商會(huì)會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范商會(huì)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，充分發(fā)揮商會(huì)在促進(jìn)會(huì)員交流、推動(dòng)行業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于商會(huì)組織召開的各類會(huì)議，包括會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)會(huì)議、常務(wù)理事會(huì)會(huì)議、專題研討會(huì)、工作會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.合法性原則：會(huì)議的組織與召開應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及商會(huì)章程的相關(guān)規(guī)定。2.民主性原則：充分尊重會(huì)員的權(quán)利，鼓勵(lì)會(huì)員積極參與會(huì)議討論，廣泛聽取各方意見和建議。3.高效性原則：合理安排會(huì)議議程，精簡會(huì)議內(nèi)容，提高會(huì)議決策效率，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的。4.規(guī)范性原則：明確會(huì)議組織流程、參會(huì)人員職責(zé)、會(huì)議記錄要求等，使會(huì)議管理工作有章可循、規(guī)范有序。二、會(huì)議組織與籌備（一）會(huì)議發(fā)起1.根據(jù)商會(huì)工作需要，由會(huì)長辦公會(huì)、秘書長或相關(guān)部門提出會(huì)議召開的動(dòng)議，并填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議議程等基本信息。2.涉及重要決策、重大事項(xiàng)的會(huì)議，需提前向商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)班子匯報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可啟動(dòng)籌備工作。（二）成立籌備小組對(duì)于規(guī)模較大、重要性較高的會(huì)議，應(yīng)成立專門的籌備小組，負(fù)責(zé)會(huì)議的各項(xiàng)籌備工作。籌備小組通常由秘書長擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、工作人員等，具體職責(zé)如下：1.組長職責(zé)：全面負(fù)責(zé)籌備小組的工作，協(xié)調(diào)各方資源，審核會(huì)議方案及相關(guān)文件，對(duì)籌備工作中的重大問題進(jìn)行決策。2.成員職責(zé)：會(huì)議組織成員：負(fù)責(zé)會(huì)議場地的預(yù)定、布置，會(huì)議資料的準(zhǔn)備、發(fā)放，會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等工作。宣傳報(bào)道成員：制定會(huì)議宣傳方案，負(fù)責(zé)會(huì)議的宣傳報(bào)道工作，包括撰寫新聞稿件、發(fā)布會(huì)議信息等，擴(kuò)大商會(huì)會(huì)議的影響力。后勤保障成員：負(fù)責(zé)會(huì)議期間的餐飲、住宿、交通等后勤保障工作，確保參會(huì)人員的生活需求得到滿足。會(huì)議記錄成員：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容、討論情況及決議事項(xiàng)，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。（三）會(huì)議方案制定籌備小組應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和要求，制定詳細(xì)的會(huì)議方案，內(nèi)容包括：1.會(huì)議基本信息：明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議議程安排等。2.會(huì)議目的：闡述召開本次會(huì)議的背景和預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)。3.會(huì)議議程：按照會(huì)議主題和重要性，合理安排會(huì)議各項(xiàng)議程的順序和時(shí)間分配，確保會(huì)議流程緊湊、有序。議程應(yīng)包括會(huì)議開幕、主題報(bào)告、分組討論、決議表決、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)，并對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容和時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定。4.參會(huì)人員要求：說明參會(huì)人員應(yīng)具備的條件、需提前準(zhǔn)備的材料等，如會(huì)員代表需攜帶會(huì)員證、相關(guān)議題的發(fā)言材料等。5.會(huì)議資料準(zhǔn)備：確定會(huì)議資料的種類和內(nèi)容，如會(huì)議手冊(cè)、工作報(bào)告、議題文件、表決票等，并明確資料的格式、排版要求以及發(fā)放范圍。6.會(huì)議宣傳計(jì)劃：制定會(huì)議宣傳方案，包括宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，提高會(huì)議的知曉度和參與度。7.后勤保障安排：規(guī)劃會(huì)議期間的餐飲、住宿、交通等后勤保障工作，確保參會(huì)人員的生活需求得到妥善安排。8.應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如會(huì)議場地變更、惡劣天氣、人員突發(fā)疾病等，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。