會(huì)議管理辦法要點(diǎn)一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本辦法。本辦法旨在明確會(huì)議的組織、安排、參與人員職責(zé)以及會(huì)議相關(guān)流程，使公司各項(xiàng)會(huì)議能夠有序、高效地進(jìn)行，為公司決策、溝通協(xié)調(diào)、工作推進(jìn)等提供有力支持，符合公司整體運(yùn)營(yíng)和發(fā)展需求，同時(shí)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。公司全體員工均需遵守本辦法規(guī)定，積極參與會(huì)議組織與實(shí)施，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化會(huì)議流程，精簡(jiǎn)會(huì)議內(nèi)容，提高會(huì)議效率，避免冗長(zhǎng)、無(wú)效的會(huì)議。每次會(huì)議都應(yīng)明確目標(biāo)，合理安排時(shí)間，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)達(dá)成會(huì)議預(yù)期效果。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的程序和要求組織會(huì)議，確保會(huì)議的組織、安排、記錄、跟進(jìn)等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。從會(huì)議通知的發(fā)布、會(huì)議資料的準(zhǔn)備到會(huì)議的召開、決議的執(zhí)行，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和流程，保證會(huì)議的質(zhì)量和效果。3.務(wù)實(shí)原則：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞公司實(shí)際工作，注重解決實(shí)際問(wèn)題，避免形式主義。會(huì)議討論的議題要具有針對(duì)性和可操作性，能夠切實(shí)推動(dòng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展，解決工作中遇到的困難和問(wèn)題。4.民主原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表意見和建議，營(yíng)造民主、開放的會(huì)議氛圍。在會(huì)議決策過(guò)程中，要充分聽取各方意見，確保決策的科學(xué)性和合理性，符合公司整體利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。二、會(huì)議分類及組織（一）董事會(huì)會(huì)議1.會(huì)議職責(zé)董事會(huì)是公司的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)公司重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、投資決策、利潤(rùn)分配方案、高級(jí)管理人員任免等。董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)召集和主持，董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。2.會(huì)議組織董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議的籌備工作，包括會(huì)議通知的起草、發(fā)送，會(huì)議資料的收集、整理、分發(fā)，會(huì)議記錄的準(zhǔn)備等。會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送給各位董事，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題及相關(guān)資料等。董事會(huì)會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照公司章程規(guī)定的程序進(jìn)行，會(huì)議記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議結(jié)果等，由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)整理和保管。會(huì)議記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（二）經(jīng)理辦公會(huì)1.會(huì)議職責(zé)經(jīng)理辦公會(huì)是公司日常經(jīng)營(yíng)管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)董事會(huì)決議，研究決定公司日常經(jīng)營(yíng)管理中的重大事項(xiàng)，包括但不限于公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的具體實(shí)施、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)推進(jìn)、資源配置的優(yōu)化調(diào)整等。會(huì)議由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理不能履行職務(wù)或不履行職務(wù)的，由總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理召集和主持。2.會(huì)議組織總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公會(huì)的組織工作，包括會(huì)議通知的發(fā)布、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題及相關(guān)資料等。參會(huì)人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，熟悉會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)資料和意見建議。會(huì)議期間，應(yīng)認(rèn)真參與討論，積極發(fā)表意見，確保會(huì)議決策的科學(xué)性和合理性。會(huì)議記錄應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工等，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理審核后發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門執(zhí)行。（三）部門例會(huì)1.會(huì)議職責(zé)部門例會(huì)是各部門定期召開的工作會(huì)議，旨在總結(jié)部門工作進(jìn)展情況，分析存在的問(wèn)題，部署下一階段工作任務(wù)，加強(qiáng)部門內(nèi)部溝通與協(xié)作，確保部門工作目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人召集和主持，部門全體員工參加。2.會(huì)議組織各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，制定部門例會(huì)的召開時(shí)間和頻率，原則上每周[X]召開一次。會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)布給部門員工，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題等。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提前梳理本周工作完成情況及存在的問(wèn)題，準(zhǔn)備好下周工作計(jì)劃和重點(diǎn)工作安排。會(huì)議期間，應(yīng)鼓勵(lì)員工積極發(fā)言，分享工作經(jīng)驗(yàn)和心得，提出工作中遇到的困難和建議。會(huì)議記錄由專人負(fù)責(zé)，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議討論要點(diǎn)、工作安排及責(zé)任人等，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給部門員工執(zhí)行，并抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門備案。