外協(xié)日常管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對外協(xié)工作的管理，規(guī)范外協(xié)業(yè)務(wù)流程，確保外協(xié)工作的質(zhì)量、進(jìn)度和成本控制，保障公司利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外協(xié)項(xiàng)目的日常管理，包括但不限于產(chǎn)品加工、服務(wù)外包、工程分包等外協(xié)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外協(xié)工作必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保外協(xié)產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量達(dá)到公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.進(jìn)度可控原則：合理安排外協(xié)工作進(jìn)度，確保按時(shí)交付，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。4.成本效益原則：在保證質(zhì)量和進(jìn)度的前提下，有效控制外協(xié)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。5.合作共贏原則：與外協(xié)供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。二、外協(xié)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選根據(jù)公司外協(xié)業(yè)務(wù)需求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格等方面。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步評估，篩選出符合基本要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。2.實(shí)地考察成立考察小組，由采購、技術(shù)、質(zhì)量等相關(guān)部門人員組成。對供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、設(shè)備設(shè)施、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等進(jìn)行實(shí)地考察，評估其實(shí)際生產(chǎn)能力和管理水平?？疾旃?yīng)商的原材料供應(yīng)渠道、供應(yīng)商管理情況，確保其原材料質(zhì)量可靠。與供應(yīng)商的主要客戶進(jìn)行溝通，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑和信譽(yù)。3.供應(yīng)商評估考察結(jié)束后，考察小組根據(jù)考察情況對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫供應(yīng)商評估報(bào)告。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級，對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對于不合格供應(yīng)商予以淘汰。4.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于評估合格的供應(yīng)商，由采購部門填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面的指標(biāo)。質(zhì)量指標(biāo)主要考核外協(xié)產(chǎn)品或服務(wù)的合格率、退貨率等；交貨期指標(biāo)主要考核按時(shí)交貨率、延遲交貨次數(shù)等；價(jià)格指標(biāo)主要考核價(jià)格合理性、價(jià)格調(diào)整情況等；服務(wù)指標(biāo)主要考核售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力等。2.考核周期對供應(yīng)商的考核周期為每季度一次，特殊情況可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行不定期考核。3.考核方式采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如送貨單、檢驗(yàn)報(bào)告、客戶反饋等，作為考核依據(jù)。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對外協(xié)產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和評估，提供質(zhì)量考核數(shù)據(jù)。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的交貨期進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，提供交貨期考核數(shù)據(jù)。各相關(guān)部門根據(jù)考核指標(biāo)體系對供應(yīng)商進(jìn)行評分，填寫供應(yīng)商考核表。4.考核結(jié)果處理根據(jù)考核得分，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單量、優(yōu)先付款等；對于良好供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作，提出改進(jìn)建議；對于合格供應(yīng)商，要求其限期整改，整改期間減少訂單量；對于不合格供應(yīng)商，暫停合作，直至其整改合格或予以淘汰。（三）供應(yīng)商退出機(jī)制1.主動(dòng)退出供應(yīng)商因自身原因，如經(jīng)營不善、轉(zhuǎn)型發(fā)展等，主動(dòng)提出退出與公司的合作關(guān)系，應(yīng)提前[X]個(gè)月書面通知公司。供應(yīng)商在退出前，應(yīng)完成已簽訂合同的履行義務(wù)，清理與公司的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。2.被動(dòng)退出若供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，公司有權(quán)終止與其合作關(guān)系：連續(xù)兩次考核不合格；提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失；嚴(yán)重違反合同約定，如延遲交貨超過[X]天、擅自更改產(chǎn)品規(guī)格等；存在商業(yè)賄賂、欺詐等違法行為。公司在決定終止合作關(guān)系后，應(yīng)書面通知供應(yīng)商，并要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)清理相關(guān)業(yè)務(wù)，退還公司已支付的預(yù)付款項(xiàng)等。三、外協(xié)合同管理（一）合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)外協(xié)業(yè)務(wù)需求，起草外協(xié)合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法條款。2.合同審核合同起草完成后，提交公司法律部門進(jìn)行審核。法律部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面，提出審核意見。采購部門根據(jù)法律部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改和完善。修改后的合同文本提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可簽訂。3.合同簽訂合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等，以便各部門履行相應(yīng)職責(zé)。（二）合同執(zhí)行1.任務(wù)分配生產(chǎn)部門根據(jù)外協(xié)合同要求，制定外協(xié)生產(chǎn)計(jì)劃，明確各階段的生產(chǎn)任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。將外協(xié)生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)給相關(guān)車間或班組，確保其按照計(jì)劃組織生產(chǎn)。2.進(jìn)度跟蹤采購部門負(fù)責(zé)對外協(xié)合同的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度情況。生產(chǎn)部門應(yīng)建立外協(xié)進(jìn)度臺賬，詳細(xì)記錄外協(xié)產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、交貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)延遲交貨等異常情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其采取措施解決問題，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.