（四）會(huì)議通知發(fā)布1.根據(jù)會(huì)議方案確定的參會(huì)人員范圍，提前[X]個(gè)工作日發(fā)布會(huì)議通知。通知可通過商會(huì)官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、電子郵件、短信等多種渠道發(fā)送，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。2.會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議基本信息、會(huì)議目的、會(huì)議議程、參會(huì)人員要求、會(huì)議資料準(zhǔn)備要求、會(huì)議報(bào)名方式及截止時(shí)間等內(nèi)容，方便參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.對(duì)于重要會(huì)議，可在通知中明確強(qiáng)調(diào)會(huì)議的重要性和相關(guān)要求，提醒參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)，并提前準(zhǔn)備好相關(guān)材料。（五）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.按照會(huì)議方案要求，準(zhǔn)備齊全各類會(huì)議資料，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.會(huì)議資料應(yīng)包括但不限于：會(huì)議手冊(cè)：涵蓋會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、會(huì)議須知、商會(huì)章程、相關(guān)法律法規(guī)等內(nèi)容，方便參會(huì)人員了解會(huì)議整體情況和相關(guān)規(guī)定。工作報(bào)告：如商會(huì)年度工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、各部門工作總結(jié)等，向參會(huì)人員匯報(bào)商會(huì)工作進(jìn)展和成果。議題文件：針對(duì)會(huì)議討論的具體議題，提供相關(guān)的背景資料、政策解讀、調(diào)研報(bào)告等文件，供參會(huì)人員參考。表決票：根據(jù)會(huì)議需要，設(shè)計(jì)制作表決票，明確表決事項(xiàng)、表決方式及表決時(shí)間等。3.會(huì)議資料應(yīng)提前印刷或制作完成，并在會(huì)議報(bào)到時(shí)發(fā)放給參會(huì)人員。對(duì)于電子資料，應(yīng)確保其格式兼容、易于查閱，并提前發(fā)送至參會(huì)人員指定郵箱。（六）會(huì)議場地布置1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和主題，選擇合適的會(huì)議場地，并進(jìn)行精心布置。會(huì)議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，設(shè)施設(shè)備齊全，能夠滿足會(huì)議的各項(xiàng)需求。2.會(huì)議場地布置應(yīng)體現(xiàn)商會(huì)特色和會(huì)議主題，營造莊重、和諧、高效的會(huì)議氛圍。布置內(nèi)容包括：會(huì)標(biāo)：在會(huì)議場地顯著位置懸掛會(huì)議會(huì)標(biāo)，明確會(huì)議名稱。背景板：設(shè)計(jì)制作與會(huì)議主題相符的背景板，突出會(huì)議主題和主辦單位。座位安排：根據(jù)參會(huì)人員數(shù)量和會(huì)議形式，合理安排座位布局，確保參會(huì)人員就座舒適、方便交流。對(duì)于分組討論會(huì)議，應(yīng)劃分不同的討論區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。音響設(shè)備：調(diào)試好音響設(shè)備，確保聲音清晰、無雜音，滿足會(huì)議發(fā)言、播放視頻等需求。投影設(shè)備：檢查投影設(shè)備是否正常運(yùn)行，畫面清晰、色彩準(zhǔn)確，能夠滿足會(huì)議演示文稿、視頻播放等要求。其他設(shè)施：根據(jù)會(huì)議需要，配備麥克風(fēng)、激光筆、白板、紙筆等會(huì)議用品，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（七）會(huì)議設(shè)備調(diào)試1.在會(huì)議召開前，對(duì)會(huì)議所需的各類設(shè)備進(jìn)行全面調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。調(diào)試內(nèi)容包括音響設(shè)備、投影設(shè)備、燈光設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。2.安排專業(yè)技術(shù)人員在會(huì)議現(xiàn)場值班，隨時(shí)處理設(shè)備突發(fā)故障，確保會(huì)議不受設(shè)備問題影響。3.對(duì)于重要會(huì)議或有視頻直播、遠(yuǎn)程參會(huì)需求的會(huì)議，提前進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)測試和視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試，確保網(wǎng)絡(luò)暢通、視頻畫面清晰、聲音傳輸正常。（八）會(huì)議餐飲與住宿安排1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人員需求，合理安排會(huì)議期間的餐飲和住宿。餐飲應(yīng)注重營養(yǎng)搭配、衛(wèi)生安全，提供多種選擇，滿足不同參會(huì)人員的口味需求。