學(xué)院發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院發(fā)文管理，確保文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門以學(xué)院名義制發(fā)的各類文件，包括但不限于通知、決定、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：發(fā)文應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，嚴(yán)格遵守學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰，格式規(guī)范，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，提高文件質(zhì)量，避免重復(fù)發(fā)文，確保文件能夠及時(shí)、有效地傳達(dá)和執(zhí)行。4.歸口管理原則：學(xué)院各類文件實(shí)行歸口管理，由學(xué)院辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)文件的審核、編號(hào)、印發(fā)、歸檔等工作。二、發(fā)文主體與職責(zé)（一）發(fā)文主體學(xué)院各部門在其職責(zé)范圍內(nèi)，根據(jù)工作需要可以作為發(fā)文主體制發(fā)文件。（二）職責(zé)分工1.學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門報(bào)送的發(fā)文文稿進(jìn)行審核，提出修改意見，并對(duì)文件的格式、編號(hào)、印發(fā)范圍等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、印發(fā)、分發(fā)、存檔等工作，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞。定期對(duì)學(xué)院發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級(jí)主管部門報(bào)送發(fā)文統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.發(fā)文部門負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)、政策要求和學(xué)院實(shí)際情況，主題明確，條理清晰，文字簡(jiǎn)潔。對(duì)文件涉及的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證，廣泛征求意見，確保文件的科學(xué)性、合理性和可操作性。按照學(xué)院辦公室的審核意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善，并及時(shí)提交正式文稿。三、發(fā)文流程（一）擬稿1.發(fā)文部門根據(jù)工作需要確定發(fā)文主題和內(nèi)容，指定專人負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)認(rèn)真研究相關(guān)政策法規(guī)和工作實(shí)際，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.擬稿人應(yīng)按照學(xué)院公文格式要求撰寫文件，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了；正文應(yīng)層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言規(guī)范；附件應(yīng)與正文緊密相關(guān)，注明附件名稱和順序號(hào)；落款應(yīng)使用部門全稱，并加蓋部門印章；日期應(yīng)填寫擬稿日期。（二）審核1.擬稿完成后，發(fā)文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合法律法規(guī)、政策要求和學(xué)院實(shí)際情況，主題明確，條理清晰，文字簡(jiǎn)潔。審核通過后，在發(fā)文稿紙的“部門負(fù)責(zé)人審核意見”欄簽署意見并簽名。2.發(fā)文部門將審核后的文稿提交學(xué)院辦公室進(jìn)行審核。學(xué)院辦公室對(duì)文件的格式、編號(hào)、印發(fā)范圍、密級(jí)等進(jìn)行審核，并對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步把關(guān)。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，學(xué)院辦公室應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門溝通，提出修改意見，發(fā)文部門應(yīng)按照要求進(jìn)行修改完善。審核通過后，在發(fā)文稿紙的“辦公室審核意見”欄簽署意見并簽名。（三）簽發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)分工，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性負(fù)責(zé)，并在發(fā)文稿紙的“簽發(fā)意見”欄簽署意見并簽名。（四）編號(hào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件，由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。編號(hào)格式為：[學(xué)院簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]，如[學(xué)院簡(jiǎn)稱]院發(fā)[20XX]XX號(hào)。（五）印發(fā)1.學(xué)院辦公室根據(jù)文件的印發(fā)范圍和份數(shù)，進(jìn)行排版、印刷。印刷完成后，對(duì)文件進(jìn)行核對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.學(xué)院辦公室按照文件規(guī)定的印發(fā)范圍和方式，及時(shí)將文件分發(fā)給各部門和相關(guān)人員。文件分發(fā)應(yīng)做好記錄，注明分發(fā)時(shí)間、部門、份數(shù)等信息。（六）歸檔文件印發(fā)后，學(xué)院辦公室應(yīng)及時(shí)將文件原稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)件、正式印發(fā)件等進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。