委外合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司委外合同管理，規(guī)范委外業(yè)務(wù)流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部單位簽訂的各類委外合同，包括但不限于勞務(wù)外包合同、業(yè)務(wù)委托合同、技術(shù)合作合同等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：委外合同的簽訂、履行應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)委外合同風(fēng)險(xiǎn)評估與防控，確保公司利益不受損害。二、委外合同的簽訂（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出委外業(yè)務(wù)申請，填寫《委外業(yè)務(wù)申請表》，詳細(xì)說明委外業(yè)務(wù)的內(nèi)容、要求、預(yù)算等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，業(yè)務(wù)部門方可開展委外業(yè)務(wù)的前期準(zhǔn)備工作。（二）供應(yīng)商選擇1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、篩選，建立供應(yīng)商名錄。調(diào)查內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平等。2.根據(jù)委外業(yè)務(wù)的要求，從供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行洽談。至少選擇三家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)或招標(biāo)，以確保獲得合理的價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.與選定的供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作意向書》，明確合作的基本條款和意向。（三）合同起草與審核1.法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的資料和《供應(yīng)商合作意向書》，起草委外合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、付款方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本起草完成后，由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性等。3.各部門審核意見應(yīng)書面反饋給法務(wù)部門，法務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交相關(guān)部門審核，直至審核通過。（四）合同簽訂1.審核通過的委外合同文本，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同生效。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門等，以便各部門履行相應(yīng)職責(zé)。三、委外合同的履行（一）合同交底1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同交底會(huì)議，向參與委外業(yè)務(wù)的相關(guān)人員詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等。2.合同交底會(huì)議應(yīng)形成書面記錄，由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。（二）進(jìn)度跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對委外業(yè)務(wù)的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，定期檢查供應(yīng)商的工作進(jìn)展情況，確保委外業(yè)務(wù)按合同要求順利進(jìn)行。2.建立委外業(yè)務(wù)進(jìn)度跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄業(yè)務(wù)進(jìn)展情況、存在問題及解決措施等。（三）質(zhì)量控制1.明確委外業(yè)務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同要求對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。2.對于重要的委外業(yè)務(wù)，可委托專業(yè)的質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后方可辦理驗(yàn)收手續(xù)。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和進(jìn)度，審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請。付款申請應(yīng)附合同執(zhí)行情況說明、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。付款時(shí)應(yīng)確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款對象與合同一致。四、委外合同的變更與解除（一）變更1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂《委外合同變更協(xié)議》。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整等，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核后生效。（二）解除1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并辦理合同解除手續(xù)。2.合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方權(quán)益不受損害。五、委外合同的檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集委外合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來信函、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等。2.收集的文件資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，并按照時(shí)間順序進(jìn)行整理。（二）檔案整理與歸檔1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對收集的文件資料進(jìn)行整理、分類、編號，建立委外合同檔案目錄。2.整理后的文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入公司檔案管理系統(tǒng)或檔案庫房。檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱委外合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、委外合同的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對委外合同的簽訂、履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同執(zhí)行的合規(guī)性、效益性等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門對委外業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整委外合同管理策略，確保公司委外業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。七、違約責(zé)任與爭議解決（一）違約責(zé)任1.明確合同雙方的違約責(zé)任，如一方未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.違約責(zé)任的承擔(dān)方式包括支付違約金、賠償損失、繼續(xù)履行合同等。具體承擔(dān)方式應(yīng)在合同中明確約定。（二）爭議解決1.合同雙方在履行合同過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。2.