2.對(duì)于需要安排住宿的會(huì)議，應(yīng)選擇交通便利、環(huán)境舒適、安全可靠的酒店作為會(huì)議指定住宿地點(diǎn)，并與酒店協(xié)商確定優(yōu)惠價(jià)格和相關(guān)服務(wù)條款。3.在會(huì)議報(bào)到時(shí)，為參會(huì)人員提供詳細(xì)的餐飲和住宿指南，告知用餐時(shí)間、地點(diǎn)、住宿房間分配情況等信息。（九）會(huì)議交通安排1.根據(jù)會(huì)議場地和參會(huì)人員分布情況，合理規(guī)劃會(huì)議交通線路，確保參會(huì)人員能夠便捷、安全地到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。2.對(duì)于參會(huì)人員較多的會(huì)議，可安排專門的接送車輛，在指定地點(diǎn)接送參會(huì)人員。接送車輛應(yīng)提前進(jìn)行檢查和清潔，確保車輛性能良好、車內(nèi)環(huán)境整潔。3.在會(huì)議通知中明確告知參會(huì)人員交通方式、乘車地點(diǎn)及時(shí)間等信息，并提醒參會(huì)人員提前做好出行安排。三、會(huì)議召開（一）會(huì)議簽到1.在會(huì)議報(bào)到地點(diǎn)設(shè)置簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作。簽到時(shí)間應(yīng)提前[X]分鐘開始，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)簽到入場。2.參會(huì)人員簽到時(shí)，應(yīng)出示有效證件（如會(huì)員證、身份證等），簽到工作人員核對(duì)無誤后，在簽到表上記錄參會(huì)人員姓名、單位、職務(wù)等信息，并發(fā)放會(huì)議資料。3.對(duì)于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系并了解原因，做好記錄。對(duì)于無故缺席會(huì)議的人員，應(yīng)按照商會(huì)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）會(huì)議開場1.會(huì)議開場前，主持人應(yīng)再次確認(rèn)參會(huì)人員到會(huì)情況，檢查會(huì)議設(shè)備運(yùn)行狀況，確保會(huì)議準(zhǔn)備工作就緒。2.會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡要介紹會(huì)議的目的、議程安排以及參會(huì)人員情況，宣布會(huì)議正式開始。3.按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行會(huì)議各項(xiàng)環(huán)節(jié)，如領(lǐng)導(dǎo)致辭、主題報(bào)告、分組討論等。在會(huì)議進(jìn)行過程中，主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言和討論，確保會(huì)議秩序井然。（三）會(huì)議發(fā)言1.發(fā)言人應(yīng)提前做好發(fā)言準(zhǔn)備，熟悉發(fā)言內(nèi)容，確保發(fā)言主題明確、觀點(diǎn)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.發(fā)言時(shí)應(yīng)使用普通話，語速適中，聲音洪亮，語言表達(dá)準(zhǔn)確、流暢。如有需要，可使用PPT、視頻等輔助工具進(jìn)行演示，增強(qiáng)發(fā)言效果。3.其他參會(huì)人員如有意見或建議，應(yīng)在發(fā)言人發(fā)言結(jié)束后舉手示意，經(jīng)主持人同意后進(jìn)行發(fā)言。發(fā)言應(yīng)圍繞會(huì)議主題，尊重他人觀點(diǎn)，避免重復(fù)發(fā)言或無關(guān)話題。4.主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議討論有序進(jìn)行，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見和建議。對(duì)于討論過程中出現(xiàn)的分歧或爭議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保討論能夠達(dá)成共識(shí)或取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。（四）會(huì)議表決1.對(duì)于需要進(jìn)行表決的事項(xiàng)，主持人應(yīng)明確表決方式（如舉手表決、投票表決等）、表決時(shí)間和表決范圍。2.表決票應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員，參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真填寫表決票，確保表決意見真實(shí)、準(zhǔn)確。3.表決過程中，工作人員應(yīng)認(rèn)真統(tǒng)計(jì)表決票數(shù)，確保表決結(jié)果準(zhǔn)確無誤。表決結(jié)果應(yīng)當(dāng)場宣布，并記錄在案。4.對(duì)于重要事項(xiàng)的表決，如有必要，可進(jìn)行唱票、計(jì)票，確保表決過程公開、公正、透明。（五）會(huì)議記錄1.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，會(huì)議記錄人員應(yīng)具備較強(qiáng)的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容。2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、表決結(jié)果等詳細(xì)信息。記錄過程中應(yīng)使用規(guī)范的文字和符號(hào)，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、可查。