供熱檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供熱檔案管理，確保供熱檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮供熱檔案在公司生產(chǎn)、運營、管理及服務(wù)中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各供熱站、各相關(guān)業(yè)務(wù)單位在供熱規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、運行、維護(hù)、管理等活動中形成的各類檔案的管理。（三）定義1.供熱檔案：指在公司供熱業(yè)務(wù)活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。2.歸檔：指各部門、各單位將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的范圍、程序和要求，移交檔案管理部門集中保存的過程。3.檔案管理部門：指公司設(shè)立的專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門，承擔(dān)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門、各單位應(yīng)保證檔案的形成過程完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，如實反映供熱業(yè)務(wù)活動的全過程。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的服務(wù)效能。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對各部門、各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保賬物相符。5.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司生產(chǎn)、運營、管理及服務(wù)提供檔案支持和信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司全員的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門、各單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理辦法，建立健全本部門、本單位的檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人。2.負(fù)責(zé)本部門、本單位業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、及時。3.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常管理和利用工作，積極配合檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計、鑒定等工作。5.負(fù)責(zé)對本部門、本單位員工進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和檔案管理能力。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理技能。2.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。4.積極主動地為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案信息。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的完整和安全。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.各部門、各單位在供熱業(yè)務(wù)活動中應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定，及時、準(zhǔn)確地形成各類文件材料。2.文件材料的形成應(yīng)遵循真實、完整、規(guī)范的原則，確保文件內(nèi)容與供熱業(yè)務(wù)活動實際相符，字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、手續(xù)完備。（二）文件材料的收集范圍1.供熱規(guī)劃與計劃類：包括供熱發(fā)展規(guī)劃、年度供熱計劃、專項供熱規(guī)劃等文件材料。2.供熱工程建設(shè)類：包括工程立項、可行性研究報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、工程招投標(biāo)文件、工程合同、工程變更文件、工程竣工驗收文件等。3.供熱設(shè)備與設(shè)施管理類：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護(hù)記錄、設(shè)備檢修報告、設(shè)備報廢文件等。4.供熱運行與服務(wù)類：包括供熱運行記錄、供熱質(zhì)量監(jiān)測報告、用戶投訴處理記錄、供熱應(yīng)急預(yù)案等。5.供熱安全管理類：包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告與處理文件等。6.供熱技術(shù)資料類：包括供熱技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交流材料等。7.供熱財務(wù)管理類：包括財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、成本核算、資金管理等文件材料。8.供熱人力資源管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等文件材料。9.供熱行政管理類：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、對外聯(lián)絡(luò)文件等。（三）文件材料的收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，符合歸檔要求，不得遺漏重要文件。3.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保文件的系統(tǒng)性。4.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照供熱業(yè)務(wù)活動的不同類別，將檔案分為供熱規(guī)劃與計劃、供熱工程建設(shè)、供熱設(shè)備與設(shè)施管理、供熱運行與服務(wù)、供熱安全管理、供熱技術(shù)資料、供熱財務(wù)管理、供熱人力資源管理、供熱行政管理等九大類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的檢索和利用。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和檢索。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，確保電子檔案的安全。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、摘抄、復(fù)制檔案。3.對涉及公司機(jī)密的檔案應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括對公司生產(chǎn)、運營、管理及服務(wù)的參考價值，以及對歷史研究的價值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價值確定檔案的保管期限，分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制檔案鑒定報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（五）銷毀程序1.檔案管理部門對批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，確保檔案的合理利用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門、各單位因生產(chǎn)、運營、管理及服務(wù)等工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、工作等需要查閱檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