萬科物質(zhì)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范萬科集團(tuán)及各下屬公司（以下統(tǒng)稱“公司”）的物質(zhì)管理工作，確保物質(zhì)采購、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的高效、有序進(jìn)行，保障公司運(yùn)營的順利開展，降低成本，提高資源利用效率，同時(shí)維護(hù)公司利益，符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各區(qū)域公司、項(xiàng)目公司等涉及物質(zhì)管理的所有部門和人員，涵蓋各類辦公用品、工程物資、設(shè)備、原材料等所有與公司運(yùn)營相關(guān)的物質(zhì)。（三）基本原則1.合法性原則：物質(zhì)管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及地方政策要求，確保公司運(yùn)營合法合規(guī)。2.效益原則：在保障公司正常運(yùn)營的前提下，通過科學(xué)管理、優(yōu)化流程、合理采購等手段，降低物質(zhì)采購成本、存儲(chǔ)成本和使用成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.規(guī)范原則：建立健全物質(zhì)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程，明確各部門和人員的職責(zé)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)物質(zhì)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.透明原則：物質(zhì)管理過程應(yīng)保持公開、透明，接受內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，確保公司資產(chǎn)安全。二、物質(zhì)采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)年度經(jīng)營計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度安排等，提前制定物質(zhì)需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交至采購部門。2.采購部門匯總各部門的需求計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物質(zhì)的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、評估標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)入流程。采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察、資質(zhì)審核和信用評估，建立供應(yīng)商檔案。2.根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和分類管理。對于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物質(zhì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保雙方權(quán)益得到保障。（三）采購流程控制1.采購申請：各部門根據(jù)需求計(jì)劃填寫采購申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部門。采購申請表應(yīng)注明采購物質(zhì)的詳細(xì)信息、申請?jiān)?、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購審批：采購部門收到采購申請表后，進(jìn)行初步審核，并根據(jù)采購金額大小提交至相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動(dòng)。3.采購實(shí)施：采購人員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，選擇合適的采購方式（如招標(biāo)、詢價(jià)、談判等）進(jìn)行采購。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購流程操作，確保采購活動(dòng)的公平、公正、公開。4.驗(yàn)收與付款：物質(zhì)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物質(zhì)，由采購部門辦理入庫手續(xù)，并按照合同約定支付貨款。付款前，采購部門應(yīng)核對發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。三、物質(zhì)存儲(chǔ)管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)公司物質(zhì)存儲(chǔ)需求，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)等。各存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物資的分類存放和管理。2.倉庫應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、叉車等，確保物資存儲(chǔ)安全、有序。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)物資的特性和存儲(chǔ)要求，設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)條件，如溫度、濕度、通風(fēng)等。（二）物資入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單、采購合同等憑證，對物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對。核對無誤后，辦理入庫手續(xù)，并在物資上粘貼標(biāo)識(shí)牌，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、入庫日期等信息。2.對于驗(yàn)收不合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。處理結(jié)果應(yīng)記錄在案，確保不合格物資不進(jìn)入公司倉庫。（三）物資存儲(chǔ)管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.物資存儲(chǔ)應(yīng)遵循先進(jìn)先出、分類存放的原則，避免物資積壓和損壞。對于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)定期檢查保質(zhì)期情況，及時(shí)處理臨近保質(zhì)期的物資。3.倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲(chǔ)安全。同時(shí)，應(yīng)建立健全倉庫安全管理制度，加強(qiáng)對倉庫管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（四）物資出庫管理1.各部門根據(jù)工作需要填寫物資領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至倉庫。物資領(lǐng)用申請表應(yīng)注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請表，對物資進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放過程中，應(yīng)核對領(lǐng)用人員身份和物資信息，確保物資發(fā)放準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)在物資臺(tái)賬上記錄物資出庫日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息。3.對于貴重物資、限量物資等，應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，確保物資使用合理、合規(guī)。物資出庫后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫存信息，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映實(shí)際庫存情況。四、物質(zhì)使用管理（一）使用計(jì)劃與審批1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，制定物質(zhì)使用計(jì)劃，明確各類物質(zhì)的使用時(shí)間、使用數(shù)量、使用用途等內(nèi)容。使用計(jì)劃應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。2.對于重大項(xiàng)目或特殊用途的物質(zhì)使用，應(yīng)提前提交詳細(xì)的使用方案和預(yù)算，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）使用過程控制1.各部門應(yīng)按照審批后的物質(zhì)使用計(jì)劃合理使用物資，避免浪費(fèi)和濫用。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物資使用不合理或存在浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和糾正。2.對于工程物資、設(shè)備等的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保使用安全和質(zhì)量。同時(shí)，應(yīng)建立設(shè)備使用檔案，記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。（三）物資回收與再利用1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對可回收物資的管理，及時(shí)將使用完畢的可回收物資交回倉庫進(jìn)行統(tǒng)一回收處理。倉庫管理人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對可回收物資進(jìn)行分類存放和處置，實(shí)現(xiàn)物資的再利用。2.鼓勵(lì)公司員工積極參與物資回收與再利用工作，提出合理化建議和創(chuàng)新方法，提高公司資源利用效率。五、物質(zhì)盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同物資管理部門制定年度物質(zhì)盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層審批后實(shí)施。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況合理安排盤點(diǎn)時(shí)間，確保盤點(diǎn)工作不影響公司正常運(yùn)營。同時(shí)，應(yīng)充分考慮物資的特點(diǎn)和存儲(chǔ)情況，選擇合適的盤點(diǎn)方法，如實(shí)地盤點(diǎn)法、抽樣盤點(diǎn)法等。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃要求，對公司各類物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。2.對于盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤點(diǎn)差異報(bào)告。盤點(diǎn)差異報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說明差異情況、產(chǎn)生原因、處理建議等內(nèi)容，并提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核。（三）清查結(jié)果處理1.根據(jù)盤點(diǎn)差異報(bào)告，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見。對于盤盈物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；對于盤虧物資，應(yīng)查明原因，屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)追究責(zé)任人責(zé)任；屬于不可抗力等原因造成的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果及時(shí)調(diào)整物資賬目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映公司實(shí)際資產(chǎn)狀況。同時(shí)，應(yīng)將盤點(diǎn)結(jié)果和處理情況向公司管理層報(bào)告，為公司決策提供依據(jù)。六、物質(zhì)報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請與審批1.各部門對于已損壞、無法使用或已超過使用期限的物資，應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至物資管理部門。2.物資管理部門收到報(bào)廢申請表后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí)和鑒定，確認(rèn)物資是否符合報(bào)廢條件。對于符合報(bào)廢條件的物資，物資管理部門應(yīng)簽署意見后提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，物資管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對于有回收價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)進(jìn)行回收處理，實(shí)現(xiàn)資源再利用；對于無回收價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，避免對環(huán)境造成污染。2.報(bào)廢物資處理過程中，應(yīng)建立詳細(xì)的記錄，包括報(bào)廢物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理人員等信息。處理記錄應(yīng)妥善保存，以備審計(jì)和查詢。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門應(yīng)定期對物質(zhì)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、物資存儲(chǔ)的安全性、使用的合理性等方面。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核制度1.建立物質(zhì)管理工作考核制度，對各部門和相關(guān)人員的物質(zhì)管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括采購成本控制、物資庫存管理、使用效率、盤點(diǎn)準(zhǔn)確率等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)