印章異地管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章異地使用的管理，規(guī)范印章使用行為，防范印章管理風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在異地開展業(yè)務(wù)活動過程中涉及的各類印章的管理，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則印章使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章使用行為合法有效。2.審慎管理原則加強對印章異地使用的審批和監(jiān)管，嚴(yán)格控制印章使用范圍和條件，防止印章濫用。3.安全保密原則采取有效措施確保印章在異地流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止印章丟失、被盜用或篡改，同時做好印章使用信息的保密工作。二、印章管理職責(zé)（一）印章管理部門公司設(shè)立專門的印章管理部門，負責(zé)印章的統(tǒng)一管理，包括印章的刻制、保管、使用、回收、銷毀等工作。印章管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)印章的日常管理，并建立印章管理臺賬，詳細記錄印章的使用情況。（二）印章使用部門各印章使用部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)印章的申請使用，并對印章使用的真實性、合法性和必要性負責(zé)。印章使用部門應(yīng)指定專人作為印章使用經(jīng)辦人，具體辦理印章使用手續(xù)。（三）審批部門根據(jù)印章使用的性質(zhì)和金額，分別由不同層級的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。一般事項由部門負責(zé)人審批，重要事項由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項由法定代表人審批。審批部門應(yīng)嚴(yán)格審查印章使用申請，確保印章使用符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。三、印章異地使用流程（一）申請1.印章使用經(jīng)辦人應(yīng)填寫《印章異地使用申請表》，詳細注明申請使用印章的事項、用途、使用期限、使用地點等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請表應(yīng)附上相關(guān)的業(yè)務(wù)文件、合同、協(xié)議等資料，以便審批部門了解印章使用的背景和必要性。（二）審批1.申請表提交后，按照審批權(quán)限依次進行審批。審批部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。2.對于不符合規(guī)定或存在風(fēng)險的印章使用申請，審批部門應(yīng)及時駁回，并說明理由。（三）印章交接1.經(jīng)審批同意后，印章管理部門與印章使用經(jīng)辦人進行印章交接。交接時應(yīng)填寫《印章異地交接登記表》，詳細記錄印章交接的時間、地點、印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.印章使用經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管印章，確保印章在使用過程中的安全。使用完畢后，應(yīng)及時將印章交回印章管理部門。（四）印章使用1.印章使用經(jīng)辦人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和規(guī)定的用途使用印章，不得擅自更改印章使用內(nèi)容。2.在印章使用過程中，應(yīng)確保印章清晰、完整，不得在空白紙張或文件上加蓋印章。如需在空白合同或協(xié)議上加蓋印章，必須在填寫完整相關(guān)內(nèi)容后再行蓋章。（五）印章歸還1.印章使用完畢后，印章使用經(jīng)辦人應(yīng)及時將印章歸還印章管理部門。歸還時，雙方應(yīng)再次進行核對，確認(rèn)印章的數(shù)量、狀態(tài)等與交接時一致，并在《印章異地交接登記表》上簽字確認(rèn)。2.印章管理部門應(yīng)對歸還的印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、印章異地保管（一）保管方式1.對于因業(yè)務(wù)需要在異地臨時保管的印章，應(yīng)采取安全可靠的保管方式，如存放在公司指定的保險柜或其他安全設(shè)施內(nèi)，并確保存放地點具備防火、防盜、防潮等條件。2.如因特殊情況需要委托他人保管印章，必須經(jīng)過公司批準(zhǔn)，并簽訂《印章異地委托保管協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。委托保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格按照協(xié)議規(guī)定保管印章。（二）保管人員職責(zé)1.保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出保管地點。2.建立印章保管臺賬，詳細記錄印章的使用情況，包括使用時間、使用人、使用事項等信息。3.定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向印章管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施。五、印章異地使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對印章異地使用情況進行審計檢查，重點檢查印章使用的審批程序是否合規(guī)、印章使用記錄是否完整、印章保管是否安全等。2.印章管理部門應(yīng)加強對印章異地使用的日常監(jiān)督，定期對印章使用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供印章異地使用的有關(guān)資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。六、印章異地使用風(fēng)險防范（一）風(fēng)險識別1.印章管理部門、使用部門和審批部門應(yīng)定期對印章異地使用過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，如印章被盜用、濫用、丟失等風(fēng)險。2.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，明確責(zé)任人和防范期限，確保風(fēng)險得到有效控制。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.加強印章使用人員的培訓(xùn)和教育，提高其風(fēng)險意識和法律意識，確保印章使用行為合法合規(guī)。2.采用先進的印章管理技術(shù)和設(shè)備，如印章防偽系統(tǒng)、印章監(jiān)控設(shè)備等，提高印章管理的安全性和可靠性。3.建立印章異地使用應(yīng)急預(yù)案，明確在印章出現(xiàn)異常情況時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保能夠及時、有效地應(yīng)對突發(fā)風(fēng)險。七、印章異地使用檔案管理（一）檔案內(nèi)容印章異地使用檔案應(yīng)包括《印章異地使用申請表》、相關(guān)業(yè)務(wù)文件、合同、協(xié)議、《印章異地交接登記表》、印章使用記錄等資料。（二）檔案保管印章異地使用檔案由印章管理部門負責(zé)保管，保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案應(yīng)妥善存放，便于查閱和調(diào)用。（三）檔案查閱因工作需要查閱印章異地使用檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)審批同意后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。八