3.會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議期間集中精力進(jìn)行記錄，避免遺漏重要信息。如有必要，可使用錄音設(shè)備輔助記錄，但應(yīng)提前征得參會(huì)人員同意。4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)、決議事項(xiàng)及工作要求，經(jīng)秘書長審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并在商會(huì)官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布。（六）會(huì)議秩序維護(hù)1.會(huì)議期間，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議秩序維護(hù)工作，確保會(huì)議現(xiàn)場安靜、有序。2.提醒參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免在會(huì)議期間接打電話、發(fā)送短信等影響會(huì)議秩序的行為。3.對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，如隨意走動(dòng)、大聲喧嘩、中途退場等，工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行勸阻和制止，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。（七）會(huì)議攝影與攝像1.根據(jù)會(huì)議需要，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議攝影與攝像工作，記錄會(huì)議的重要瞬間和精彩內(nèi)容。2.會(huì)議攝影與攝像應(yīng)注重畫面質(zhì)量和內(nèi)容完整性，拍攝角度合理、光線充足，能夠全面反映會(huì)議現(xiàn)場情況。3.拍攝的照片和視頻資料應(yīng)及時(shí)整理、保存，并按照商會(huì)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和使用。照片和視頻資料可用于商會(huì)宣傳、資料存檔等目的。四、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議決議執(zhí)行1.會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議決議，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保會(huì)議決議能夠得到有效執(zhí)行。2.執(zhí)行部門應(yīng)定期向秘書長匯報(bào)決議執(zhí)行情況，對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時(shí)提出解決方案，經(jīng)秘書長審核后報(bào)會(huì)長辦公會(huì)研究決定。3.秘書長應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，定期組織檢查和評(píng)估，確保決議執(zhí)行工作按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（二）會(huì)議資料歸檔1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)將會(huì)議期間形成的各類資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議通知、會(huì)議方案、會(huì)議手冊(cè)、工作報(bào)告、議題文件、表決票、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、照片、視頻等。2.歸檔資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制詳細(xì)的目錄清單，便于查閱和管理。3.會(huì)議資料歸檔后，應(yīng)妥善保管，保存期限按照商會(huì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于重要會(huì)議資料，應(yīng)進(jìn)行電子備份，防止資料丟失或損壞。（三）會(huì)議總結(jié)與評(píng)估1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議組織過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，評(píng)估會(huì)議效果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。2.總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議籌備工作、會(huì)議組織實(shí)施、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議決議執(zhí)行情況等方面的情況，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施和建議。3.組織參會(huì)人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估，通過問卷調(diào)查、座談會(huì)等方式收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議主題、議程安排、會(huì)議組織、會(huì)議效果等方面的意見和建議，以便不斷改進(jìn)會(huì)議組織工作，提高會(huì)議質(zhì)量。（四）會(huì)議宣傳報(bào)道1.根據(jù)會(huì)議宣傳計(jì)劃，及時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行宣傳報(bào)