會議紀(jì)要管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議紀(jì)要的管理，提高會議效率，確保會議決策和工作安排得到有效落實，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、總經(jīng)理辦公會、部門工作會、專題研討會等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確記錄原則：會議紀(jì)要應(yīng)如實、準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的事項、達(dá)成的共識、做出的決策以及工作安排等。2.及時整理原則：會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)布。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：會議紀(jì)要的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)應(yīng)保持規(guī)范統(tǒng)一，便于查閱和管理。4.保密原則：涉及公司機密的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、會議紀(jì)要的分類與職責(zé)分工（一）分類1.決策性會議紀(jì)要：記錄董事會會議、總經(jīng)理辦公會等涉及公司重大決策的會議內(nèi)容。2.工作部署性會議紀(jì)要：記錄部門工作會、專題研討會等對公司各項工作進行安排和部署的會議內(nèi)容。3.溝通協(xié)調(diào)性會議紀(jì)要：記錄跨部門溝通協(xié)調(diào)會議、項目推進會議等旨在解決工作中出現(xiàn)的問題、協(xié)調(diào)各方資源的會議內(nèi)容。（二）職責(zé)分工1.會議組織部門負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和安排，確保會議順利進行。提前明確會議主題、議程、參會人員等信息，并通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。協(xié)助會議主持人把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進行討論。2.記錄人員由會議組織部門指定專人擔(dān)任記錄工作，記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力和速記技巧。認(rèn)真傾聽會議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄會議發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等，確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。會議結(jié)束后，及時對記錄內(nèi)容進行整理和核對，形成初稿。3.審核人員會議紀(jì)要初稿形成后，由會議組織部門負(fù)責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性以及格式規(guī)范性等，確保紀(jì)要能夠準(zhǔn)確反映會議精神。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時與記錄人員溝通，要求其進行修改完善。4.批準(zhǔn)人員根據(jù)會議性質(zhì)和重要程度，決策性會議紀(jì)要由董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)；工作部署性會議紀(jì)要由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；溝通協(xié)調(diào)性會議紀(jì)要由會議組織部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人員應(yīng)對會議紀(jì)要的內(nèi)容進行全面審查，確保紀(jì)要符合公司利益和相關(guān)規(guī)定，批準(zhǔn)后發(fā)布實施。三、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求（一）標(biāo)題會議紀(jì)要標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括會議主題，一般采用“會議名稱+紀(jì)要”的形式，如“[公司名稱]第[X]次董事會會議紀(jì)要”。（二）編號為便于會議紀(jì)要的管理和查詢，應(yīng)對每一份會議紀(jì)要進行編號。編號規(guī)則可采用“年份+會議類別+序號”的形式，如“2023JCX01”，其中“2023”表示年份，“JCX”表示決策性會議紀(jì)要類別，“01”表示該類別會議紀(jì)要的序號。（三）日期記錄會議召開的具體年月日。（四）地點記錄會議召開的具體地點。（五）主持人記錄會議主持人的姓名及職務(wù)。（六）參會人員按照參會人員的職務(wù)高低順序依次列出參會人員姓名、職務(wù)，如有列席人員，應(yīng)在參會人員后注明“列席人員：[姓名、職務(wù)]”。（七）會議內(nèi)容1.會議議程：按照會議實際進行的議程順序，依次記錄每個議程的主題和主要內(nèi)容。2.會議討論情況：詳細(xì)記錄參會人員的發(fā)言要點，包括提出的問題、分析的原因、提出的建議和意見等。對于討論過程中的不同觀點和分歧，應(yīng)如實記錄，并注明各方的理由和依據(jù)。3.會議決策事項：明確會議最終達(dá)成的共識和做出的決策，包括決策的內(nèi)容、責(zé)任部門、完成時間等。決策事項應(yīng)具體、明確，具有可操作性，避免模糊不清或歧義性表述。4.工作安排：記錄會議對各項工作做出的具體安排，包括工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點、工作要求等。工作安排應(yīng)與會議決策事項相銜接，形成完整的工作推進計劃。（八）附件如有相關(guān)附件，如會議資料、報告、圖表等，應(yīng)在會議紀(jì)要中注明附件名稱及數(shù)量，并將附件與會議紀(jì)要一并歸檔保存。四、會議紀(jì)要的撰寫規(guī)范（一）語言表達(dá)1.準(zhǔn)確簡潔：使用準(zhǔn)確、簡潔的語言表達(dá)會議內(nèi)容，避免冗長、復(fù)雜的句子和模糊不清的詞匯。2.客觀公正：記錄內(nèi)容應(yīng)客觀公正，不帶有記錄人員的主觀偏見和個人觀點，如實反映會議實際情況。3.邏輯清晰：會議紀(jì)要應(yīng)按照一定的邏輯順序組織內(nèi)容，如先介紹會議基本信息，再闡述會議討論情況，最后明確會議決策事項和工作安排，使讀者能夠清晰地了解會議全貌。（二）格式排版1.字體字號：標(biāo)題一般采用二號黑體字，居中排列；編號、日期、主持人、參會人員等信息采用四號宋體字；會議內(nèi)容采用小四號宋體字。2.