質(zhì)量控制質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督。在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，質(zhì)量部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。對于檢驗(yàn)不合格的外協(xié)產(chǎn)品，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行返工或整改，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格為止。質(zhì)量部門應(yīng)建立外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量檔案，記錄產(chǎn)品的檢驗(yàn)情況、不合格原因及處理結(jié)果等信息。（三）合同變更與解除1.合同變更在外協(xié)合同執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、產(chǎn)品規(guī)格調(diào)整、原材料價(jià)格波動(dòng)等原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款，作為原合同的補(bǔ)充文件。采購部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門按照變更后的合同要求履行職責(zé)。2.合同解除在外協(xié)合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)以下情況之一，雙方可協(xié)商解除合同：因不可抗力因素導(dǎo)致合同無法履行；雙方協(xié)商一致同意解除合同；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。合同解除時(shí)，雙方應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款。采購部門應(yīng)及時(shí)清理與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)，如結(jié)算貨款、退還預(yù)付款項(xiàng)等，并將合同解除情況通知相關(guān)部門。四、外協(xié)產(chǎn)品驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)外協(xié)合同要求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定外協(xié)產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確產(chǎn)品的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面的具體要求。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同簽訂前與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保雙方對驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致意見。（二）驗(yàn)收流程1.到貨通知供應(yīng)商在產(chǎn)品生產(chǎn)完成并準(zhǔn)備發(fā)貨前，應(yīng)提前通知公司采購部門。采購部門收到通知后，及時(shí)通知質(zhì)量部門和生產(chǎn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.初步檢驗(yàn)產(chǎn)品到貨后，質(zhì)量部門首先對產(chǎn)品的外觀、包裝等進(jìn)行初步檢驗(yàn)，檢查產(chǎn)品是否有損壞、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在外觀質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并做好記錄。3.抽樣檢驗(yàn)根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量部門按照一定的比例對產(chǎn)品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。抽樣檢驗(yàn)應(yīng)涵蓋產(chǎn)品的各項(xiàng)性能指標(biāo)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。檢驗(yàn)過程中，質(zhì)量部門應(yīng)做好檢驗(yàn)記錄，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。4.驗(yàn)收報(bào)告抽樣檢驗(yàn)完成后，質(zhì)量部門根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果填寫驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)明確產(chǎn)品是否合格，如不合格應(yīng)詳細(xì)說明不合格原因及處理建議。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.驗(yàn)收結(jié)果處理如驗(yàn)收合格，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部門支付貨款。如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或重新提供合格產(chǎn)品。供應(yīng)商整改完成后，質(zhì)量部門應(yīng)重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格為止。五、外協(xié)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.采購部門根據(jù)外協(xié)業(yè)務(wù)需求，編制外協(xié)費(fèi)用預(yù)算。外協(xié)費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、包裝費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。2.外協(xié)費(fèi)用預(yù)算應(yīng)提交公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后納入公司年度預(yù)算管理。（二）費(fèi)用支付1.采購部門根據(jù)外協(xié)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，填寫付款申請單，提交公司財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門審核付款申請單時(shí)，應(yīng)核對合同條款、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、金額準(zhǔn)確。3.付款申請單經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定及時(shí)支付貨款。（三）費(fèi)用結(jié)算1.每月末，采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括已交付產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量、金額、質(zhì)量情況等。2.采購部門根據(jù)結(jié)算情況，填寫費(fèi)用結(jié)算單，經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)后，作為財(cái)務(wù)部門付款的依據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對外協(xié)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，監(jiān)控費(fèi)用支出情況，確保費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。六、外協(xié)檔案管理（一）檔案分類1.建立外協(xié)檔案管理制度，對外協(xié)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料進(jìn)行分類管理。2.外協(xié)檔案主要包括供應(yīng)商檔案、外協(xié)合同檔案、驗(yàn)收報(bào)告檔案、費(fèi)用結(jié)算檔案等。（二）檔案收集與整理1.采購部門負(fù)責(zé)收集和整理外協(xié)業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如供應(yīng)商信息、合同文本、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。2.對收集到的文件、資料進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.定期將整理好的檔案資料移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外協(xié)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借