（四）專題會(huì)議1.會(huì)議職責(zé)專題會(huì)議是針對(duì)公司某一特定業(yè)務(wù)或問(wèn)題召開的專門會(huì)議，旨在深入研究、分析和解決相關(guān)問(wèn)題，推動(dòng)專項(xiàng)工作的順利開展。會(huì)議由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要召集和主持，涉及多個(gè)部門的專題會(huì)議，由公司指定的牽頭部門負(fù)責(zé)組織。2.會(huì)議組織牽頭部門應(yīng)提前制定專題會(huì)議方案，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及相關(guān)資料要求等，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、目的、議程及相關(guān)資料等。參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料和分析報(bào)告，在會(huì)議上充分發(fā)表意見和建議。會(huì)議記錄應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、形成的決議及下一步工作安排等，會(huì)后由牽頭部門負(fù)責(zé)整理形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門執(zhí)行，并跟蹤決議事項(xiàng)的落實(shí)情況。（五）臨時(shí)會(huì)議1.會(huì)議職責(zé)臨時(shí)會(huì)議是根據(jù)公司工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議，旨在及時(shí)解決突發(fā)問(wèn)題、協(xié)調(diào)緊急工作或傳達(dá)重要信息等。會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況決定召集和主持。2.會(huì)議組織會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議緊急程度，盡快確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程等，并通知相關(guān)人員。參會(huì)人員應(yīng)在接到通知后盡快做好準(zhǔn)備，按時(shí)參加會(huì)議。會(huì)議記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔明了地記錄會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)及要求等，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門執(zhí)行。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）確定會(huì)議主題和議程1.主題確定會(huì)議主題應(yīng)明確、具體，能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議的核心內(nèi)容和目的。主題的確定應(yīng)基于公司當(dāng)前工作重點(diǎn)、存在的問(wèn)題或需要決策的事項(xiàng)，確保會(huì)議討論的方向具有針對(duì)性和實(shí)用性。2.議程制定議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題進(jìn)行合理安排，一般包括會(huì)議開場(chǎng)、主題發(fā)言、討論交流、決議形成、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。議程內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、清晰，每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間分配應(yīng)合理，確保會(huì)議能夠有序進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。在制定議程時(shí)，應(yīng)充分考慮參會(huì)人員的意見和建議，確保議程的科學(xué)性和合理性。（二）準(zhǔn)備會(huì)議資料1.資料內(nèi)容根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會(huì)議資料，包括但不限于工作報(bào)告、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、項(xiàng)目方案、法律法規(guī)文件、參考案例等。資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，能夠?yàn)閰?huì)人員提供充分的信息支持，便于會(huì)議討論和決策。資料應(yīng)提前進(jìn)行整理和審核，確保質(zhì)量可靠。2.資料分發(fā)會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議召開前[X]個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間進(jìn)行閱讀和準(zhǔn)備。對(duì)于重要會(huì)議或涉及機(jī)密信息的會(huì)議資料，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧?，如加密傳輸、專人送達(dá)等，確保資料的安全性。（三）通知參會(huì)人員1.通知方式會(huì)議通知應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員的工作性質(zhì)和聯(lián)系方式，選擇合適的通知方式，如電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、短信等。對(duì)于重要會(huì)議或需要參會(huì)人員提前做好充分準(zhǔn)備的會(huì)議，應(yīng)同時(shí)采用多種通知方式，確保通知的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.通知內(nèi)容通知內(nèi)容應(yīng)明確會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程、資料要求等，同時(shí)提醒參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備，按時(shí)參加會(huì)議。對(duì)于需要參會(huì)人員提交相關(guān)資料或發(fā)言的會(huì)議，應(yīng)在通知中明確要求和截止時(shí)間，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。四、會(huì)議召開（一）會(huì)議簽到1.簽到方式會(huì)議簽到可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等方式進(jìn)行。對(duì)于規(guī)模較小的會(huì)議，可采用紙質(zhì)簽到方式；對(duì)于規(guī)模較大或需要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員信息的會(huì)議，可采用電子簽到方式。2.簽到要求參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，按照要求進(jìn)行簽到。簽到信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括姓名、部門、職務(wù)等。會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，確保簽到過(guò)程有序進(jìn)行。對(duì)于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行提醒。（二）會(huì)議主持1.主持職責(zé)會(huì)議主持人應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和引導(dǎo)，確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和資料，了解參會(huì)人員情況，在會(huì)議過(guò)程中要善于引導(dǎo)討論，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，協(xié)調(diào)各方意見，確保會(huì)議討論的有效性和決策的科學(xué)性。