段落間距：段落之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，一般采用1.5倍行距，以提高文檔的可讀性。3.層次分明：會議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)根據(jù)不同的層次進行分段和編號，如“一、”“（一）”“1.”等，使文檔結(jié)構(gòu)清晰，便于閱讀和理解。（三）審核修改會議紀(jì)要初稿完成后，記錄人員應(yīng)認(rèn)真進行自查，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。審核人員應(yīng)嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)進行審核，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出修改意見，記錄人員應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改完善，直至?xí)h紀(jì)要符合要求。五、會議紀(jì)要的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.發(fā)布時間：會議紀(jì)要經(jīng)批準(zhǔn)后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)布。決策性會議紀(jì)要一般應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)布；工作部署性會議紀(jì)要和溝通協(xié)調(diào)性會議紀(jì)要一般應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)布。2.發(fā)布范圍：根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，確定會議紀(jì)要的發(fā)布范圍。決策性會議紀(jì)要一般應(yīng)向公司全體員工發(fā)布；工作部署性會議紀(jì)要應(yīng)向相關(guān)部門和人員發(fā)布；溝通協(xié)調(diào)性會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)需要向涉及的部門和人員發(fā)布。3.發(fā)布方式：會議紀(jì)要可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式發(fā)布。發(fā)布時應(yīng)注明發(fā)布日期、編號、標(biāo)題等信息，方便員工查閱。（二）存檔1.存檔時間：會議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)及時進行存檔。存檔工作應(yīng)在會議紀(jì)要發(fā)布后的[X]個工作日內(nèi)完成。2.存檔方式：會議紀(jì)要應(yīng)按照編號順序進行整理，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，一式兩份，一份由公司檔案室存檔，一份由會議組織部門留存；電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和管理。3.存檔期限：會議紀(jì)要的存檔期限應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對于涉及公司重大決策、重要合同、知識產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵信息的會議紀(jì)要，應(yīng)長期存檔保管。六、會議紀(jì)要的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：公司員工因工作需要查閱會議紀(jì)要的，應(yīng)按照公司內(nèi)部檔案查閱流程進行申請。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可到公司檔案室或會議組織部門查閱相關(guān)會議紀(jì)要。2.外部單位或個人：因特殊原因需要查閱公司會議紀(jì)要的外部單位或個人，應(yīng)向公司提出書面申請，并經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱時，應(yīng)在公司指定人員的陪同下進行，且不得擅自復(fù)制、摘抄會議紀(jì)要內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.僅供內(nèi)部參考：會議紀(jì)要僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何單位和個人不得將會議紀(jì)要泄露給外部單位或個人，不得用于商業(yè)目的或其他非法用途。2.引用規(guī)范：如需在公司內(nèi)部文件、報告、講話等材料中引用會議紀(jì)要內(nèi)容，應(yīng)注明會議紀(jì)要的編號、標(biāo)題、發(fā)布日期等信息，確保引用準(zhǔn)確、規(guī)范。七、會議紀(jì)要的變更與廢止（一）變更1.變更情形：在會議紀(jì)要發(fā)布后，如發(fā)現(xiàn)會議紀(jì)要內(nèi)容存在錯誤、遺漏或因情況變化需要對會議決策事項、工作安排等進行調(diào)整的，應(yīng)及時對會議紀(jì)要進行變更。2.變更程序：由會議組織部門提出會議紀(jì)要變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容及依據(jù)，并經(jīng)原批準(zhǔn)人員批準(zhǔn)后進行變更。變更后的會議紀(jì)要應(yīng)重新編號、發(fā)布，并按照存檔要求進行存檔。（二）廢止1.廢止情形：當(dāng)會議紀(jì)要所涉及的事項已經(jīng)完成、決策已不再適用或因其他原因需要廢止會議紀(jì)要時，應(yīng)及時對會議紀(jì)要進行廢止處理。2.廢止程序：由會議組織部門提出會議紀(jì)要廢止申請，經(jīng)原批準(zhǔn)人員批準(zhǔn)后，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或相關(guān)文件中發(fā)布廢止通知，并將廢止的會議紀(jì)要從檔案中撤出銷毀。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司辦公室負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的管理情況進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括會議紀(jì)要的撰寫質(zhì)量、發(fā)布及時性、存檔規(guī)范性、查閱使用情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核評價將會議紀(jì)要管理工作納入公司績效考核體系，對會議組織部門、記錄