合同軟件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同軟件的規(guī)范化管理，提高合同管理效率，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部使用的各類合同軟件的選型、采購(gòu)、使用、維護(hù)、升級(jí)以及數(shù)據(jù)管理等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則合同軟件的選型、使用等活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保合同的簽訂、履行等過程合法合規(guī)。2.安全性原則高度重視合同軟件的數(shù)據(jù)安全和信息保密，采取有效措施防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改，保障公司商業(yè)機(jī)密和合同信息的安全。3.實(shí)用性原則合同軟件應(yīng)滿足公司合同管理的實(shí)際需求，具備便捷的操作界面、完善的功能模塊，能夠提高合同管理工作的效率和質(zhì)量。4.可擴(kuò)展性原則考慮到公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，合同軟件應(yīng)具有良好的可擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)未來(lái)合同管理需求的增加和功能的拓展。二、合同軟件選型與采購(gòu)（一）需求調(diào)研1.由公司合同管理部門牽頭，會(huì)同各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，對(duì)合同管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題以及未來(lái)發(fā)展需求進(jìn)行全面深入的調(diào)研。2.調(diào)研內(nèi)容包括但不限于合同起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范、數(shù)據(jù)要求以及對(duì)軟件功能的期望等。3.形成詳細(xì)的需求調(diào)研報(bào)告，明確合同軟件應(yīng)具備的功能、性能、界面等方面的要求。（二）選型評(píng)估1.根據(jù)需求調(diào)研報(bào)告，由合同管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成選型評(píng)估小組。2.選型評(píng)估小組對(duì)市場(chǎng)上符合需求的合同軟件進(jìn)行廣泛收集和篩選，確定若干候選軟件。3.對(duì)候選軟件進(jìn)行詳細(xì)的功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全測(cè)試、用戶體驗(yàn)測(cè)試等，評(píng)估其是否滿足公司合同管理的實(shí)際需求。4.參考軟件供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素，綜合比較各候選軟件的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，形成選型評(píng)估報(bào)告，推薦適合公司的合同軟件。（三）采購(gòu)流程1.根據(jù)選型評(píng)估報(bào)告，由公司采購(gòu)部門按照公司采購(gòu)管理制度，組織合同軟件的采購(gòu)工作。2.采購(gòu)過程中，應(yīng)與軟件供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確軟件的功能、價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)軟件的交付、安裝、調(diào)試等工作，確保軟件按時(shí)投入使用。三、合同軟件使用管理（一）用戶權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)公司合同管理的職責(zé)分工和崗位設(shè)置，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為合同軟件的使用人員設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。2.操作權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格按照最小化原則進(jìn)行分配，確保不同人員只能訪問和操作其工作職責(zé)范圍內(nèi)的合同信息和功能模塊。3.定期對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與人員崗位變動(dòng)和工作職責(zé)調(diào)整相適應(yīng)。（二）操作規(guī)范1.合同管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同軟件操作手冊(cè)，明確軟件的各項(xiàng)功能使用方法、操作流程以及注意事項(xiàng)等。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作手冊(cè)的要求進(jìn)行操作，確保合同信息錄入的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。3.在合同起草、審核、簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，避免出現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)。（三）數(shù)據(jù)管理1.合同軟件應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。2.加強(qiáng)對(duì)合同數(shù)據(jù)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)清理無(wú)效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.嚴(yán)格控制對(duì)合同數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自訪問、修改或刪除合同數(shù)據(jù)。四、合同軟件維護(hù)與升級(jí)（一）日常維護(hù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)合同軟件的日常維護(hù)工作，及時(shí)處理軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障和問題。2.定期對(duì)合同軟件進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保軟件的穩(wěn)定性和可靠性，保障合同管理工作的正常開展。3.建立軟件維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、故障原因及解決方法等信息。（二）升級(jí)管理1.信息技術(shù)部門應(yīng)密切關(guān)注合同軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級(jí)信息，及時(shí)評(píng)估升級(jí)對(duì)公司合同管理工作的影響。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定合理的軟件升級(jí)計(jì)劃，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。3.軟件升級(jí)過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保升級(jí)工作順利進(jìn)行，不影響公司合同管理業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。五、合同軟件安全管理（一）安全策略制定1.信息技術(shù)部門應(yīng)制定合同軟件安全策略，明確安全目標(biāo)、安全措施、安全責(zé)任等內(nèi)容。2.安全策略應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證與授權(quán)、訪問控制等方面，確保合同軟件系統(tǒng)的安全性。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等先進(jìn)的安全技術(shù)手段，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)合同軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)用戶賬號(hào)和密碼的管理，要求用戶定期更換密碼，并設(shè)置強(qiáng)密碼策略。（三）安全審計(jì)與監(jiān)控1.建立合同軟件安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志、訪問記錄等進(jìn)行定期審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為并進(jìn)行調(diào)查處理。2.利用安全監(jiān)控工具對(duì)合同軟件系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并響應(yīng)安全事件。六、合同軟件培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.合同管理部門應(yīng)根據(jù)公司合同管理工作的實(shí)際需求和軟件使用人員的情況，制定合同軟件培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)人員等詳細(xì)信息。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃，組織合同軟件使用人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)演示等多種形式。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括合同軟件的基本功能、操作方法、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)管理等方面，確保使用人員能夠熟練掌握軟件的使用。3.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)設(shè)置互動(dòng)環(huán)節(jié)，及時(shí)解答使用人員的疑問，收集反饋意見，以便對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和方式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。（三）技術(shù)支持1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立完善的合同軟件技術(shù)支持體系，為使用人員提供及時(shí)、有效的技術(shù)支持服務(wù)。2.設(shè)立技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)平臺(tái)，使用人員在使用過程中遇到問題可隨時(shí)咨詢。3.對(duì)于復(fù)雜問題，技術(shù)支持人員應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行解決，確保不影響合同管理工作的正常進(jìn)行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同軟件的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括用戶權(quán)限設(shè)置、操作規(guī)范執(zhí)行、數(shù)據(jù)管理、安全管理等方面。2.信息技術(shù)部門應(yīng)配合合同管理部門做好監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和數(shù)據(jù)信息。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.建立合同軟件使用考核機(jī)制，將合同軟件的使用情況納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系。2.考核指標(biāo)包括合同信息錄入準(zhǔn)確性、合同管理工作效率提升情況、軟件安全運(yùn)行情況、用戶滿意度等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)到考核要求的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)