合同管理辦法規(guī)程一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法規(guī)程。（二）適用范圍本辦法規(guī)程適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.審慎簽訂原則：簽訂合同前，應(yīng)進行充分的調(diào)查、評估和審核，確保合同條款明確、公平、合理，避免合同風(fēng)險。3.全面履行原則：合同簽訂后，各方應(yīng)嚴格按照合同約定履行義務(wù)，確保合同目的實現(xiàn)。4.動態(tài)管理原則：對合同履行過程進行跟蹤、監(jiān)督和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同順利履行。5.保密原則：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的合同，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、合同管理部門及職責(zé)（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理委員會（以下簡稱“管委會”），作為合同管理的決策機構(gòu)；設(shè)立合同管理辦公室（以下簡稱“辦公室”），作為合同管理的日常工作機構(gòu)，辦公室設(shè)在法務(wù)部門。（二）管委會職責(zé)1.審議合同管理制度、流程和重大合同事項。2.對合同簽訂、履行、變更、解除等過程中的重大問題進行決策。3.協(xié)調(diào)解決合同管理中的部門間爭議。（三）辦公室職責(zé)1.負責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋。2.組織合同簽訂前的審核、評估和風(fēng)險防范工作。3.負責(zé)合同文本的起草、審核、簽訂、備案和歸檔等工作。4.跟蹤、監(jiān)督合同履行情況，及時處理合同履行中的問題。5.負責(zé)合同糾紛的處理和訴訟、仲裁等法律事務(wù)的辦理。6.定期對合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（四）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂和履行等工作。2.配合辦公室進行合同審核、風(fēng)險評估等工作。3.及時向辦公室報告合同履行過程中的問題和風(fēng)險。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等，并提交相關(guān)資料。2.辦公室收到申請后，對合同進行初步審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求補充或修改相關(guān)內(nèi)容。3.辦公室組織相關(guān)部門對合同進行會審，會審人員包括法務(wù)人員、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等。會審人員根據(jù)各自職責(zé)，對合同條款進行審查，提出意見和建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)會審意見，對合同進行修改完善后，提交管委會審議。管委會對重大合同事項進行決策，必要時可組織專家論證。5.經(jīng)管委會審議通過后，業(yè)務(wù)部門與對方當事人進行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。談判過程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)。6.合同談判達成一致后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的格式和模板，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。7.合同文本起草完成后，提交辦公室進行審核。辦公室重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等，確保合同文本符合法律法規(guī)及公司要求。8.經(jīng)辦公室審核通過后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交對方當事人簽字蓋章。合同簽字蓋章前，應(yīng)再次核對合同條款，確保雙方對合同內(nèi)容無異議。9.合同簽字蓋章后，業(yè)務(wù)部門將合同原件一份提交辦公室備案，辦公室按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：簽訂合同前，應(yīng)審查對方當事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等，確保對方具有簽訂合同的能力和履行合同的意愿。2.合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。重點審查合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。3.合同風(fēng)險評估：簽訂合同前，應(yīng)對合同可能存在的風(fēng)險進行評估，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。如涉及重大風(fēng)險的合同，應(yīng)提交管委會審議。4.合同授權(quán)管理：簽訂合同的人員應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)，授權(quán)范圍應(yīng)明確、具體。授權(quán)委托書應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和程序辦理。5.合同簽訂形式：合同一般應(yīng)采用書面形式簽訂，確需采用口頭形式的，應(yīng)及時補簽書面合同。書面合同應(yīng)加蓋雙方當事人的公章或合同專用章。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等履行義務(wù)，并及時向辦公室報告合同履行情況。2.辦公室應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題。如發(fā)現(xiàn)對方當事人未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門采取措施，要求對方履行義務(wù)或承擔(dān)違約責(zé)任。3.合同履行過程中，如發(fā)生不可抗力、政策調(diào)整等原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當事人，并采取合理措施減少損失。同時，應(yīng)及時向辦公室報告，辦公室根據(jù)情況組織相關(guān)部門進行研究，提出處理意見。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)資料。2.辦公室收到申請后，對合同變更進行初步審核，重點審核變更的合法性、合規(guī)性、必要性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求補充或修改相關(guān)內(nèi)容。3.辦公室組織相關(guān)部門對合同變更進行會審，會審人員包括法務(wù)人員、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等。會審人員根據(jù)各自職責(zé)，對合同變更條款進行審查，提出意見和建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)會審意見，對合同變更進行修改完善后，提交管委會審議。管委會對重大合同變更事項進行決策，必要時可組織專家論證。5.經(jīng)管委會審議通過后，業(yè)務(wù)部門與對方當事人就合同變更事項進行協(xié)商，達成一致后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出解除合同申請，填寫《合同解除申請表》，詳細說明解除合同的原因、依據(jù)、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)資料。2.辦公室收到申請后，對合同解除進行初步審核，重點審核解除的合法性、合規(guī)性、必要性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求補充或修改相關(guān)內(nèi)容。3.辦公室組織相關(guān)部門對合同解除進行會審，會審人員包括法務(wù)人員、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等。會審人員根據(jù)各自職責(zé)，對合同解除條款進行審查，提出意見和建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)會審意見，對合同解除進行修改完善后，提交管委會審議。管委會對重大合同解除事項進行決策，必要時可組織專家論證。5.經(jīng)管委會審議通過后，業(yè)務(wù)部門與對方當事人就合同解除事項進行協(xié)商，達成一致后簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后，應(yīng)及時將合同原件一份提交辦公室備案。辦公室收到合同原件后，應(yīng)進行核對，確保合同內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。2.合同履行過程中產(chǎn)生的與合同有關(guān)的文件、資料，如補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、會議紀要、驗收報告等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集整理，并提交辦公室歸檔保存。（二）合同檔案的整理1.辦公室收到合同及相關(guān)資料后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行整理。整理內(nèi)容包括合同編號、簽訂日期、合同名稱、合同主體、合同標的、合同金額、履行期限、履行地點、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本信息，以及合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、會議紀要、驗收報告等相關(guān)資料。2.合同檔案應(yīng)按照年度、類別進行分類存放，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可查閱性。（三）合同檔案的保管1.辦公室應(yīng)指定專人負責(zé)合同檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，實行分類存放、專人管理。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。（四）合同檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交辦公室審批。辦公室根據(jù)申請內(nèi)容，審核同意后，安排專人負責(zé)查閱，并做好查閱記錄。2.查閱合同檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和注意事項簽訂合同，確保合同條款明確、合法、有效。2.定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題，避免糾紛的發(fā)生。3.加強對員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范意識，確保員工在合同簽訂、履行過程中遵守法律法規(guī)及公司規(guī)定。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向辦公室報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。辦公室收到報告后，應(yīng)立即組織相關(guān)部門進行研究，分析糾紛的原因、性質(zhì)和可能的解決方案。2.根據(jù)糾紛的具體情況，辦公室可以采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。如采取協(xié)商、調(diào)解方式解決糾紛的，辦公室應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門與對方當事人進行溝通協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。3.如協(xié)商、調(diào)解不成，需要采取仲裁或訴訟方式解決糾紛的，辦公室應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，委托律師