2.主持技巧主持人應(yīng)掌握良好的主持技巧，如語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔，語(yǔ)速適中，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議信息；善于傾聽參會(huì)人員的意見和建議，及時(shí)給予回應(yīng)和引導(dǎo)；能夠靈活應(yīng)對(duì)會(huì)議中的突發(fā)情況，保持會(huì)議秩序和氛圍。（三）會(huì)議討論1.討論規(guī)則參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，不得隨意打斷他人。在發(fā)言時(shí)，應(yīng)明確表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，邏輯清晰。會(huì)議討論應(yīng)圍繞會(huì)議主題展開，避免偏離主題或進(jìn)行無(wú)關(guān)討論。對(duì)于不同意見，應(yīng)進(jìn)行充分的交流和溝通，尊重他人觀點(diǎn)，以理性、客觀的態(tài)度進(jìn)行討論。2.引導(dǎo)討論主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議討論情況，適時(shí)進(jìn)行引導(dǎo)和調(diào)控，確保討論的方向正確、節(jié)奏合理。對(duì)于討論過(guò)程中出現(xiàn)的分歧或爭(zhēng)議，主持人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)各方意見，尋求共識(shí)；對(duì)于重要問(wèn)題或關(guān)鍵決策，應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行深入討論，充分聽取各方意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。（四）會(huì)議記錄1.記錄要求會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工等。記錄內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言和格式，確保記錄的真實(shí)性和可讀性。記錄人員應(yīng)集中精力，認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，對(duì)于重要觀點(diǎn)和決策結(jié)果，應(yīng)重點(diǎn)記錄。記錄過(guò)程中如有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向發(fā)言者或主持人進(jìn)行核實(shí)。2.記錄整理會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)，明確決議事項(xiàng)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門執(zhí)行。五、會(huì)議決議及執(zhí)行（一）決議形成1.決議原則會(huì)議決議應(yīng)基于充分的討論和分析，遵循民主集中制原則，確保決議符合公司整體利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于重大事項(xiàng)的決議，應(yīng)經(jīng)過(guò)充分的論證和評(píng)估，廣泛聽取各方意見，確保決議的科學(xué)性和合理性。2.決議方式會(huì)議決議可采用投票表決、舉手表決、協(xié)商一致等方式進(jìn)行。具體表決方式應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和決議事項(xiàng)的重要程度確定，并在會(huì)議中明確說(shuō)明。對(duì)于需要形成書面決議的會(huì)議，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理形成決議文件，由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。（二）決議傳達(dá)1.傳達(dá)方式會(huì)議決議形成后，應(yīng)及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。傳達(dá)方式可根據(jù)決議內(nèi)容和傳達(dá)對(duì)象的不同，選擇電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、文件印發(fā)等方式進(jìn)行。對(duì)于重要決議或涉及多個(gè)部門的決議，應(yīng)組織專門的會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)和部署，確保相關(guān)人員能夠準(zhǔn)確理解決議內(nèi)容和要求。2.傳達(dá)要求傳達(dá)決議時(shí)，應(yīng)明確決議事項(xiàng)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息，確保傳達(dá)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于決議執(zhí)行過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)進(jìn)行必要的說(shuō)明和解釋，為決議的順利執(zhí)行提供保障。（三）決議執(zhí)行1.執(zhí)行責(zé)任決議執(zhí)行部門和責(zé)任人應(yīng)按照決議要求，認(rèn)真履行職責(zé)，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃和措施，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并積極尋求解決方案，確保決議執(zhí)行不偏離方向。2.跟蹤檢查公司應(yīng)建立決議執(zhí)行跟蹤檢查機(jī)制，定期對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括執(zhí)行進(jìn)度、執(zhí)行效果、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等。對(duì)于執(zhí)行不力的部門和責(zé)任人，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行督促和問(wèn)責(zé)，確保決議能夠得到有效執(zhí)行，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作順利開展。六、會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)（一）會(huì)議評(píng)估1.評(píng)估內(nèi)容定期對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括會(huì)議組織、會(huì)議效率、會(huì)議效果、參會(huì)人員滿意度等方面。通過(guò)收集參會(huì)人員的反饋意見、分析會(huì)議記錄和決議執(zhí)行情況等方式，全面了解會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)和不足，為會(huì)議改進(jìn)提供依據(jù)。2.評(píng)估方式會(huì)議評(píng)估可采用問(wèn)卷調(diào)查、面談、小組討論等方式進(jìn)行。問(wèn)卷調(diào)查應(yīng)設(shè)計(jì)合理的問(wèn)題，涵蓋會(huì)議評(píng)估的各個(gè)方面，確保調(diào)查結(jié)果的真實(shí)性和可靠性；面談和小組討論可針對(duì)會(huì)議組織、流程、內(nèi)容等方面進(jìn)行深入交流，獲取更詳細(xì)的信息和建議。（二）改進(jìn)措施1.問(wèn)題分析根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，找出問(wèn)題產(chǎn)生的原因，如會(huì)議組織不規(guī)范、議程安排不合理、參會(huì)人員準(zhǔn)備不充分等。通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析，明確改進(jìn)的方向和重點(diǎn)，為制定針對(duì)性的改進(jìn)措施提供基礎(chǔ)。2.措施制定針對(duì)分析出的問(wèn)題，制定具體的改進(jìn)措施，如完善會(huì)議管理制度、優(yōu)化會(huì)議議程、加