印章管理辦法法律一、總則（一）目的為加強公司印章管理，維護公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用流程，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的各類印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章及其他專用章。（三）印章定義1.公章：公司對外行使權(quán)力、承擔責任的正式印章，具有最高法律效力。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等具有法律約束力文件的印章。3.財務(wù)專用章：專門用于公司財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)活動的印章。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章。5.部門章：各部門為履行其職責范圍內(nèi)業(yè)務(wù)而使用的印章。6.其他專用章：公司根據(jù)特定業(yè)務(wù)需要刻制的，用于特定事項的印章，如發(fā)票專用章、報關(guān)專用章等。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保印章使用合法合規(guī)。2.專人專管原則：各類印章應(yīng)指定專人負責保管，明確保管人員職責，確保印章安全。3.審批使用原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，未經(jīng)批準不得擅自使用。4.登記備案原則：建立印章使用登記制度，對印章使用情況進行詳細記錄，以備查詢和追溯。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司總經(jīng)理審批。2.涉及公司重大事項或重要文件使用的印章，如公章、合同專用章等，需經(jīng)公司董事會審議通過后，方可申請刻制。（二）刻制流程1.經(jīng)審批同意刻制的印章，由公司行政部門統(tǒng)一負責辦理刻制手續(xù)。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好的印章刻制單位進行刻制。2.刻制單位應(yīng)按照公司提供的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進行刻制，并在規(guī)定時間內(nèi)完成交付。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對印章進行驗收，檢查印章的外觀、尺寸、文字、圖案等是否符合要求，確保印章質(zhì)量合格。（三）啟用備案1.印章經(jīng)驗收合格后，由行政部門填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印章印模。經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可啟用。2.印章啟用前，行政部門應(yīng)將印章印模及啟用信息在公司內(nèi)部進行備案，并將印章啟用情況告知相關(guān)部門和人員。同時，應(yīng)將印章印模報送公安機關(guān)備案，以備查驗。三、印章的保管（一）保管人員職責1.公司應(yīng)指定專人負責印章的保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴格遵守印章保管制度。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全存放，防止印章被盜、丟失、損壞或擅自使用。如發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。3.保管人員應(yīng)嚴格按照印章使用審批流程辦理印章使用手續(xù)，對不符合規(guī)定的印章使用申請有權(quán)拒絕，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。4.保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查和維護，確保印章清晰、完好，如發(fā)現(xiàn)印章磨損或損壞，應(yīng)及時報告行政部門，并申請更換。（二）保管方式1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)實行雙人保管制度，分別由不同的人員負責保管鑰匙和印章實體，確保印章使用的安全性和可控性。2.部門章及其他專用章可由各部門指定專人負責保管，但應(yīng)明確保管人員職責，并報行政部門備案。3.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)辦理嚴格的交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責任明確。交接手續(xù)應(yīng)包括填寫《印章交接清單》，雙方簽字確認，并經(jīng)行政部門負責人監(jiān)交。（三）保管環(huán)境1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，保險柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并定期更換密碼。2.印章保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保印章存放環(huán)境安全。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章的使用范圍主要包括：公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、文件、信函等；公司向上級主管部門、政府部門報送的各類報告、請示、報表等；公司內(nèi)部發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報等；公司對外開展的各類業(yè)務(wù)活動、商務(wù)往來等。2.合同專用章的使用范圍主要為簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件。3.財務(wù)專用章的使用范圍主要涉及公司財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)活動，如開具發(fā)票、支票、匯票等。4.法定代表人章的使用范圍主要為代表公司法定代表人行使職權(quán)，如簽署重要文件、合同等。5.部門章的使用范圍僅限于各部門職責范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)事項，如部門內(nèi)部文件、通知、報表等。6.其他專用章的使用范圍應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行，僅限于特定業(yè)務(wù)事項的辦理。（二）使用流程1.申請：需要使用印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報相關(guān)審批人審批。2.審批：審批人應(yīng)根據(jù)用印事項的性質(zhì)、重要程度等因素進行嚴格審核，確保用印事項合法合規(guī)、真實有效。對于涉及公司重大事項、重要文件的用印，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人員應(yīng)按照審批意見，在規(guī)定的文件或材料上加蓋印章，并確保印章加蓋清晰、端正。用印過程中，應(yīng)嚴格遵守印章使用規(guī)定，不得擅自擴大用印范圍或超越審批權(quán)限使用印章。4.登記：印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息，以備查詢和追溯。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況或特殊原因，無法事先辦理印章使用審批手續(xù)的，用印部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)審批人同意后，先行用印，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)，并在《印章使用登記簿》上注明原因。2.對于涉及多部門聯(lián)合辦理的事項需要用印的，由主辦部門負責填寫《印章使用申請表》，并按照審批流程進行審批。其他聯(lián)合部門應(yīng)在申請表上簽署意見，明確各自的責任和義務(wù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)使用的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用流程1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，報公司總經(jīng)理審批。經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員印章停用事宜，并收回印章。3.印章停用后，保管人員應(yīng)將印章妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄。（三）銷毀流程1.對于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并附上印章印模。經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可進行銷毀。2.印章銷毀應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)、信譽良好的銷毀單位進行，并在行政部門人員的監(jiān)督下進行。銷毀過程中，應(yīng)確保印章徹底銷毀，無法恢復(fù)使用。3.印章銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具《印章銷毀證明》，證明印章已被銷毀。行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀證明》等相關(guān)資料存檔備案，以備查詢。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責對印章管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理工作符合本辦法規(guī)定。檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用審批情況、登記備案情況等。2.公司審計部門負責對印章管理情況進行審計監(jiān)督，檢查印章使用是否合規(guī)、合理，是否存在違規(guī)使用印章造成公司損失的情況。3.各部門應(yīng)積極配合公司行政部門和審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供印章管理相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受公安機關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供印章管理相關(guān)資料，配合公安機關(guān)做好印章備案、查驗等工作。2.對于涉及公司重大事項、重要文件的印章使用情況，公司可邀請律師事務(wù)所等專業(yè)機構(gòu)進行法律審查，確保印章使用合法合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；構(gòu)成違法犯罪