太谷印章管理辦法總則目的為加強太谷印章管理，維護(hù)公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于太谷公司/組織內(nèi)部各類印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等?；驹瓌t印章管理遵循依法依規(guī)、專人負(fù)責(zé)、安全保密、規(guī)范使用的原則。印章的刻制刻制申請各部門因工作需要刻制印章的，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可提交至行政部門。刻制流程行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的《印章刻制申請表》，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。印章制作完成后，行政部門應(yīng)會同申請部門對印章進(jìn)行驗收，檢查印章的規(guī)格、樣式、文字等是否符合要求。驗收合格后，行政部門負(fù)責(zé)在印章使用登記簿上進(jìn)行登記，并將印章移交申請部門使用。印章備案新刻制的印章應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，及時到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案。備案完成后，行政部門應(yīng)將備案回執(zhí)復(fù)印件存檔保管。印章的保管保管責(zé)任人公司/組織各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。保管方式印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。對于重要印章，如公章、合同專用章等，應(yīng)實行雙人保管制度，由兩名保管責(zé)任人分別持有印章的不同部分，使用時需兩人同時在場。保管要求保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織使用。如因工作需要臨時外出，應(yīng)將印章委托給其他指定人員代管，并辦理交接手續(xù)。印章如有遺失、被盜等情況，保管責(zé)任人應(yīng)立即向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)的措施，如登報聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報案等，以防止印章被非法使用。印章的使用使用審批印章使用前，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。對于涉及重大事項、金額較大的合同等文件，還需經(jīng)法務(wù)部門審核同意。使用流程印章使用時，保管責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請表》進(jìn)行用印操作。用印應(yīng)在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上預(yù)先加蓋印章。用印完畢后，保管責(zé)任人應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息，并要求用印人在登記簿上簽字確認(rèn)。使用監(jiān)督公司/組織應(yīng)加強對印章使用的監(jiān)督檢查，定期對印章使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對于違規(guī)使用印章的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。印章的停用與銷毀停用情形印章因機(jī)構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因不再使用的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。停用流程印章保管責(zé)任人應(yīng)填寫《印章停用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將印章交回行政部門。行政部門負(fù)責(zé)對停用印章進(jìn)行封存，并在印章使用登記簿上注明停用日期。銷毀程序?qū)τ谝淹Ｓ玫挠≌?，?yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀印章時，應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，確保印章徹底銷毀。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。電子印章管理電子印章定義電子印章是指以電子數(shù)據(jù)形式存在，依附于電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用以識別電子文件簽署者身份，保證電子文件內(nèi)容完整性，并表示簽署者認(rèn)可電子文件內(nèi)容的電子簽名。管理原則電子印章管理遵循與實物印章管理同等重要、同等嚴(yán)格的原則，確保電子印章的安全性、可靠性和合法性。申請與審批公司/組織內(nèi)部各部門如需使用電子印章，應(yīng)按照實物印章刻制申請流程，填寫《電子印章刻制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至行政部門。行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的電子印章服務(wù)提供商，辦理電子印章的申請、制作等相關(guān)事宜。使用與保管電子印章應(yīng)通過公司/組織指定的電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行使用和保管。使用電子印章時，應(yīng)按照實物印章使用審批流程，填寫《電子印章使用申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可在電子文件上加蓋電子印章。電子印章保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管電子印章的密鑰等信息，不得泄露給他人。如因保管不善導(dǎo)致電子印章密鑰泄露，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行更換，并報告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。停用與銷毀電子印章因機(jī)構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整、不再使用等原因需要停用或銷毀的，應(yīng)按照實物印章停用與銷毀流程，填寫《電子印章停用申請表》或《電子印章銷毀申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系電子印章服務(wù)提供商，辦理相關(guān)停用或銷毀手續(xù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制公司/組織應(yīng)建立健全印章監(jiān)督機(jī)制，定期對印章管理情況進(jìn)行檢查，確保印章管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容包括印章的刻制、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，印章使用登記簿、印章銷毀申請表等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確等。問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題