原料樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司原料樣品的管理，確保原料樣品的真實性、完整性和可追溯性，保證產品質量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及原料樣品的采購、接收、儲存、使用、處置等環(huán)節(jié)的管理。（三）職責分工1.采購部門負責原料樣品采購計劃的制定與執(zhí)行，確保所采購的原料樣品符合相關標準和要求，并及時提交給質量控制部門。2.質量控制部門負責原料樣品的檢驗、分析和判定，確保原料樣品質量符合規(guī)定標準；負責建立和維護原料樣品的質量檔案；對不合格原料樣品提出處理意見。3.倉庫管理部門負責原料樣品的儲存管理，確保原料樣品儲存條件符合要求，保證原料樣品的質量穩(wěn)定；負責原料樣品的出入庫登記和賬物管理。4.使用部門負責按照規(guī)定使用原料樣品，確保使用過程的準確性和規(guī)范性；配合質量控制部門進行相關檢驗工作。5.其他相關部門在各自職責范圍內，協(xié)助做好原料樣品的管理工作。二、原料樣品的采購（一）采購計劃1.根據公司生產、研發(fā)等需求，由相關部門提前制定原料樣品采購計劃。采購計劃應明確原料樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核，報分管領導批準后實施。（二）供應商選擇1.采購部門應選擇具有良好信譽、生產能力和質量保證體系的供應商提供原料樣品。2.對新供應商，采購部門應進行實地考察，收集其相關資質證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量檢驗報告等，并建立供應商檔案。3.定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務等方面。對于評估不合格的供應商，應及時采取措施，如暫停合作、限期整改等。（三）采購合同1.采購部門與供應商簽訂采購合同時，應明確原料樣品的質量標準、數(shù)量、價格、交貨期、驗收方式等條款。2.合同中應約定雙方的權利和義務，以及違約責任等內容，確保合同的合法性和有效性。三、原料樣品的接收（一）到貨通知1.采購部門在原料樣品到貨前，應及時通知質量控制部門和倉庫管理部門做好接收準備。2.到貨通知應包括原料樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。（二）驗收1.質量控制部門負責組織對到貨原料樣品進行驗收。驗收人員應按照相關標準和合同要求，對原料樣品的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質量證明文件等進行檢查。2.對于需要進行檢驗分析的原料樣品，質量控制部門應按照規(guī)定的檢驗方法和流程進行檢驗。檢驗結果應記錄在案，并出具檢驗報告。3.如發(fā)現(xiàn)原料樣品存在質量問題或與合同約定不符，驗收人員應及時通知采購部門與供應商溝通解決，并做好相關記錄。（三）入庫1.經驗收合格的原料樣品，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)。入庫時，應核對原料樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量證明文件等信息，并在入庫單上簽字確認。2.倉庫管理部門應按照規(guī)定的儲存條件和方式，對原料樣品進行分類存放，并做好標識。標識應包括原料樣品的名稱、規(guī)格、批次、入庫日期等信息。四、原料樣品的儲存（一）儲存條件1.倉庫管理部門應根據原料樣品的特性，提供適宜的儲存條件，如溫度、濕度、通風等。2.對于易受潮、易氧化、易揮發(fā)等原料樣品，應采取相應的防護措施，如密封包裝、冷藏、避光等。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應建立原料樣品庫存臺賬，詳細記錄原料樣品的出入庫情況，包括名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量、入庫日期、出庫日期、領用部門等信息。2.定期對原料樣品進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因，并進行處理。3.對超過保質期或儲存期限的原料樣品，倉庫管理部門應及時清理，并做好記錄。（三）庫存環(huán)境維護1.倉庫管理部門應定期對庫存環(huán)境進行檢查和維護，確保儲存條件符合要求。2.保持倉庫內清潔衛(wèi)生，防止原料樣品受到污染。五、原料樣品的使用（一）使用申請1.使用部門如需使用原料樣品，應提前填寫使用申請表，注明原料樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、預計使用時間等信息。2.使用申請表需經部門負責人審核，報分管領導批準后，方可到倉庫管理部門領取原料樣品。（二）領用1.倉庫管理部門根據批準的使用申請表，辦理原料樣品的領用手續(xù)。領用人員應在領用單上簽字確認。2.領用人員應按照規(guī)定的數(shù)量和要求領取原料樣品，不得擅自多領或挪用。（三）使用過程管理1.使用部門應按照規(guī)定的方法和流程使用原料樣品，確保使用過程的準確性和規(guī)范性。2.使用過程中，如發(fā)現(xiàn)原料樣品存在質量問題或異常情況，應及時停止使用，并通知質量控制部門進行處理。3.使用部門應做好原料樣品使用記錄，記錄內容包括使用時間、使用人員、使用數(shù)量、使用情況等信息。六、原料樣品的處置（一）檢驗合格樣品的處置1.經檢驗合格的原料樣品，使用部門可按照規(guī)定進行后續(xù)處理，如用于生產、研發(fā)等。2.剩余的合格原料樣品，倉庫管理部門應及時辦理退庫手續(xù)。（二）檢驗不合格樣品的處置1.經檢驗不合格的原料樣品，質量控制部門應及時出具不合格報告，并通知采購部門與供應商溝通處理。2.采購部門應要求供應商在規(guī)定時間內提出處理意見，如退貨、換貨、補貨等。3.根據供應商的處理意見，質量控制部門和倉庫管理部門進行相應的處置。如退貨，倉庫管理部門應辦理退貨手續(xù)，并做好記錄；如換貨或補貨，應按照相關流程進行操作。4.對不合格原料樣品的處置過程，應進行詳細記錄，包括不合格情況、處理措施、處理結果等信息。（三）過期樣品的處置1.對超過保質期或儲存期限的原料樣品，倉庫管理部門應及時清理，并填寫過期樣品處置申請表。2.過期樣品處置申請表需經部門負責人審核，報分管領導批準后，按照規(guī)定的方式進行處置，如銷毀、報廢等。3.對過期樣品的處置過程，應進行拍照或錄像，并做好記錄，確保處置過程可追溯。七、質量檔案管理（一）檔案建立1.質量控制部門負責建立原料樣品質量檔案，檔案內容應包括原料樣品的采購信息、供應商信息、驗收記錄、檢驗報告、使用記錄、處置記錄等。2.質量檔案應按照原料樣品的類別和批次進行分類管理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）檔案更新1.隨著原料樣品管理過程中相關信息的變化，質量控制部門應及時更新質量檔案。2.如原料樣品的檢驗結果有新的補充、供應商信息發(fā)生變更、使用情況有新的記錄等，都應在質量檔案中進行相應更新。（三）檔案查閱1.公司內部相關部門因工作需要查閱原料樣品質量檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到質量控制部門查閱。2.質量控制部門應做好檔案查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對原料樣品管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括采購、接收、儲存、使用、處置等環(huán)節(jié)的管理是否符合規(guī)定要求。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部檢查1.積極配合政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等對公司原料樣品管理情況的監(jiān)督檢查。2.對于外部檢查提出的意見和建議，公司應認真對待，及時整改，并將整改情況報告相關部門。九、培訓與考核（一）培訓1.人力資源部門應定期組織原料樣品管理相關知識的培訓，提高員工對原料樣品管理重要性的認識和管理水平。2.培訓內容包括原料樣品管理辦法、相關標準和規(guī)范、操作流程等。（二）考核1.