業(yè)務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)檔案管理，確保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、有效和安全，提高公司業(yè)務(wù)管理水平和決策支持能力，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于合同協(xié)議、項目文檔、客戶資料、業(yè)務(wù)報表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實完整原則業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學(xué)原則根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的形成特點和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則加強業(yè)務(wù)檔案的安全保護(hù)，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則。2.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.對各部門業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)培訓(xùn)，定期組織考核評估。5.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)計分析工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整和真實。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將整理好的業(yè)務(wù)檔案移交歸檔，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的日常管理，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案安全。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出查閱、借閱業(yè)務(wù)檔案的申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.業(yè)務(wù)部門檔案兼職人員應(yīng)積極配合檔案管理部門工作，做好本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和移交工作。3.公司全體員工應(yīng)增強檔案意識，妥善保管業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，及時移交歸檔。三、業(yè)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同協(xié)議類包括各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、采購合同、銷售合同等。2.項目文檔類項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等。3.客戶資料類客戶基本信息、客戶需求文檔、客戶溝通記錄、客戶反饋意見等。4.業(yè)務(wù)報表類各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、財務(wù)報表、市場分析報告等。5.其他業(yè)務(wù)文件類業(yè)務(wù)審批文件、會議紀(jì)要、工作請示與批復(fù)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集上來。2.收集的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合檔案管理的技術(shù)要求。（四）整理方法1.分類按照業(yè)務(wù)檔案的類別，分為合同協(xié)議類、項目文檔類、客戶資料類、業(yè)務(wù)報表類、其他業(yè)務(wù)文件類等一級類目。在一級類目下，根據(jù)業(yè)務(wù)特點和檔案內(nèi)容，設(shè)置二級及以下類目。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用“年份+類別代碼+順序號”的方式編制。3.編目編制業(yè)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份隨檔案裝訂成冊。4.裝訂對紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、業(yè)務(wù)檔案的歸檔（一）歸檔時間1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的業(yè)務(wù)檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于跨年度的業(yè)務(wù)項目，應(yīng)在次年的[X]月底前完成歸檔工作。（二）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門檔案兼職人員填寫《業(yè)務(wù)檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出移交檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.將《業(yè)務(wù)檔案歸檔清單》連同檔案一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對驗收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。4.核對驗收合格后，檔案管理部門在《業(yè)務(wù)檔案歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并辦理檔案交接手續(xù)。五、業(yè)務(wù)檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.按照檔案的類別、保管期限和密級，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用豎放方式，避免檔案折疊、卷曲。對于珍貴或易損檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如使用專柜存放、進(jìn)行復(fù)制備份等。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)，并異地存放。同時，建立電子檔案存儲系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。（三）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括公司章程、股東名冊、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要合同協(xié)議、重大項目文檔等。長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般業(yè)務(wù)合同、項目文檔、客戶資料等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般性業(yè)務(wù)報表、工作請示與批復(fù)等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，定期對保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）密級管理1.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)其內(nèi)容涉及的敏感程度和保密要求，劃分為絕密、機密、秘密三個密級。2.絕密級檔案是指涉及公司核心商業(yè)秘密、國家安全等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，實行專人專管。3.機密級檔案是指涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、技術(shù)秘密等的檔案，應(yīng)限制在一定范圍內(nèi)查閱和使用。4.秘密級檔案是指涉及公司一般業(yè)務(wù)信息的檔案，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.檔案管理部門應(yīng)建立健全業(yè)務(wù)檔案密級管理制度，明確密級標(biāo)識、保密措施、查閱審批程序等，確保檔案信息安全。六、業(yè)務(wù)檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息不泄露。2.本著服務(wù)公司業(yè)務(wù)、提高工作效率的原則，合理提供檔案利用服務(wù)。3.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批和利用。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，確保其與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立業(yè)務(wù)檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立業(yè)務(wù)檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)檔案的保管期限、價值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，判斷檔案是否具有保存價值。2.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)、業(yè)務(wù)活動重要程度等因素，確定檔案的保管期限。3.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)重點審查其保密期限和保密措施是否符合規(guī)定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案清單提交給鑒定工作小組，鑒定工作小組對檔案進(jìn)行逐一審查鑒定。3.鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀意見，填寫《業(yè)務(wù)檔案鑒定銷毀意見書》。4.《業(yè)務(wù)檔案鑒定銷毀意見書》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)審批通過的《業(yè)務(wù)檔案鑒定銷毀意見書》，編制《業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.按照規(guī)定的銷毀方式，對需要銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門人員、業(yè)務(wù)部門人員等共同參與，并在《業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司各部門業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、完整性，系統(tǒng)安全防護(hù)措施等。3.業(yè)務(wù)部門檔案兼職人員的工作履行情況，是否及時完成檔案收集整理和移交工作。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下