外包管理辦法格式一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司外包業(yè)務(wù)的管理，確保外包活動符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)，保障外包服務(wù)質(zhì)量，控制外包風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司運營效率和經(jīng)濟(jì)效益。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及外包業(yè)務(wù)的部門和項目，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包、采購?fù)獍雀黝愅獍顒?。（三）定義1.外包：指公司將部分業(yè)務(wù)或職能委托給外部專業(yè)機構(gòu)或個人進(jìn)行處理的經(jīng)營行為。2.外包商：指承接公司外包業(yè)務(wù)的外部專業(yè)機構(gòu)或個人。3.外包合同：指公司與外包商簽訂的明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（四）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.風(fēng)險可控原則：充分評估外包業(yè)務(wù)的風(fēng)險，采取有效措施進(jìn)行風(fēng)險識別、評估和控制，確保外包業(yè)務(wù)風(fēng)險在可承受范圍內(nèi)。3.質(zhì)量保障原則：建立健全外包服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控體系，確保外包服務(wù)滿足公司要求和客戶期望。4.成本效益原則：在保證外包服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，提高外包業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益。5.信息安全原則：加強外包業(yè)務(wù)中的信息安全管理，保護(hù)公司商業(yè)秘密和敏感信息。二、外包業(yè)務(wù)流程（一）需求評估1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出外包需求。2.相關(guān)部門對業(yè)務(wù)部門提出的外包需求進(jìn)行初步評估，包括業(yè)務(wù)必要性、可行性、成本效益等方面。3.組織跨部門會議，對初步評估結(jié)果進(jìn)行討論和審議，形成需求評估報告。（二）外包商選擇1.根據(jù)需求評估報告，制定外包商選擇標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.通過多種渠道收集外包商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。3.對外包商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽記錄等。4.組織對外包商進(jìn)行實地考察或邀請外包商進(jìn)行項目演示，評估其技術(shù)能力、服務(wù)水平、管理能力等。5.按照規(guī)定的評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)，對外包商進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。6.與中標(biāo)候選人進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂外包合同。（三）合同簽訂1.法務(wù)部門對擬簽訂的外包合同進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費用支付、保密條款、違約責(zé)任等。3.合同簽訂前，組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行會審，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。4.由公司法定代表人或授權(quán)代表與外包商簽訂外包合同。（四）項目實施1.業(yè)務(wù)部門與外包商共同制定項目實施方案，明確項目目標(biāo)、工作任務(wù)、進(jìn)度安排、質(zhì)量要求等。2.建立項目溝通協(xié)調(diào)機制，定期召開項目會議，及時解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。3.業(yè)務(wù)部門對外包項目實施過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保外包商按照合同要求和項目實施方案進(jìn)行操作。4.外包商應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門提交項目進(jìn)展報告，匯報項目工作情況、存在問題及解決方案等。（五）驗收交付1.項目完成后，外包商應(yīng)向業(yè)務(wù)部門提交驗收申請。2.業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門和人員對外包項目進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、工作成果、項目進(jìn)度、費用支付等方面。3.驗收合格后，出具驗收報告。如驗收不合格，外包商應(yīng)按照合同約定進(jìn)行整改，直至驗收合格。4.外包商向業(yè)務(wù)部門交付項目成果，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（六）后續(xù)管理1.建立外包商評價機制，定期對外包商的服務(wù)質(zhì)量、工作表現(xiàn)、合作態(tài)度等進(jìn)行評價。2.根據(jù)外包商評價結(jié)果，決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整外包商。3.對已完成的外包項目進(jìn)行總結(jié)分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的外包業(yè)務(wù)管理提供參考。三、外包商管理（一）資格審查1.建立外包商資格審查制度，明確資格審查的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。