(duì)外委合同的成本效益進(jìn)行分析和評(píng)估，提供財(cái)務(wù)決策支持。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)外委合同的簽訂、履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對(duì)重大外委合同進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中的問(wèn)題。三、合同簽訂（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，提出外委項(xiàng)目申請(qǐng)，填寫(xiě)《外委項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間要求等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)行審批，同意立項(xiàng)的項(xiàng)目進(jìn)入合同簽訂流程。（二）供應(yīng)商選擇1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商的選擇工作，通過(guò)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式確定供應(yīng)商。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、技術(shù)能力等進(jìn)行評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.確定供應(yīng)商后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和洽談，明確項(xiàng)目要求、合同條款等內(nèi)容。（三）合同起草1.合同管理部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的項(xiàng)目情況和供應(yīng)商洽談結(jié)果，起草外委合同文本。2.合同文本應(yīng)明確合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，以及項(xiàng)目?jī)?nèi)容、服務(wù)要求、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等主要條款。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。（四）合同審核1.合同管理部門(mén)將起草好的合同文本提交業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。2.業(yè)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同條款是否符合項(xiàng)目要求，技術(shù)要求是否明確，服務(wù)范圍是否清晰等。3.財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的付款方式、付款期限、發(fā)票開(kāi)具等財(cái)務(wù)條款是否合理、合規(guī)。4.審計(jì)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性和效益性。5.各部門(mén)審核后應(yīng)提出書(shū)面審核意見(jiàn)，合同管理部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（五）合同簽訂1.合同文本經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。2.簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方的主體資格合法有效，合同簽字蓋章手續(xù)齊全。3.合同簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。四、合同履行（一）合同交底1.合同簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同交底。2.合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防控措施等。3.通過(guò)合同交底，使各部門(mén)明確合同要求，確保合同履行過(guò)程中的協(xié)調(diào)配合。（二）進(jìn)度跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)外委項(xiàng)目的具體實(shí)施和進(jìn)度跟蹤，定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況。2.合同管理部門(mén)應(yīng)建立外委合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和記錄。3.如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度滯后或出現(xiàn)其他問(wèn)題，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）質(zhì)量控制1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同要求對(duì)供應(yīng)商提供的服務(wù)或產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量控制，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)督促供應(yīng)商整改。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е沦|(zhì)量問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款期限進(jìn)行付款審核和支付。2.付款前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提交相關(guān)的付款申請(qǐng)和證明材料，如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，辦理付款手續(xù)，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）變更管理1.如因項(xiàng)目需求變化、不可抗力等原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，填寫(xiě)《外委合同變更申請(qǐng)表》。2.變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同價(jià)格、履行期限等的影響。3.合同管理部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后與供應(yīng)商協(xié)商簽訂變更協(xié)議。4.變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。五、合同驗(yàn)收（一）驗(yàn)收申請(qǐng)1.外委項(xiàng)目完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，并向合同管理部門(mén)提交《外委項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)表》。2.驗(yàn)收申請(qǐng)應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、完成情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等信息。（二）驗(yàn)收組織1.合同管理部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)的驗(yàn)收申請(qǐng)，組織相關(guān)部門(mén)成立驗(yàn)收小組。2.驗(yàn)收小組應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)、技術(shù)專家、質(zhì)量管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收內(nèi)容1.驗(yàn)收小組按照合同要求對(duì)項(xiàng)目的完成情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、服務(wù)效果等進(jìn)行全面檢查和評(píng)估。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目文檔資料、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)成果等。（四）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收小組驗(yàn)收結(jié)束后，應(yīng)出具《外委項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)論。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括項(xiàng)目概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果、存在問(wèn)題及整改建議等內(nèi)容。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)后，報(bào)合同管理部門(mén)存檔。（五）尾款支付1.外委項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交尾款支付申請(qǐng)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料無(wú)誤后，辦理尾款支付手續(xù)。六、合同終止（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)。2.合同經(jīng)雙方協(xié)商一致提前終止。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行。4.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止程序1.合同終止時(shí)，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)清理項(xiàng)目資料、設(shè)備設(shè)施等，做好項(xiàng)目收尾工作。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)核對(duì)合同款項(xiàng)支付情況，辦理相關(guān)財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)。4.合同管理部門(mén)應(yīng)將合同終止情況進(jìn)行記錄，并將合同原件及相關(guān)資料歸檔保存。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和審核，確保合同條款明確、合理、合規(guī)。2.在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。3.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，查找存在的問(wèn)題和不足，采取有效措施加以改進(jìn)。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解情況，收集相關(guān)證據(jù)，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行研究分析。2.根據(jù)糾紛情況，可通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。3.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)遵循合法、合理、公平的原則，維護(hù)公司的合法權(quán)益。八、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)外委合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程的資料完整、齊全。2.檔案資料包括合同文本、立項(xiàng)申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)估資料、談判記錄、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。（二）檔案整理1.合同管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同編號(hào)、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行歸檔。2.檔案資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，編制目錄，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱外委合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《外委合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門(mén)查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。九、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)外委合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履