使用許可管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)各類資源使用許可的規(guī)范管理，確保資源的合理利用和安全流轉(zhuǎn)，保障公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及的所有使用許可相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于軟件使用許可、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用許可、設(shè)備使用許可、場(chǎng)地使用許可等各類資源的許可管理。（三）基本原則1.合法性原則所有使用許可活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保許可行為的合法性和有效性。2.合規(guī)性原則使用許可的授予、變更、終止等操作應(yīng)符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)流程要求，保證合規(guī)運(yùn)行。3.合理性原則根據(jù)資源的性質(zhì)、使用需求及風(fēng)險(xiǎn)狀況，合理確定使用許可的條件、范圍和期限，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.安全性原則加強(qiáng)對(duì)使用許可資源的安全管理，防止未經(jīng)授權(quán)的使用、泄露、篡改等行為，保障公司/組織信息及資產(chǎn)安全。二、使用許可的分類與定義（一）軟件使用許可指公司/組織獲得的合法使用特定軟件的授權(quán)，包括商業(yè)軟件、開源軟件等不同類型軟件的使用許可。根據(jù)使用范圍和功能限制，可分為單機(jī)許可、網(wǎng)絡(luò)許可、并發(fā)許可等。（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用許可涵蓋公司/組織對(duì)專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)的使用授權(quán)。通過簽訂許可協(xié)議，獲得在一定期限和范圍內(nèi)使用他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)的權(quán)利，以促進(jìn)自身業(yè)務(wù)發(fā)展和創(chuàng)新。（三）設(shè)備使用許可針對(duì)公司/組織內(nèi)部的各類設(shè)備，如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備等，明確設(shè)備的使用權(quán)限和責(zé)任范圍。包括設(shè)備的領(lǐng)用、歸還、維護(hù)等環(huán)節(jié)的許可管理。（四）場(chǎng)地使用許可涉及公司/組織內(nèi)部場(chǎng)地的使用安排，如辦公區(qū)域、會(huì)議室、倉庫等。規(guī)定場(chǎng)地的使用時(shí)間、用途、人員限制等條件，確保場(chǎng)地資源的合理利用。三、使用許可的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.使用部門或個(gè)人根據(jù)實(shí)際需求，填寫《使用許可申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)使用的資源類別、使用目的、使用期限、使用范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽署意見。3.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門進(jìn)行專業(yè)審核。例如，軟件使用許可申請(qǐng)需經(jīng)信息技術(shù)部門審核，知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用許可申請(qǐng)需經(jīng)法務(wù)部門審核等。職能部門根據(jù)專業(yè)知識(shí)和管理規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審查，提出審核意見。4.審核通過的申請(qǐng)表提交至公司/組織管理層進(jìn)行最終審批。管理層綜合考慮公司/組織整體利益、資源狀況等因素，做出審批決定。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.符合公司/組織業(yè)務(wù)需求和發(fā)展戰(zhàn)略，申請(qǐng)使用的資源能夠?yàn)楣?組織帶來明確的價(jià)值。2.申請(qǐng)使用的資源在公司/組織現(xiàn)有資源配置范圍內(nèi)，或已通過合理的資源規(guī)劃和預(yù)算安排。3.申請(qǐng)使用的資源不存在法律風(fēng)險(xiǎn)，符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.申請(qǐng)使用的資源使用期限、范圍等條件合理，不會(huì)對(duì)公司/組織其他業(yè)務(wù)造成不利影響。（三）特殊情況處理對(duì)于緊急或特殊情況下的使用許可申請(qǐng)，可簡(jiǎn)化申請(qǐng)流程，但仍需按照規(guī)定進(jìn)行事后補(bǔ)報(bào)和審批。例如，因突發(fā)業(yè)務(wù)需求急需使用某項(xiàng)軟件，可先由信息技術(shù)部門進(jìn)行臨時(shí)授權(quán)，事后在一個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊申請(qǐng)和審批手續(xù)。四、使用許可的授予與簽訂（一）授予方式1.對(duì)于審核通過的申請(qǐng)，由公司/組織指定的授權(quán)部門或人員向申請(qǐng)方授予使用許可。授予方式可采用書面授權(quán)、電子授權(quán)等形式，明確許可的具體內(nèi)容和要求。2.書面授權(quán)應(yīng)加蓋公司/組織公章或相關(guān)部門印章，確保授權(quán)文件的法律效力。電子授權(quán)需通過公司/組織認(rèn)可的電子簽名技術(shù)進(jìn)行簽署，保證授權(quán)的真實(shí)性和完整性。（二）許可協(xié)議簽訂1.根據(jù)使用許可的類型和性質(zhì)，與申請(qǐng)方簽訂詳細(xì)的許可協(xié)議。許可協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括使用范圍、使用期限、使用費(fèi)用（如有）、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用許可的協(xié)議，應(yīng)特別注意知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬、使用限制、侵權(quán)責(zé)任等條款的約定，確保公司/組織在合法使用的前提下，充分保護(hù)自身及知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有者的權(quán)益。3.在簽訂許可協(xié)議前，應(yīng)組織法務(wù)部門等相關(guān)專業(yè)人員對(duì)協(xié)議條款進(jìn)行審核，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。協(xié)議簽訂后，應(yīng)妥善保管協(xié)議原件，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。五、使用許可的使用與監(jiān)督（一）使用要求1.申請(qǐng)方應(yīng)嚴(yán)格按照使用許可規(guī)定的范圍、期限和方式使用資源，不得擅自擴(kuò)大使用范圍、延長使用期限或改變使用方式。2.