會(huì)議記者管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議期間記者的管理工作，確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確傳遞，維護(hù)公司形象，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、年度工作會(huì)議、專(zhuān)題研討會(huì)等，以及因會(huì)議需要邀請(qǐng)的記者。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及新聞行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保記者管理工作合法合規(guī)。2.有序管理原則：對(duì)會(huì)議記者進(jìn)行統(tǒng)一、有序的管理，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程。3.信息安全原則：保障會(huì)議信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的信息泄露。4.服務(wù)與監(jiān)督并重原則：在為記者提供必要服務(wù)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)記者行為的監(jiān)督。二、記者邀請(qǐng)（一）邀請(qǐng)流程1.需求評(píng)估：會(huì)議組織部門(mén)提前評(píng)估會(huì)議的重要性、影響力以及是否需要進(jìn)行媒體報(bào)道。對(duì)于需要邀請(qǐng)記者的會(huì)議，確定邀請(qǐng)的媒體范圍、記者數(shù)量及類(lèi)型（如文字記者、攝影記者、攝像記者等）。2.名單確定：根據(jù)需求評(píng)估結(jié)果，由會(huì)議組織部門(mén)會(huì)同公司公關(guān)部門(mén)共同確定擬邀請(qǐng)記者的名單。名單應(yīng)綜合考慮媒體的影響力、覆蓋面以及與公司的合作關(guān)系等因素。3.邀請(qǐng)發(fā)出：通過(guò)正式的邀請(qǐng)函、郵件或電話(huà)等方式向確定的記者發(fā)出邀請(qǐng)。邀請(qǐng)函應(yīng)明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程安排以及對(duì)記者的相關(guān)要求等信息。（二）邀請(qǐng)要求1.邀請(qǐng)記者應(yīng)秉持公正、客觀的原則，不得因記者所屬媒體的立場(chǎng)或與公司的特殊關(guān)系而有所偏向。2.確保邀請(qǐng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致記者無(wú)法按時(shí)參會(huì)或產(chǎn)生誤解。3.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前預(yù)留足夠的時(shí)間給記者安排行程，確保其能夠順利參加會(huì)議。三、記者接待（一）接待準(zhǔn)備1.場(chǎng)地安排：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和記者數(shù)量，合理安排記者的休息、采訪場(chǎng)地。休息場(chǎng)地應(yīng)提供必要的飲品、座位等設(shè)施；采訪場(chǎng)地應(yīng)確保光線充足、網(wǎng)絡(luò)暢通，并配備相應(yīng)的采訪設(shè)備，如桌椅、麥克風(fēng)、電源插座等。2.資料準(zhǔn)備：為記者準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)的資料，包括會(huì)議背景資料、議程安排、發(fā)言人簡(jiǎn)介、公司宣傳資料等。資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，能夠滿(mǎn)足記者報(bào)道的需求。3.人員安排：指定專(zhuān)門(mén)的接待人員負(fù)責(zé)與記者溝通協(xié)調(diào)，解答記者的疑問(wèn)，協(xié)助記者辦理相關(guān)手續(xù)。接待人員應(yīng)熟悉會(huì)議情況和公司業(yè)務(wù)，具備良好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)。（二）接待流程1.簽到入場(chǎng)：記者到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后，接待人員引導(dǎo)其簽到，并發(fā)放會(huì)議資料和相關(guān)證件。證件應(yīng)明確記者的身份、采訪區(qū)域等信息。2.休息安排：引導(dǎo)記者前往休息場(chǎng)地休息，為其提供飲品等服務(wù)。在休息期間，接待人員可與記者進(jìn)行簡(jiǎn)單交流，了解其報(bào)道需求和關(guān)注點(diǎn)。3.采訪協(xié)助：根據(jù)會(huì)議安排和記者需求，協(xié)助記者進(jìn)行采訪活動(dòng)。安排專(zhuān)人陪同記者前往采訪區(qū)域，確保采訪過(guò)程順利進(jìn)行。對(duì)于重要采訪，可提前協(xié)調(diào)相關(guān)發(fā)言人或參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。4.用餐安排：如需為記者提供用餐服務(wù)，應(yīng)提前做好安排。用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理，確保飲食衛(wèi)生和質(zhì)量。（三）接待要求1.接待人員應(yīng)熱情、周到地為記者提供服務(wù)，不得出現(xiàn)推諉、敷衍等情況。2.嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得向記者透露未經(jīng)授權(quán)的會(huì)議信息。3.尊重記者的采訪權(quán)利，不得干擾記者的正常采訪活動(dòng)。四、記者采訪管理（一）采訪區(qū)域與時(shí)間限制1.明確劃定會(huì)議的采訪區(qū)域，在采訪區(qū)域內(nèi)記者可自由進(jìn)行采訪活動(dòng)。采訪區(qū)域應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和安全要求進(jìn)行合理設(shè)置，確保不影響會(huì)議的正常進(jìn)行和參會(huì)人員的隱私。2.規(guī)定記者的采訪時(shí)間，一般應(yīng)在會(huì)議規(guī)定的允許采訪時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行采訪。對(duì)于重要會(huì)議或敏感議題，可能會(huì)限制采訪時(shí)間或采取分階段采訪的方式，以確保信息的有序傳遞和會(huì)議的安全。（二）采訪內(nèi)容管理1.要求記者如實(shí)記錄采訪內(nèi)容，不得歪曲、夸大或虛假報(bào)道會(huì)議信息。