天河接待管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范天河的接待管理工作，提高接待服務質量，展示良好形象，促進交流與合作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于天河內(nèi)部各部門及下屬單位在各類公務活動中涉及的接待工作。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度對待來訪人員，提供優(yōu)質、高效的服務，滿足其合理需求。2.務實節(jié)儉原則：接待工作要注重實際效果，嚴格控制接待費用，杜絕鋪張浪費。3.對口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份和目的，安排相應的部門或人員進行對口接待。4.合規(guī)合法原則：接待工作必須符合國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保各項活動合法合規(guī)。二、接待組織與分工（一）接待工作領導小組成立天河接待工作領導小組，由公司高層領導擔任組長，各相關部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調接待工作，制定接待工作方針和政策，審批重要接待方案。（二）接待部門職責1.辦公室負責接待工作的整體協(xié)調和安排，制定接待計劃和方案。審核接待費用預算，辦理費用報銷手續(xù)。安排車輛、住宿、餐飲等后勤保障工作。負責與來訪人員的溝通聯(lián)絡，及時反饋接待工作進展情況。2.對口業(yè)務部門負責與來訪人員進行業(yè)務對接，提供相關資料和信息，介紹業(yè)務情況。協(xié)助辦公室制定接待方案，參與接待活動的組織和實施。根據(jù)業(yè)務需要，安排專業(yè)人員與來訪人員進行交流和洽談。3.財務部門負責審核接待費用報銷憑證，確保費用支出合規(guī)合理。按照規(guī)定及時支付接待費用，做好財務核算工作。4.其他相關部門根據(jù)接待工作的需要，配合辦公室和對口業(yè)務部門做好相關工作，如提供技術支持、安全保障等。三、接待標準與要求（一）接待規(guī)格1.根據(jù)來訪人員的身份、職務、來訪目的等因素，確定相應的接待規(guī)格。一般分為高規(guī)格接待、對等接待和低規(guī)格接待。2.高規(guī)格接待：適用于重要領導、貴賓來訪，由公司主要領導出面接待，安排較為隆重的接待儀式和活動。3.對等接待：適用于與公司級別相當?shù)膯挝换蛉藛T來訪，由公司相應級別的領導出面接待，接待安排注重禮儀和對等。4.低規(guī)格接待：適用于一般性業(yè)務往來的人員來訪，由公司相關部門負責人或工作人員出面接待，接待安排簡潔務實。（二）迎送安排1.迎送人員應提前到達指定地點，做好迎送準備工作。迎接人員要主動與來訪人員握手、問候，引導其上車或前往接待地點。2.送行時，要提前安排好車輛，將來訪人員送至機場、車站等交通樞紐，并協(xié)助辦理相關手續(xù)。送行人員要與來訪人員握手道別，表達感謝之情。（三）住宿安排1.根據(jù)來訪人員的身份和需求，合理安排住宿。一般情況下，重要領導、貴賓可安排在星級酒店或公司內(nèi)部招待所；其他人員可安排在協(xié)議酒店或普通賓館。2.住宿費用標準按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，不得超標準安排。要確保住宿環(huán)境整潔、舒適、安全，為來訪人員提供必要的生活設施和服務。（四）餐飲安排1.餐飲安排要注重地方特色和口味，根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員的飲食習慣合理安排。一般情況下，重要接待可安排在公司內(nèi)部餐廳或高檔酒店；其他接待可安排在普通餐廳或食堂。2.嚴格控制餐飲費用，不得超標準接待。要注重食品安全，確保餐飲質量和衛(wèi)生。（五）陪同人員安排1.根據(jù)來訪人員的身份和業(yè)務需求，合理安排陪同人員。陪同人員應熟悉業(yè)務，具備良好的溝通能力和接待禮儀。2.陪同人員要全程陪同來訪人員，介紹公司情況，協(xié)助開展業(yè)務交流和洽談活動。在接待過程中，要注意言行舉止，維護公司形象。（六）活動安排1.根據(jù)來訪目的和需求，合理安排參觀考察、業(yè)務洽談、會議交流等活動。活動安排要緊湊有序，注重實效，充分展示公司的實力和形象。2.提前做好活動準備工作，包括場地布置、資料準備、設備調試等。活動過程中，要安排專人負責引導、講解和服務，確?；顒禹樌M行。四、接待流程（一）接待申請1.各部門或下屬單位因工作需要安排接待活動時，應提前填寫《天河接待申請表》，詳細說明來訪人員的基本情況、來訪目的、接待時間、接待規(guī)格、接待費用預算等內(nèi)容。2.《天河接待申請表》經(jīng)部門負責人審核后，報辦公室審批。辦公室根據(jù)接待工作領導小組的意見，對申請進行審批，并反饋審批結果。（二）接待準備1.