學(xué)習(xí)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織學(xué)習(xí)檔案的管理，規(guī)范學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，充分發(fā)揮學(xué)習(xí)檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及學(xué)習(xí)活動(dòng)及相關(guān)資料形成的檔案管理，包括但不限于培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)心得、考試成績(jī)、學(xué)習(xí)證書(shū)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)習(xí)檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)習(xí)活動(dòng)的全過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與學(xué)習(xí)相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)學(xué)習(xí)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、公司機(jī)密等敏感信息的學(xué)習(xí)檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和利用學(xué)習(xí)檔案。二、學(xué)習(xí)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃等，明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.培訓(xùn)通知：記錄每次培訓(xùn)的通知文件，包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)師、參加人員等詳細(xì)內(nèi)容。3.培訓(xùn)教材：收集培訓(xùn)過(guò)程中使用的各類教材、講義、課件等資料。4.培訓(xùn)簽到表：如實(shí)記錄參加培訓(xùn)人員的簽到情況，確保培訓(xùn)出勤情況可查。5.培訓(xùn)記錄：由培訓(xùn)師或培訓(xùn)組織者填寫(xiě)，詳細(xì)記錄培訓(xùn)的內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)效果評(píng)估等信息。6.學(xué)員學(xué)習(xí)心得：學(xué)員提交的關(guān)于培訓(xùn)內(nèi)容的學(xué)習(xí)體會(huì)、收獲和建議等。7.培訓(xùn)考核資料：包括考試試卷、考核成績(jī)、考核評(píng)語(yǔ)等，反映學(xué)員對(duì)培訓(xùn)知識(shí)的掌握程度。（二）學(xué)歷教育檔案1.學(xué)歷教育報(bào)名資料：如報(bào)名申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件等。2.學(xué)習(xí)期間的成績(jī)單：記錄各個(gè)學(xué)期或?qū)W年的課程成績(jī)。3.畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）：本科及以上學(xué)歷教育階段的畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）及相關(guān)評(píng)審資料。4.學(xué)歷證書(shū)及學(xué)位證書(shū)復(fù)印件：取得的學(xué)歷證書(shū)和學(xué)位證書(shū)的復(fù)印件，作為學(xué)歷教育成果的證明。（三）職業(yè)資格證書(shū)檔案1.職業(yè)資格證書(shū)報(bào)考資料：報(bào)名申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明等報(bào)考所需材料。2.培訓(xùn)輔導(dǎo)資料：參加職業(yè)資格證書(shū)培訓(xùn)的相關(guān)教材、講義、輔導(dǎo)資料等。3.考試成績(jī)及證書(shū)領(lǐng)取記錄：記錄職業(yè)資格考試的成績(jī)以及證書(shū)的領(lǐng)取時(shí)間、方式等信息。（四）其他學(xué)習(xí)檔案1.學(xué)術(shù)交流活動(dòng)資料：參加學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)、講座等活動(dòng)的通知、會(huì)議資料、交流論文等。2.在線學(xué)習(xí)記錄：包括在線課程學(xué)習(xí)的進(jìn)度、成績(jī)、學(xué)習(xí)報(bào)告等相關(guān)數(shù)據(jù)。3.自主學(xué)習(xí)資料：?jiǎn)T工自主學(xué)習(xí)過(guò)程中積累的學(xué)習(xí)筆記、讀書(shū)筆記、研究報(bào)告等。三、學(xué)習(xí)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)檔案的收集工作，確保學(xué)習(xí)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全。2.學(xué)習(xí)檔案的收集應(yīng)遵循主動(dòng)、及時(shí)、全面的原則，不得遺漏重要資料。3.對(duì)于外部獲取的學(xué)習(xí)檔案資料，如學(xué)歷證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等，應(yīng)確保其真實(shí)性和有效性，并及時(shí)進(jìn)行復(fù)印或掃描留存。（二）整理流程1.分類：按照學(xué)習(xí)檔案的內(nèi)容分類，如培訓(xùn)檔案、學(xué)歷教育檔案、職業(yè)資格證書(shū)檔案等，再在每類檔案下細(xì)分具體的項(xiàng)目。2.編號(hào)：為每份學(xué)習(xí)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可采用年份+類別代碼+順序號(hào)的形式，例如：2023PX001，表示2023年的培訓(xùn)檔案第001號(hào)。3.裝訂：將同一學(xué)習(xí)項(xiàng)目的相關(guān)資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固。對(duì)于紙張較多的資料，可采用活頁(yè)夾或檔案盒進(jìn)行裝訂。4.編目：編制學(xué)習(xí)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，以便快速查找和利用檔案。四、學(xué)習(xí)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)檔案：短期培訓(xùn)檔案保管期限為3年，長(zhǎng)期培訓(xùn)檔案保管期限為5年。長(zhǎng)期培訓(xùn)是指對(duì)公司/組織發(fā)展具有重要影響、涉及關(guān)鍵業(yè)務(wù)技能提升或與公司/組織戰(zhàn)略相關(guān)的培訓(xùn)項(xiàng)目。2.學(xué)歷教育檔案：自取得學(xué)歷證書(shū)之日起保管期限為永久。3.職業(yè)資格證書(shū)檔案：自取得證書(shū)之日起保管期限為10年。4.其他學(xué)習(xí)檔案：根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般為35年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)學(xué)習(xí)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)習(xí)檔案的電子版本進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限訪問(wèn)相應(yīng)的電子檔案。（三）檔案清查1.定期對(duì)學(xué)習(xí)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息不完整等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檔案清查的基本情況、存在的問(wèn)題及整改措施等，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、學(xué)習(xí)檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱本人的學(xué)習(xí)檔案。2.公司/組織內(nèi)部管理人員因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱相關(guān)人員的學(xué)習(xí)檔案，用于員工培訓(xùn)、績(jī)效考核、崗位晉升等工作參考。3.外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、調(diào)查等原因，需查閱公司/組織學(xué)習(xí)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫(xiě)《學(xué)習(xí)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查閱外部單位提出查閱申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)提交正式的查閱函，說(shuō)明查閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容。公司/組織相關(guān)部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并與查閱單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合規(guī)定要求。（三）檔案借閱1.因工作需要確需借閱學(xué)習(xí)檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《學(xué)習(xí)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的學(xué)習(xí)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)學(xué)習(xí)檔案中的敏感信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止信息泄露。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等重要信息的學(xué)習(xí)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等特殊保密措施。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件學(xué)習(xí)檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門(mén)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《學(xué)習(xí)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并附上檔案鑒定報(bào)告。2.公司/組織相關(guān)部門(mén)對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)指