2.對外包商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽記錄等進(jìn)行審查。3.對首次合作的外包商，要求其提供詳細(xì)的公司簡介、組織架構(gòu)、人員情況、技術(shù)能力等資料。（二）培訓(xùn)管理1.根據(jù)外包業(yè)務(wù)需求，對外包商進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，包括公司業(yè)務(wù)知識、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、安全要求等方面。2.定期組織外包商培訓(xùn)，確保外包商人員熟悉公司要求和業(yè)務(wù)流程。3.建立培訓(xùn)檔案，記錄外包商人員的培訓(xùn)情況。（三）績效管理1.與外包商簽訂績效合同，明確績效目標(biāo)、考核指標(biāo)、考核方式、獎懲措施等。2.定期對外包商的績效進(jìn)行考核評估，考核結(jié)果與外包費用支付、合作期限等掛鉤。3.對績效優(yōu)秀的外包商給予獎勵，對績效不達(dá)標(biāo)的外包商提出整改要求，如整改后仍不符合要求，可終止合作。（四）風(fēng)險管理1.與外包商共同識別、評估外包業(yè)務(wù)中的風(fēng)險，制定風(fēng)險應(yīng)對措施。2.要求外包商建立健全風(fēng)險管理體系，定期對外包業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行排查和評估。3.加強對外包商的風(fēng)險管理監(jiān)督，確保外包商有效執(zhí)行風(fēng)險應(yīng)對措施。（五）退出管理1.建立外包商退出機制，明確外包商退出的條件和程序。2.當(dāng)外包商出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為、服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重下降、無法滿足公司業(yè)務(wù)需求等情況時，及時終止合作。3.與外包商辦理相關(guān)交接手續(xù)，確保公司利益不受損失。四、外包合同管理（一）合同起草1.由業(yè)務(wù)部門根據(jù)外包業(yè)務(wù)需求起草外包合同初稿。2.法務(wù)部門對合同初稿進(jìn)行合法性審查，提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門意見對合同初稿進(jìn)行修改完善，形成合同征求意見稿。（二）合同會審1.組織相關(guān)部門對合同征求意見稿進(jìn)行會審，包括業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等。2.各部門對合同條款進(jìn)行審核，提出意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)會審意見對合同進(jìn)行修改，形成合同送審稿。（三）合同審批1.將合同送審稿提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對合同進(jìn)行審批，簽署審批意見。3.如合同需報上級主管部門或相關(guān)部門備案的，按照規(guī)定辦理備案手續(xù)。（四）合同簽訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與外包商簽訂外包合同。2.合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（五）合同執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督外包商按照合同約定履行義務(wù)。2.財務(wù)部門按照合同約定支付外包費用。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行過程中的法律問題進(jìn)行指導(dǎo)和處理。（六）合同變更與解除1.如因業(yè)務(wù)需求變化、不可抗力等原因需要變更或解除合同的，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行。2.合同變更或解除前，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行評估，確保變更或解除合同不會對公司利益造成損害。3.合同變更或解除后，及時辦理相關(guān)手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析。五、信息安全管理（一）信息安全責(zé)任1.明確公司與外包商在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)。2.要求外包商建立健全信息安全管理制度，采取有效的信息安全防護(hù)措施。（二）信息訪問控制1.對外包商人員的信息訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.定期對外包商人員的信息訪問權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整。（三）數(shù)據(jù)保護(hù)1.要求外包商對公司提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，采取加密、備份等措施防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或損壞。2.對外包商的數(shù)據(jù)處理活動進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保數(shù)據(jù)處理符合法律法規(guī)和公司要求。（四）信息安全培訓(xùn)1.對外包商人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其信息安全意識和技能。2.定期組織信息安全應(yīng)急演練，檢驗和提高公司與外包商的信息安全應(yīng)急處置能力。（五）信息安全審計1.定期對外包商的信息安全管理情況進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立信息安全審計檔案，記錄審計情況和整改結(jié)果。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查外包業(yè)務(wù)的合規(guī)性、效益性等方面。2.業(yè)務(wù)部門定期對外包項目進(jìn)行