辦公室根據(jù)審批后的《天河接待申請表》，制定詳細的接待方案，明確接待流程、接待人員、活動安排、費用預算等內(nèi)容。接待方案經(jīng)接待工作領導小組審核后實施。2.接待部門按照接待方案的要求，提前做好各項準備工作，包括車輛安排、住宿預訂、餐飲安排、資料準備、場地布置等。3.對口業(yè)務部門根據(jù)來訪人員的業(yè)務需求，準備好相關資料和信息，安排好專業(yè)人員與來訪人員進行交流和洽談。（三）接待實施1.迎送人員按照接待方案的要求，提前到達指定地點迎接和送來訪人員。在接待過程中，要熱情周到、禮貌待人，為來訪人員提供優(yōu)質的服務。2.陪同人員要全程陪同來訪人員，介紹公司情況，協(xié)助開展業(yè)務交流和洽談活動。在活動過程中，要注意維護秩序，確保活動順利進行。3.接待部門要及時收集來訪人員的意見和建議，對接待工作進行總結和評估，不斷改進接待服務質量。（四）接待總結1.接待活動結束后，接待部門要及時撰寫《天河接待工作總結報告》，對接待活動的組織實施情況、接待效果、費用支出等進行總結和分析。2.《天河接待工作總結報告》經(jīng)部門負責人審核后，報辦公室備案。辦公室要對各部門的接待工作進行定期檢查和評估，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善接待管理工作。五、接待費用管理（一）費用預算1.接待部門在申請接待活動時，應根據(jù)接待規(guī)格和實際需求，合理編制接待費用預算。接待費用預算應包括住宿費、餐飲費、交通費、參觀考察費、禮品費等各項費用。2.接待費用預算經(jīng)辦公室審核后，報財務部門備案。財務部門要嚴格按照預算控制接待費用支出，不得超預算開支。（二）費用報銷1.接待活動結束后，接待部門應及時整理接待費用報銷憑證，按照公司財務制度的規(guī)定辦理報銷手續(xù)。報銷憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、清單等相關資料，確保費用支出真實、合法、合規(guī)。2.財務部門要對報銷憑證進行嚴格審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證不予報銷。審核通過的報銷憑證，按照規(guī)定及時支付接待費用。（三）費用控制1.公司要嚴格控制接待費用支出，建立健全接待費用審批制度和報銷制度。接待費用支出要嚴格按照規(guī)定的標準執(zhí)行，不得超標準接待。2.辦公室要定期對各部門的接待費用支出情況進行統(tǒng)計和分析，對超支部門進行通報批評，并要求其說明原因，提出整改措施。3.公司要加強對接待費用的審計監(jiān)督，確保接待費用支出合理、合規(guī)、透明。對違反規(guī)定的行為，要嚴肅追究相關人員的責任。六、禮品管理（一）禮品選擇1.禮品選擇要注重體現(xiàn)公司特色和文化內(nèi)涵，具有一定的紀念意義和實用價值。禮品應符合國家法律法規(guī)和相關政策要求，不得選擇高檔奢侈品或違反廉潔自律規(guī)定的禮品。2.禮品選擇要根據(jù)來訪人員的身份、職務、來訪目的等因素進行綜合考慮，確保禮品與接待規(guī)格相匹配。一般情況下，重要接待可選擇具有一定價值的禮品；其他接待可選擇具有地方特色的紀念品或小禮品。（二）禮品贈送1.禮品贈送應在適當?shù)膱龊线M行，如迎送儀式、會見會談等。禮品贈送要由專人負責，按照規(guī)定的程序進行，確保禮品贈送的莊重、得體。2.禮品贈送時，要向來訪人員介紹禮品的特色和寓意，表達公司的友好情誼。來訪人員接受禮品后，要表示感謝，并及時記錄禮品的名稱、數(shù)量、價值等信息。（三）禮品管理1.辦公室要建立禮品管理制度，對禮品的采購、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。禮品采購要選擇正規(guī)的供應商，確保禮品質量和價格合理。2.禮品保管要指定專人負責，建立禮品臺賬，詳細記錄禮品的名稱、數(shù)量、來源、去向等信息。禮品發(fā)放要嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保禮品發(fā)放的公正、透明。3.公司要加強對禮品管理的監(jiān)督檢查，對違反禮品管理制度的行為要嚴肅追究相關人員的責任。七、保密管理（一）保密要求1.接待工作中涉及的公司機密信息、商業(yè)秘密、技術秘密等，接待人員要嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露給任何無關人員。2.接待過程中，要注意保護來訪人員的隱私，不得隨意打聽或傳播來訪人員的個人信息。（二）保密措施1.接待場所要設置必要的保密設施，如文件柜、保險柜等，確保機密文件和資料的安全存放。2.接待人員在與來訪人員交流過程中，要注意言行舉止，避免泄露機密信息。如需提供機密文件和資料，要按照規(guī)定的程序進行審批和登記，并要求來訪人員妥善保管，不得擅自復制、傳播。3.接待活動結束后，要及時清理接待場所，收回機密文件和資料，確保無遺漏。對不再使用的機密文件和資料，要按照規(guī)定進行銷毀處理。（