在使用軟件等數(shù)字化資源時(shí)，應(yīng)遵守軟件的使用條款和相關(guān)法律法規(guī)，不得進(jìn)行盜版、破解等侵權(quán)行為。3.使用知識(shí)產(chǎn)權(quán)類資源時(shí)，應(yīng)尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有者的權(quán)益，不得擅自修改、傳播或用于其他未經(jīng)授權(quán)的目的。4.使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，做好設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和安全使用。5.使用場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)保持場(chǎng)地的整潔和衛(wèi)生，遵守場(chǎng)地使用的相關(guān)規(guī)定，不得從事違法違規(guī)或損害公司/組織利益的活動(dòng)。（二）監(jiān)督機(jī)制1.建立定期檢查制度，由相關(guān)職能部門對(duì)使用許可資源的使用情況進(jìn)行定期檢查。檢查內(nèi)容包括使用范圍、使用期限、設(shè)備狀態(tài)、場(chǎng)地使用情況等方面，確保使用行為符合許可要求。2.利用信息化手段對(duì)部分使用許可資源進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。例如，通過軟件管理系統(tǒng)對(duì)軟件的安裝、使用情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常使用行為并進(jìn)行處理。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部員工對(duì)違規(guī)使用許可資源的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用許可資源行為，應(yīng)立即責(zé)令停止違規(guī)行為，并要求違規(guī)方限期整改。2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，對(duì)違規(guī)方采取相應(yīng)的處罰措施。處罰措施包括警告、罰款、收回使用許可、追究法律責(zé)任等。對(duì)于因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，違規(guī)方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.將違規(guī)行為及處理結(jié)果進(jìn)行記錄，納入公司/組織的信用管理體系，作為今后資源使用許可審批及合作的參考依據(jù)。六、使用許可的變更與延續(xù)（一）變更情形1.使用許可期間，因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、資源需求變化等原因，需要變更使用許可的范圍、期限、使用方式等內(nèi)容。2.申請(qǐng)方因自身發(fā)展需要，提出變更使用許可的合理請(qǐng)求。（二）變更流程1.使用部門或個(gè)人填寫《使用許可變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及預(yù)期影響。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。審核流程與申請(qǐng)流程中的審核環(huán)節(jié)相同，各部門根據(jù)專業(yè)職責(zé)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行審查。3.審核通過的變更申請(qǐng)?zhí)峤恢凉?組織管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)公司/組織整體利益和實(shí)際情況，做出是否同意變更的決定。4.審批通過后，按照授予與簽訂流程，重新授予使用許可并簽訂變更后的許可協(xié)議。（三）延續(xù)申請(qǐng)1.使用許可期限屆滿前，使用部門或個(gè)人如需繼續(xù)使用相關(guān)資源，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交《使用許可延續(xù)申請(qǐng)表》，說明延續(xù)使用的理由和期限。2.延續(xù)申請(qǐng)的審核與審批流程與初次申請(qǐng)流程相同，各部門按照規(guī)定對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核和審批。3.對(duì)于審核通過的延續(xù)申請(qǐng)，根據(jù)實(shí)際情況決定是否需要重新簽訂許可協(xié)議或?qū)υ瓍f(xié)議進(jìn)行補(bǔ)充約定。七、使用許可的終止與注銷（一）終止情形1.使用許可期限屆滿，且未獲得延續(xù)批準(zhǔn)。2.申請(qǐng)方提前終止使用許可，經(jīng)公司/組織同意。3.因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、資源整合等原因，需要提前終止部分使用許可。4.申請(qǐng)方違反使用許可協(xié)議約定，被公司/組織依法解除許可關(guān)系。（二）終止流程1.由公司/組織指定的部門或人員向申請(qǐng)方發(fā)出《使用許可終止通知書》，明確終止的原因、日期及相關(guān)要求。2.申請(qǐng)方在收到終止通知書后，應(yīng)按照要求及時(shí)辦理相關(guān)資源的交接手續(xù)，歸還設(shè)備、清理場(chǎng)地、刪除軟件等，并確保不再使用相關(guān)資源。3.對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用許可的終止，應(yīng)按照協(xié)議約定進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)的清理和交接，確保公司/組織及知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有者的權(quán)益不受損害。（三）注銷登記1.使用許可終止后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)使用許可進(jìn)行注銷登記。注銷登記內(nèi)容包括許可編號(hào)、許可類型、使用方信息、終止日期等。2.將注銷登記信息納入公司/組織的使用許可管理檔案，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案管理（一）檔案內(nèi)容使用許可管理檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.《使用許可申請(qǐng)表》、《使用許可變更申請(qǐng)表》、《使用許可延續(xù)申請(qǐng)表》、《使用許可終止通知書》等各類申請(qǐng)與審批文件。2.許可協(xié)議原件及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。3.使用許可的授予、變更、延續(xù)、終止等操作記錄。4.定期檢查報(bào)告、違規(guī)處理記錄等監(jiān)督管理文件。5.其他與使用許可管理相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案保管1.使用許可管理檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和整理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般重要的使用許可檔案應(yīng)長期保存。3.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱使用許可管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部