外部文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外部文件的有效管理，規(guī)范文件的接收、傳遞、處理、存儲(chǔ)及歸檔等流程，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所接收、產(chǎn)生及使用的各類(lèi)外部文件，包括但不限于政府部門(mén)文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件、合作單位往來(lái)文件、客戶文件等。（三）職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂和完善外部文件管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一接收外部文件，進(jìn)行初步登記、編號(hào)、分類(lèi)，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。定期對(duì)外部文件進(jìn)行整理、歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保文件的完整性和可查性。負(fù)責(zé)與外部單位進(jìn)行文件交接的溝通協(xié)調(diào)工作。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)外部文件的接收、審閱、處理、反饋及保管工作。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將需歸檔的文件移交行政部門(mén)。配合行政部門(mén)做好外部文件的清查、核對(duì)等工作。3.文件使用人員嚴(yán)格按照規(guī)定使用外部文件，不得擅自復(fù)制、傳播、遺失或損壞文件。及時(shí)將文件的處理情況反饋給相關(guān)部門(mén)，并將文件歸還至指定保管地點(diǎn)。二、外部文件的接收與登記（一）接收渠道1.行政部門(mén)通過(guò)郵政快遞、專(zhuān)人送達(dá)、電子郵件等方式接收外部文件。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)在與外部單位業(yè)務(wù)往來(lái)中直接接收的文件，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交行政部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一登記。（二）登記要求1.行政部門(mén)在收到外部文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、接收日期、送達(dá)部門(mén)等。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)在登記時(shí)注明“重要”或“緊急”字樣，并優(yōu)先處理。3.登記過(guò)程中應(yīng)確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位溝通核實(shí)。三、外部文件的分類(lèi)與分發(fā)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照文件的性質(zhì)和用途，可分為政策法規(guī)類(lèi)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)、業(yè)務(wù)往來(lái)類(lèi)、技術(shù)資料類(lèi)、客戶文件類(lèi)等。2.按照文件的密級(jí)，可分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四類(lèi)。（二）分發(fā)原則1.根據(jù)文件內(nèi)容和涉及部門(mén)，及時(shí)、準(zhǔn)確地將文件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)確定主辦部門(mén)，并由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)共同處理。3.對(duì)于密級(jí)文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行分發(fā)，確保文件安全。（三）分發(fā)流程1.行政部門(mén)根據(jù)文件分類(lèi)和分發(fā)原則，填寫(xiě)《外部文件分發(fā)單》，詳細(xì)注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、送達(dá)部門(mén)、分發(fā)日期等信息。2.將《外部文件分發(fā)單》連同文件一并送交相關(guān)部門(mén)簽收。簽收人應(yīng)在《外部文件分發(fā)單》上簽字確認(rèn)，注明簽收日期。3.各部門(mén)收到文件后，應(yīng)及時(shí)安排專(zhuān)人進(jìn)行處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將處理結(jié)果反饋給行政部門(mén)。四、外部文件的審閱與處理（一）審閱要求1.各部門(mén)收到外部文件后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員進(jìn)行審閱。審閱人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，理解文件意圖，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于重要文件或涉及公司重大利益的文件，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人組織專(zhuān)題會(huì)議進(jìn)行討論研究，提出處理意見(jiàn)和建議。3.審閱過(guò)程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括審閱時(shí)間、審閱人員、文件主要內(nèi)容、處理意見(jiàn)等。（二）處理方式1.貫徹執(zhí)行：對(duì)于要求公司執(zhí)行的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等文件，各部門(mén)應(yīng)按照文件要求，制定具體的實(shí)施方案，并組織實(shí)施。2.參考借鑒：對(duì)于具有參考價(jià)值的業(yè)務(wù)往來(lái)文件、技術(shù)資料類(lèi)文件等，各部門(mén)應(yīng)結(jié)合本部門(mén)實(shí)際情況，進(jìn)行分析研究，從中獲取有益的信息和經(jīng)驗(yàn)，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持。3.反饋回復(fù)：對(duì)于需要公司回復(fù)的文件，如合作單位往來(lái)文件、客戶文件等，各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)撰寫(xiě)回復(fù)函，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門(mén)統(tǒng)一發(fā)送。回復(fù)函應(yīng)明確、具體、準(zhǔn)確，符合公司立場(chǎng)和法律法規(guī)要求。4.存檔備案：對(duì)于已處理完畢的外部文件，各部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，將文件原件或復(fù)印件移交行政部門(mén)進(jìn)行存檔備案。五、外部文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.行政部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的外部文件檔案室，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如文件柜、檔案盒、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)施等，確保文件的安全存儲(chǔ)。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、索引，方便查詢和使用。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)外部文件進(jìn)行整理、清點(diǎn)和核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于密級(jí)文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行保管，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，限制查閱范圍，并做好查閱登記。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.外部文件的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求執(zhí)行，對(duì)于重要文件應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。六、外部文件的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外部文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《外部文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件名稱、文號(hào)、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《外部文件查閱申請(qǐng)表》交行政部門(mén)檔案管理人員審核，審核通過(guò)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)文件，并在《外部文件查閱登記表》上記錄查閱人員姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、文件名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理人員，并在《外部文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱外部文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《外部文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，涉及密級(jí)文件的還需經(jīng)公司保密管理部門(mén)審批。2.將《外部文件借閱申請(qǐng)表》交行政部門(mén)檔案管理人員審核，審核通過(guò)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)文件，并在《外部文件借閱登記表》上記錄借閱人員姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、文件名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)將文件歸還檔案管理人員，并在《外部文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、外部文件的清理與銷(xiāo)毀（一）清理原則1.定期對(duì)外部文件進(jìn)行清理，確保文件的時(shí)效性和有效性。2.清理工作應(yīng)遵循“保留有用、銷(xiāo)毀無(wú)用”的原則，對(duì)于已過(guò)保管期限、無(wú)保存價(jià)值或已被新文件替代的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。（二）清理流程1.行政部門(mén)檔案管理人員每年定期對(duì)外部文件進(jìn)行清查，列出需要清理的文件清單。2.將清理文件清單提交行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后，組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行清理。3.清理過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件清單，確保清理的文件準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于密級(jí)文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，防止文件泄露。（三）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的外部文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保文件無(wú)法恢復(fù)。2.在銷(xiāo)毀文件時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合環(huán)保要求和安全規(guī)定。3.銷(xiāo)毀完畢后，