外委材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外委材料管理，規(guī)范外委材料采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的工作流程，確保外委材料質(zhì)量符合要求，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外委項(xiàng)目涉及的材料管理活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、構(gòu)配件等。（三）基本原則1.合法性原則：外委材料管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：始終將材料質(zhì)量放在首位，嚴(yán)格把控采購(gòu)渠道和驗(yàn)收環(huán)節(jié)，確保外委材料符合項(xiàng)目要求。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略、庫(kù)存管理等手段，降低外委材料成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在外委材料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保工作有序開展。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)外委材料供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估與選擇，建立合格供應(yīng)商名錄。2.按照采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施外委材料采購(gòu)，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司要求。3.跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保外委材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（二）質(zhì)量部門1.制定外委材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，負(fù)責(zé)外委材料的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。2.對(duì)不合格外委材料進(jìn)行判定和處理，跟蹤整改情況，確保不合格材料不進(jìn)入項(xiàng)目使用。3.參與供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)估，提供質(zhì)量方面的意見和建議。（三）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)外委材料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保材料存儲(chǔ)安全、完好。2.建立外委材料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，做到賬物相符。3.按照規(guī)定的程序和要求發(fā)放外委材料，做好發(fā)放記錄。（四）使用部門1.根據(jù)項(xiàng)目需求，提出外委材料的使用計(jì)劃和技術(shù)要求。2.參與外委材料的驗(yàn)收工作，對(duì)材料的適用性進(jìn)行確認(rèn)。3.負(fù)責(zé)外委材料在項(xiàng)目中的正確使用和管理，及時(shí)反饋材料使用過(guò)程中的問(wèn)題。（五）項(xiàng)目管理部門1.對(duì)外委項(xiàng)目的外委材料管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。2.參與外委材料采購(gòu)合同的評(píng)審，確保合同條款滿足項(xiàng)目要求。3.協(xié)調(diào)解決外委材料管理過(guò)程中涉及多個(gè)部門的問(wèn)題。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司外委材料需求，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.組織相關(guān)部門對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等，形成考察報(bào)告。（二）供應(yīng)商評(píng)估與選擇1.采購(gòu)部門會(huì)同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門，依據(jù)考察報(bào)告和供應(yīng)商提供的資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。2.評(píng)估指標(biāo)包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等，采用定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行評(píng)估。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期原則上為每年一次。2.考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。3.對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除。（四）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理檔案，及時(shí)更新供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、考核情況等。2.關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)口碑等信息，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)重大變化或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和外委材料需求變化，適時(shí)開發(fā)新的供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需求，提前制定外委材料使用計(jì)劃，并提交給項(xiàng)目管理部門審核。2.項(xiàng)目管理部門對(duì)使用計(jì)劃進(jìn)行審核后，下達(dá)給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門根據(jù)使用計(jì)劃和庫(kù)存情況，編制外委材料采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。（二）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，確保采購(gòu)合同條款符合公司要求。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確材料的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。3.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保外委材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.外委材料到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)到貨的外委材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)對(duì)驗(yàn)收合格的外委材料進(jìn)行入庫(kù)登記，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)要求進(jìn)行保管。對(duì)驗(yàn)收不合格的外委材料，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（四）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.付款申請(qǐng)應(yīng)附采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和審批結(jié)果，及時(shí)支付外委材料采購(gòu)款項(xiàng)。五、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及項(xiàng)目要求，制定外委材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確材料的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、判定規(guī)則等內(nèi)容，確保驗(yàn)收工作有章可循。（二）驗(yàn)收流程1.外委材料到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門安排檢驗(yàn)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)。2.檢驗(yàn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等信息，并對(duì)材料的外觀、尺寸、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)。3.對(duì)于需要進(jìn)行理化性能檢驗(yàn)的材料，應(yīng)按照規(guī)定的方法和程序進(jìn)行抽樣送檢。檢驗(yàn)合格的材料出具驗(yàn)收合格報(bào)告，不合格的材料出具不合格報(bào)告。（三）驗(yàn)收記錄1.檢驗(yàn)人員應(yīng)做好外委材料驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，妥善保存，以備查閱。（四）不合格處理1.對(duì)于驗(yàn)收不合格的外委材料，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，并通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。2.采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)采取整改措施，如換貨、退貨、降價(jià)等。整改后的材料應(yīng)重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至合格為止。3.如供應(yīng)商對(duì)不合格處理結(jié)果有異議，可在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出申訴，公司應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。六、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)外委材料的特性和要求，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保材料質(zhì)量不受影響。2.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)滿足防潮、防雨、防曬、防火、防盜、防蟲等要求，對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)方式1.外委材料應(yīng)按照類別、規(guī)格型號(hào)、批次等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.對(duì)于貴重材料、易燃易爆材料等，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)方式和防護(hù)措施，確保存儲(chǔ)安全。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存外委材料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期原則上為每月一次。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，確保賬物相符。3.如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于盤盈、盤虧的材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。（四）庫(kù)存預(yù)警1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)外委材料的庫(kù)存情況和使用計(jì)劃，設(shè)置庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫(kù)存低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨，確保項(xiàng)目正常進(jìn)行。七、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.使用部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求，填寫外委材料領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)儲(chǔ)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)按照審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放外委材料，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期等信息。（二）使用監(jiān)督1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期對(duì)外委材料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保材料在項(xiàng)目中得到正確使用。2.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的操作規(guī)程使用外委材料，不得擅自更改材料的用途和使用方法。3.如發(fā)現(xiàn)外委材料在使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。（三）剩余材料管理1.項(xiàng)目結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)清理剩余的外委材料，并辦理退庫(kù)手續(xù)。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)退庫(kù)的剩余材料進(jìn)行驗(yàn)收，如質(zhì)量合格，應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。3.對(duì)于不再使用的剩余材料，采購(gòu)部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、變賣等。八、成本控制（一）采購(gòu)成本控制1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)采購(gòu)、談判采購(gòu)等方式，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等各項(xiàng)成本支出，確保采購(gòu)成本在預(yù)算范圍內(nèi)。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本。（二）庫(kù)存成本控制1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)合理控制外委材料庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨。通過(guò)優(yōu)化庫(kù)存管理系統(tǒng)，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，降低庫(kù)存成本。2.對(duì)于庫(kù)存積壓的材料，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如降價(jià)促銷、退貨等，減少庫(kù)存占用資金。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存成本進(jìn)行核算和分析，查找?guī)齑娉杀靖叩脑?，并采取相?yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。（三）成本核算與分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立外委材料成本核算制度，定期對(duì)外委材料的采購(gòu)成本、存儲(chǔ)成本、使用成本等進(jìn)行核算。2.各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好成本核算工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。3.定期對(duì)外委材料成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，為公司決策提供依據(jù)。九、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.各部門應(yīng)結(jié)合外委材料管理工作實(shí)際，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)