中辦會議管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會會議、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會、工作協(xié)調(diào)會等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.務實管用原則：會議內(nèi)容應緊密圍繞公司/組織中心工作，注重實際效果，解決實際問題。3.規(guī)范有序原則：會議組織、議程安排、文件準備、記錄紀要等應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保會議規(guī)范有序。二、會議分類與組織（一）會議分類1.決策性會議：如董事會會議、經(jīng)理辦公會等，主要討論和決定公司/組織重大事項、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要決策等。2.執(zhí)行性會議：如部門例會、工作協(xié)調(diào)會等，主要傳達上級指示精神，部署工作任務，協(xié)調(diào)解決工作中的問題。3.研討性會議：如專題研討會等，主要針對特定業(yè)務問題或重要課題進行深入研討，提出解決方案和建議。（二）會議組織1.會議發(fā)起各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容，報分管領導審批。涉及多個部門的會議，由牽頭部門負責填寫《會議申請表》，并與相關部門溝通協(xié)調(diào)。2.會議審批分管領導根據(jù)會議重要性和必要性進行審批，對于涉及重大事項的會議，需報主要領導批準。經(jīng)審批后的《會議申請表》交至行政部門，由行政部門負責會議的統(tǒng)籌安排。3.會議通知行政部門根據(jù)審批后的《會議申請表》，提前[X]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程安排、參會要求等。對于重要會議，可采用多種通知方式，如郵件、短信、電話等，確保參會人員及時收到通知。4.會議準備會議組織部門負責會議場地的預訂、設備調(diào)試、文件資料準備等工作。會議資料包括會議議程、匯報材料、相關文件等，應提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員做好充分準備。如需安排會議用餐或住宿，應提前與相關供應商聯(lián)系，確保服務質(zhì)量。三、會議議程與主持（一）會議議程1.議程制定會議組織部門根據(jù)會議主題和目的，制定詳細的會議議程，明確會議各項議題的順序和時間安排。議程應簡潔明了，重點突出，避免冗長和繁瑣。2.議程審核會議議程初稿完成后，需提交分管領導審核，經(jīng)審核通過后方可確定最終議程。如會議議程在會議前發(fā)生變更，應及時通知參會人員。（二）會議主持1.主持人確定決策性會議一般由公司/組織主要領導主持；執(zhí)行性會議和研討性會議根據(jù)會議主題和內(nèi)容，由分管領導或相關部門負責人主持。2.主持人職責主持人應提前熟悉會議議程和相關資料，確保會議順利進行。主持會議時，應引導參會人員圍繞會議主題展開討論，控制會議節(jié)奏和時間，避免出現(xiàn)跑題、冗長發(fā)言等情況。對會議討論的問題進行總結(jié)歸納，形成會議決議，并明確責任人和完成時間。四、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.記錄人員確定行政部門負責安排專人擔任會議記錄員，記錄員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.記錄要求記錄員應認真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論情況、決議事項等，確保記錄準確、完整。記錄應采用專用的會議記錄本，記錄格式應規(guī)范統(tǒng)一，字跡清晰。會議記錄應在會議結(jié)束后及時整理，確保記錄內(nèi)容的準確性和完整性。（二）會議紀要1.紀要撰寫會議結(jié)束后，記錄員應根據(jù)會議記錄及時撰寫會議紀要，紀要內(nèi)容應客觀、準確地反映會議討論的主要內(nèi)容和決議事項。會議紀要應包括會議基本信息（會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議主要內(nèi)容、會議決議等部分。會議紀要應語言簡潔、條理清晰，避免使用模糊、歧義的語言。2.紀要審核會議紀要初稿完成后，需提交會議主持人審核，經(jīng)審核通過后方可發(fā)送給參會人員。對于重要會議的紀要，還需提交分管領導或主要領導審批。3.紀要發(fā)放行政部門負責將審核通過的會議紀要及時發(fā)放給參會人員，并做好存檔工作。會議紀要應作為公司/組織重要文件進行管理，以備查閱和參考。五、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）決議傳達1.會議組織部門負責將會議決議及時傳達給相關責任部門和責任人，確保決議內(nèi)容傳達準確、完整。2.傳達方式可采用會議紀要、文件、郵件等形式，必要時可組織專門的傳達會議。（二）執(zhí)行跟蹤1.責任部門和責任人應按照會議決議要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并明確執(zhí)行時間節(jié)點和責任人。2.行政部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向會議主持人匯報執(zhí)行進展情況。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責任部門應及時向分管領導匯報，并提出解決方案，確保會議決議得到有效執(zhí)行。六、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主持人請假。2.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得發(fā)表與會議主題無關的言論。（二）會議組織部門紀律1.會議組織部門應認真做好會議組織和服務工作，確保會議順利進行。2.會議組織部門應嚴格遵守會議時間安排，不得隨意拖延會議時間。3.會議組織部門應妥善保管會議文件和資料，不得泄露會議機密信息。七、會議成本控制（一）場地費用控制1.根據(jù)會議規(guī)模和實際需求，合理選擇會議場地，優(yōu)先選擇公司/組織內(nèi)部會議室，降低場地租賃成本。2.對于需要租賃外部場地的會議，應通過招標、詢價等方式，選擇性價比高的場地供應商，并簽訂詳細的租賃合同。（二）設備費用控制1.充分利用公司/組織現(xiàn)有會議設備，如需租賃設備，應選擇正規(guī)的租賃公司，確保設備質(zhì)量和租賃價格合理。2.會議結(jié)束后，應及時歸還租賃設備，避免產(chǎn)生額外的租賃費用。（三）文件資料費用控制1.嚴格控制