采訪過(guò)程中，記者如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步核實(shí)的信息，應(yīng)通過(guò)正規(guī)渠道向會(huì)議組織部門(mén)或相關(guān)發(fā)言人進(jìn)行詢(xún)問(wèn)。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息或尚未公開(kāi)的決策內(nèi)容等，嚴(yán)禁記者進(jìn)行采訪報(bào)道。會(huì)議組織部門(mén)和接待人員應(yīng)提前向記者明確告知相關(guān)保密要求，并在采訪過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。（三）采訪設(shè)備管理1.對(duì)記者攜帶的采訪設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備符合會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的安全要求。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在安全隱患或可能對(duì)會(huì)議秩序造成影響的情況，應(yīng)及時(shí)與記者溝通，要求其采取相應(yīng)措施或更換設(shè)備。2.規(guī)定記者在采訪過(guò)程中對(duì)設(shè)備的使用規(guī)范，如不得在采訪區(qū)域內(nèi)隨意放置設(shè)備影響他人通行，不得使用設(shè)備進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的錄音、錄像或拍照等。五、會(huì)議信息發(fā)布管理（一）信息審核1.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議信息進(jìn)行審核，確保發(fā)布的信息準(zhǔn)確、完整、客觀。審核內(nèi)容包括會(huì)議基本情況、重要決策、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)要點(diǎn)等。2.對(duì)于涉及公司重大利益、敏感信息或可能引起社會(huì)廣泛關(guān)注的會(huì)議信息，應(yīng)提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核批準(zhǔn)后再行發(fā)布。（二）發(fā)布渠道與方式1.明確會(huì)議信息的發(fā)布渠道，一般包括公司官方網(wǎng)站、官方社交媒體賬號(hào)、新聞媒體合作平臺(tái)等。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和影響力，選擇合適的發(fā)布渠道進(jìn)行信息傳播。2.規(guī)定信息發(fā)布的方式，如通過(guò)新聞通稿、專(zhuān)題報(bào)道、視頻直播等形式進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布內(nèi)容應(yīng)符合各渠道的要求和規(guī)范，確保信息能夠有效傳達(dá)給目標(biāo)受眾。（三）發(fā)布時(shí)間與頻率1.確定會(huì)議信息的發(fā)布時(shí)間，一般應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)發(fā)布。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)在第一時(shí)間發(fā)布關(guān)鍵信息，后續(xù)再根據(jù)情況進(jìn)行詳細(xì)報(bào)道。2.合理控制信息發(fā)布的頻率，避免過(guò)度發(fā)布或重復(fù)發(fā)布導(dǎo)致信息冗余。同時(shí)，要根據(jù)信息的時(shí)效性和重要性，適時(shí)調(diào)整發(fā)布頻率。六、記者行為規(guī)范（一）遵守會(huì)議紀(jì)律1.記者應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議的時(shí)間安排。不得遲到、早退或無(wú)故缺席會(huì)議。2.在會(huì)議期間，應(yīng)保持安靜，不得隨意走動(dòng)、大聲喧嘩或接聽(tīng)電話(huà)，以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。（二）尊重參會(huì)人員1.尊重會(huì)議的組織者、發(fā)言人及其他參會(huì)人員，不得對(duì)其進(jìn)行無(wú)禮、不當(dāng)?shù)难孕小?.在采訪過(guò)程中，如需提問(wèn)或?qū)で髱椭?，?yīng)禮貌、謙遜地與相關(guān)人員進(jìn)行溝通。（三）保守會(huì)議秘密1.嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)會(huì)議期間獲取的涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等內(nèi)容予以保密，不得向任何第三方泄露。2.未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，不得擅自將會(huì)議信息用于商業(yè)目的或其他非官方報(bào)道用途。（四）規(guī)范采訪行為1.按照規(guī)定的采訪區(qū)域和時(shí)間進(jìn)行采訪活動(dòng)，不得擅自擴(kuò)大采訪范圍或延長(zhǎng)采訪時(shí)間。2.在采訪過(guò)程中，應(yīng)使用文明、規(guī)范的語(yǔ)言，不得進(jìn)行惡意炒作或不實(shí)報(bào)道。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記者的管理工作進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)由公司公關(guān)部門(mén)、會(huì)議組織部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、視頻監(jiān)控、與記者及接待人員溝通等方式，對(duì)記者的參會(huì)情況、采訪行為、信息發(fā)布等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本管理辦法的記者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施。處理措施包括口頭警告、書(shū)面警告、限制采訪資格、取消合作關(guān)系等。2.如記者的違規(guī)行為給公司造成損失的，公司有權(quán)依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。（三）考核評(píng)估1.定期對(duì)會(huì)議記者的管理工作進(jìn)行考核評(píng)估，考核內(nèi)容包括記者的邀請(qǐng)情況、接待滿(mǎn)意度、采訪報(bào)道質(zhì)量、遵守行為規(guī)范等方面。2.根據(jù)考核評(píng)估結(jié)果，對(duì)