世行檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)世行項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目實(shí)施、監(jiān)督、評(píng)估及后續(xù)管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于世行貸款或贈(zèng)款項(xiàng)目在公司/組織內(nèi)部的檔案管理工作，包括項(xiàng)目準(zhǔn)備、實(shí)施、竣工驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)等全過程形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映世行項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)文件，保證檔案資料的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和連貫性。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善世行檔案管理制度，并組織實(shí)施。對(duì)世行項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督。集中統(tǒng)一管理世行項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)本部門世行項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、歸檔和驗(yàn)收等工作。3.相關(guān)人員世行項(xiàng)目參與人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料交所在部門，確保文件材料的完整和準(zhǔn)確。二、檔案的形成與收集（一）形成要求1.世行項(xiàng)目文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和記錄工具，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水、中性筆等，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等易褪色的書寫材料。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，具備有效法律憑證作用的文件必須符合有關(guān)法律規(guī)定的要求。（二）收集范圍1.項(xiàng)目準(zhǔn)備階段項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等文件。與世行及相關(guān)部門的往來函件、會(huì)議紀(jì)要等。項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件及審查意見等。2.項(xiàng)目實(shí)施階段項(xiàng)目采購文件，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購合同等。項(xiàng)目建設(shè)過程中的各類施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理文件，如資金申請(qǐng)報(bào)告、預(yù)算批復(fù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。項(xiàng)目監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)文件，如監(jiān)測(cè)計(jì)劃、監(jiān)測(cè)報(bào)告、中期評(píng)估報(bào)告等。項(xiàng)目相關(guān)的培訓(xùn)、會(huì)議、考察等活動(dòng)文件。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。項(xiàng)目竣工決算報(bào)告及審計(jì)意見。項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告等。4.項(xiàng)目后評(píng)價(jià)階段項(xiàng)目后評(píng)價(jià)計(jì)劃、實(shí)施情況報(bào)告、評(píng)價(jià)結(jié)論及建議等文件。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，整理并向檔案管理部門移交。2.對(duì)于重大事項(xiàng)或緊急文件，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。（四）收集程序1.項(xiàng)目部門指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目部門移交的文件材料進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的文件材料退回項(xiàng)目部門補(bǔ)充完善。3.經(jīng)核對(duì)無誤的文件材料，由檔案管理部門辦理接收手續(xù)，并進(jìn)行登記。三、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)世行項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目階段、文件類型、保管期限等進(jìn)行分類。1.項(xiàng)目階段分類準(zhǔn)備階段檔案實(shí)施階段檔案竣工驗(yàn)收階段檔案后評(píng)價(jià)階段檔案2.文件類型分類綜合管理類文件采購文件工程建設(shè)文件財(cái)務(wù)管理文件監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)文件其他文件3.保管期限分類永久保管檔案定期保管檔案，分為[X]年、[X]年等不同期限。（二）編號(hào)規(guī)則1.世行項(xiàng)目檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱檔案類別年度順序號(hào)”的格式。2.項(xiàng)目名稱：填寫世行項(xiàng)目的全稱。3.檔案類別：用大寫字母表示，如“Z”表示綜合管理類，“C”表示采購文件等。4.年度：填寫文件形成的年度，如“20XX”。5.順序號(hào)：按照文件整理的先后順序依次編號(hào)，從“001”開始。（三）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，按照分類標(biāo)準(zhǔn)將文件材料歸入相應(yīng)的類別和保管期限。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁右上角加蓋編號(hào)章。3.編制文件目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、保管期限等。4.按照文件的內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律，對(duì)文件進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等整理工作，確保檔案的整齊、美觀和便于保管利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案密級(jí)管理1.世行項(xiàng)目檔案根據(jù)其內(nèi)容涉及的敏感程度，劃分為不同的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)密級(jí)檔案的查閱、借閱和利用進(jìn)行嚴(yán)格審批和登記。3.接觸密級(jí)檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息不泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和世行項(xiàng)目檔案的實(shí)際情況，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從項(xiàng)目的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查。2.根據(jù)保管期限的規(guī)定，判定檔案是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定審批表進(jìn)行審核，提出審核意見。3.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定檔案的存毀。（五）銷毀程序1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等內(nèi)容。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案利用的人次、利用時(shí)間、利用方式等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的措施和建議。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱世行項(xiàng)目檔案。2.世行及相關(guān)部門因項(xiàng)目監(jiān)督、檢查、評(píng)估等工作需要查閱檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因合法理由查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門設(shè)立查閱室，提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其出具檔案證明材料。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供檔案查閱、借閱或出具證明等服務(wù)。4.利用者查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記表或借閱登記簿上簽字