四、文件格式與排版（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁(yè)邊距：上、下頁(yè)邊距各為2.54cm，左、右頁(yè)邊距各為3.17cm。3.頁(yè)眉、頁(yè)腳：頁(yè)眉距邊界2.5cm，頁(yè)腳距邊界2cm。（二）字體、字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。2.主送單位：一般用三號(hào)仿宋體字，頂格書寫，回行時(shí)仍頂格。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，每自然段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，回行頂格。4.附件：附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用三號(hào)仿宋體字。5.落款：一般用三號(hào)仿宋體字，右空4個(gè)字。6.日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），用三號(hào)仿宋體字，右空2個(gè)字。（三）段落間距1.正文段落間距：一般為1.5倍行距。2.標(biāo)題與正文之間的間距：一般為0.5行。（四）頁(yè)碼頁(yè)碼一般用四號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在頁(yè)面底端居中。五、發(fā)文范圍與密級(jí)（一）發(fā)文范圍1.學(xué)院文件的發(fā)文范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，原則上應(yīng)發(fā)送到與文件內(nèi)容相關(guān)的部門和人員。2.涉及全院性工作的文件，一般發(fā)送到各部門、各教學(xué)單位；涉及部分部門工作的文件，發(fā)送到相關(guān)部門；涉及特定人員的文件，發(fā)送到相關(guān)人員。（二）密級(jí)劃分1.學(xué)院文件的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)文件：是指涉及學(xué)院核心機(jī)密，泄露會(huì)使學(xué)院的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件。機(jī)密級(jí)文件：是指涉及學(xué)院重要機(jī)密，泄露會(huì)使學(xué)院的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。秘密級(jí)文件：是指涉及學(xué)院一般機(jī)密，泄露會(huì)使學(xué)院的安全和利益遭受損害的文件。2.密級(jí)的確定應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度和保密要求，由發(fā)文部門提出建議，經(jīng)學(xué)院辦公室審核后，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）保密要求1.對(duì)于涉密文件，發(fā)文部門應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確專人負(fù)責(zé)，采取必要的保密措施，確保文件不泄露。2.涉密文件的傳遞應(yīng)通過機(jī)要渠道進(jìn)行，嚴(yán)禁通過普通郵寄、電子郵件等方式傳遞。3.閱讀和使用涉密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大文件的閱讀范圍，不得私自復(fù)制、摘抄、留存涉密文件。4.涉密文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)交回發(fā)文部門或?qū)W院辦公室進(jìn)行統(tǒng)一保管，不得隨意丟棄。六、發(fā)文時(shí)效與跟蹤反饋（一）發(fā)文時(shí)效1.發(fā)文部門應(yīng)根據(jù)工作需要和緊急程度，合理安排文件起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的時(shí)間，確保文件能夠及時(shí)印發(fā)。2.對(duì)于緊急文件，應(yīng)特事特辦，優(yōu)先處理，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成發(fā)文流程。（二）跟蹤反饋1.學(xué)院辦公室應(yīng)建立文件跟蹤反饋機(jī)制，及時(shí)了解文件的傳達(dá)、執(zhí)行情況。對(duì)于重要文件，應(yīng)定期進(jìn)行跟蹤檢查，確保文件精神得到有效貫徹落實(shí)。2.各部門在收到文件后，應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)和傳達(dá)，并按照文件要求及時(shí)開展工作。對(duì)于文件執(zhí)行過程中遇到的問題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文部門或?qū)W院辦公室反饋。3.發(fā)文部門應(yīng)根據(jù)文件跟蹤反饋情況，及時(shí)對(duì)文件的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。對(duì)于執(zhí)行效果不理想的文件，應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修訂完善。七、電子文件管理（一）電子文件的生成與存儲(chǔ)1.發(fā)文部門在擬稿過程中，應(yīng)同時(shí)生成電子文件，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查找和管理。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在學(xué)院指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件的傳輸與共享1.學(xué)院辦公室應(yīng)建立電子文件傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件的快速、安全傳輸。發(fā)文部門應(yīng)按照規(guī)定的流程將電子文件上傳至傳輸平臺(tái)，由學(xué)院辦公室進(jìn)行審核、編號(hào)、印發(fā)等操作。2.對(duì)于需要共享的電子文件，學(xué)院辦公室應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用范圍，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。（三）電子文件的查閱與利用1.學(xué)院各部門和相關(guān)人員可通過電子文件傳輸平臺(tái)查閱和利用授權(quán)范圍內(nèi)的電子