實物歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司實物檔案的科學管理，確保實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于實物檔案的保管、查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的實物檔案的歸檔管理。（三）定義實物檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種實物，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、印章、票據(jù)、題詞、字畫、模型、樣品等。（四）管理職責1.檔案管理部門負責制定實物檔案管理辦法，并組織實施和監(jiān)督檢查。負責實物檔案的集中統(tǒng)一管理，包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。指導和監(jiān)督各部門實物檔案的形成、積累和歸檔工作。2.各部門負責本部門實物檔案的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。明確專人負責實物檔案的管理，確保實物檔案的安全和完整。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.公司獲得的各類獎杯、獎牌、榮譽證書等。2.公司使用的各類印章，包括公章、合同章、財務(wù)章等。3.公司重要的票據(jù)、憑證，如發(fā)票、收據(jù)、匯票等。4.公司領(lǐng)導、上級機關(guān)及社會知名人士的題詞、字畫等。5.公司生產(chǎn)的各類產(chǎn)品模型、樣品。6.其他具有保存價值的實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的實物檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.收集的實物應(yīng)保持完整、清潔，如有損壞應(yīng)及時修復或采取相應(yīng)的保護措施。3.對于重要的實物檔案，應(yīng)同時收集相關(guān)的文字說明材料，包括實物的名稱、來源、時間、背景、意義等。（三）收集程序1.實物形成部門填寫《實物檔案收集登記表》，詳細記錄實物的名稱、數(shù)量、來源、形成時間等信息。2.將實物及相關(guān)文字說明材料一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的實物檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與實物形成部門溝通解決。三、實物檔案的整理（一）分類原則實物檔案應(yīng)按照其性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，便于管理和查閱。（二）分類方法1.獎杯、獎牌、榮譽證書類：按頒發(fā)單位、時間順序分類。2.印章類：按印章種類分類。3.票據(jù)、憑證類：按票據(jù)類型、時間順序分類。4.題詞、字畫類：按作者、時間順序分類。5.產(chǎn)品模型、樣品類：按產(chǎn)品類別、型號分類。6.其他類：根據(jù)實物的具體情況進行分類。（三）編號規(guī)則實物檔案應(yīng)進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。1.編號格式：[分類代碼]+[順序號]2.分類代碼：根據(jù)實物檔案的分類方法，用大寫字母表示各類實物檔案的類別。3.順序號：按照實物檔案的歸檔順序，從001開始依次編號。（四）編目實物檔案編目應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.檔號：填寫實物檔案的編號。2.名稱：填寫實物的全稱。3.來源：填寫實物的形成部門或個人。4.時間：填寫實物的形成時間。5.數(shù)量：填寫實物的數(shù)量。6.載體形式：填寫實物的材質(zhì)、形狀等。7.保管期限：根據(jù)實物檔案的重要性和保存價值，確定保管期限。8.密級：根據(jù)實物檔案的保密要求，確定密級。四、實物檔案的鑒定（一）鑒定原則實物檔案的鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點和辯證的分析方法，從公司的歷史發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、文化建設(shè)等方面綜合考慮實物檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立實物檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.實物檔案的真實性、完整性和準確性。2.實物檔案與公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動的相關(guān)性。3.實物檔案的保存價值，包括歷史價值、文化價值、經(jīng)濟價值等。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對實物檔案進行直接觀察、分析，判斷其保存價值。2.比較分析法：與同類實物檔案進行比較，分析其獨特性和保存價值。3.專家咨詢法：邀請相關(guān)專家對實物檔案進行評估，提供專業(yè)意見。（五）鑒定結(jié)果處理1.經(jīng)鑒定具有保存價值的實物檔案，應(yīng)繼續(xù)保存，并按照本辦法進行整理、編目和保管。2.經(jīng)鑒定不具有保存價值的實物檔案，應(yīng)填寫《實物檔案銷毀審批表》，報公司領(lǐng)導審批后銷毀。五、實物檔案的保管（一）保管場所實物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.對于體積較小、重量較輕的實物檔案，應(yīng)存放在檔案盒或檔案袋中，并在盒（袋）上標明檔號、名稱、數(shù)量等信息。2.對于體積較大、重量較重的實物檔案，如獎杯、獎牌、模型等，應(yīng)存放在專門的陳列架或展示柜中，并在陳列架或展示柜上標明檔號、名稱、數(shù)量等信息。3.對于印章類實物檔案，應(yīng)存放在保險柜中，并指定專人保管。（三）保管期限實物檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和保存價值確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的實物檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的實物檔案。2.長期保管的實物檔案：在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的實物檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的實物檔案：在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的實物檔案，保管期限為5年以下。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對實物檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括實物檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。六、實物檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容實物檔案的統(tǒng)計內(nèi)容包括實物檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)建立實物檔案統(tǒng)計臺賬，定期對實物檔案進行統(tǒng)計，并填寫《實物檔案統(tǒng)計報表》。（三）統(tǒng)計分析檔案管理部門應(yīng)定期對實物檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解實物檔案的形成、保管和利用情況，為實物檔案的管理提供決策依據(jù)。七、實物檔案的利用（一）利用原則實物檔案的利用應(yīng)遵循保密、安全、方便的原則，確保實物檔案的完整和安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱實物檔案。2.外單位因工作需要查閱實物檔案，須經(jīng)公司檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.因展覽、陳列等特殊需要，需借用實物檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱實物檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.復制：利用者如需復制實物檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)定辦理復制手續(xù)。3.借用：因特殊需要借用實物檔案的，須填寫《實物檔案借用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，到檔案管理部門辦理借用手