公司訂票管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司訂票管理工作，確保訂票流程順暢、高效，保障員工出差、業(yè)務(wù)往來等出行需求，同時(shí)合理控制訂票成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)需要進(jìn)行的機(jī)票、火車票、長途客車票等各類票務(wù)預(yù)訂。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及民航、鐵路等行業(yè)規(guī)定進(jìn)行訂票操作。2.高效性原則：優(yōu)化訂票流程，提高訂票效率，確保員工出行不受延誤。3.成本控制原則：在滿足出行需求的前提下，合理選擇訂票渠道和時(shí)機(jī)，降低訂票成本。4.信息安全原則：妥善保管訂票相關(guān)信息，確保員工個(gè)人信息和公司訂票數(shù)據(jù)的安全。二、訂票職責(zé)分工（一）員工職責(zé)1.提前規(guī)劃出行行程，根據(jù)工作安排填寫訂票申請(qǐng)表，詳細(xì)注明出行日期、出發(fā)地、目的地、出行人數(shù)、出行目的等信息。2.按照公司規(guī)定的訂票渠道和流程進(jìn)行訂票操作，不得擅自通過非指定渠道訂票。3.及時(shí)關(guān)注訂票狀態(tài)，如遇航班、車次變更等特殊情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或人員反饋，并配合處理。4.負(fù)責(zé)核對(duì)訂票信息的準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)聯(lián)系訂票部門進(jìn)行更正。（二）訂票部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收員工提交的訂票申請(qǐng)表，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確保信息完整、準(zhǔn)確。2.根據(jù)員工出行需求，按照規(guī)定的訂票渠道和流程進(jìn)行票務(wù)預(yù)訂，確保訂票成功。3.及時(shí)向員工反饋訂票結(jié)果，如訂票成功，提供訂票憑證；如訂票失敗，說明原因并協(xié)助員工重新訂票。4.定期對(duì)訂票數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司訂票管理提供數(shù)據(jù)支持。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核訂票費(fèi)用的合理性，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷審批。2.定期與訂票部門核對(duì)訂票費(fèi)用賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。3.對(duì)訂票費(fèi)用進(jìn)行成本控制和分析，提出優(yōu)化建議。（四）審批部門職責(zé)1.根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，對(duì)員工訂票申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核出行必要性、訂票渠道合規(guī)性等。2.對(duì)于特殊情況或超出預(yù)算的訂票申請(qǐng)，進(jìn)行專項(xiàng)審批。三、訂票渠道（一）指定票務(wù)代理1.公司與[票務(wù)代理公司名稱]建立長期合作關(guān)系，該票務(wù)代理應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，信譽(yù)良好，能夠提供優(yōu)質(zhì)的票務(wù)服務(wù)。2.票務(wù)代理應(yīng)按照公司要求，提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的票價(jià)信息、航班/車次動(dòng)態(tài)等，并確保訂票成功率。3.公司定期對(duì)票務(wù)代理的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)服務(wù)不到位或違規(guī)行為，及時(shí)終止合作。（二）官方網(wǎng)站及客服熱線1.鼓勵(lì)員工通過航空公司、鐵路部門等官方網(wǎng)站或客服熱線進(jìn)行訂票，以獲取最準(zhǔn)確的票務(wù)信息和保障。2.員工在通過官方渠道訂票時(shí)，應(yīng)按照網(wǎng)站或客服要求進(jìn)行操作，確保訂票信息準(zhǔn)確無誤。3.訂票部門應(yīng)提供必要的指導(dǎo)和協(xié)助，幫助員工解決在官方渠道訂票過程中遇到的問題。（三）其他合法渠道在確保合規(guī)的前提下，如因特殊情況無法通過指定票務(wù)代理或官方渠道訂票，可經(jīng)審批后選擇其他合法的訂票渠道，但需向訂票部門報(bào)備相關(guān)情況。四、訂票流程（一）申請(qǐng)員工根據(jù)出行計(jì)劃，提前[X]個(gè)工作日填寫訂票申請(qǐng)表，提交至訂票部門。申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.員工姓名、部門、聯(lián)系方式。2.出行日期、出發(fā)地、目的地、出行人數(shù)。3.出行目的、預(yù)計(jì)返程日期。4.特殊需求（如指定座位、特殊餐食等）。（二）審核訂票部門收到訂票申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核。審核內(nèi)容包括：1.出行必要性：核實(shí)出行是否與工作相關(guān)，是否符合公司出差規(guī)定。2.訂票渠道：確認(rèn)訂票渠道是否符合公司指定要求。3.信息完整性：檢查申請(qǐng)表各項(xiàng)信息是否填寫完整、準(zhǔn)確。如審核通過，訂票部門進(jìn)入訂票環(huán)節(jié)；如審核不通過，應(yīng)及時(shí)通知員工并說明原因。（三）訂票1.訂票部門根據(jù)審核通過的訂票申請(qǐng)表，按照規(guī)定的訂票渠道進(jìn)行票務(wù)預(yù)訂。2.在訂票過程中，如遇票價(jià)波動(dòng)、航班/車次調(diào)整等情況，應(yīng)及時(shí)與員工溝通，根據(jù)員工意見進(jìn)行訂票操作。3.訂票成功后，訂票部門應(yīng)及時(shí)將訂票憑證（如電子客票行程單、車票等）發(fā)送至員工指定郵箱或其他方式告知員工。（四）報(bào)銷1.員工完成出行后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)按照公司財(cái)務(wù)制度填寫報(bào)銷申請(qǐng)表，并附上訂票憑證、出差審批單等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門收到報(bào)銷申請(qǐng)表后，按照審批流程進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核訂票費(fèi)用是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷憑證是否齊全等。3.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷支付。五、訂票價(jià)格及優(yōu)惠政策（一）票價(jià)標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同的出行目的地、出行時(shí)間等因素，制定相應(yīng)的訂票價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。2.票價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，以適應(yīng)市場(chǎng)變化和公司實(shí)際情況。（二）優(yōu)惠政策1.鼓勵(lì)員工關(guān)注航空公司、鐵路部門等推出的優(yōu)惠活動(dòng)，如會(huì)員積分、促銷折扣等，并及時(shí)利用優(yōu)惠政策訂票，為公司節(jié)省成本。2.對(duì)于因工作需要經(jīng)常出行的員工，公司可根據(jù)實(shí)際情況給予一定的訂票補(bǔ)貼或優(yōu)惠政策，但需按照公司規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批。六、特殊情況處理（一）航班/車次延誤、取消1.如遇航班/車次延誤、取消等情況，訂票部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注相關(guān)信息，并第一時(shí)間通知員工。2.協(xié)助員工按照航空公司、鐵路部門等的規(guī)定辦理改簽、退票等手續(xù)，盡量減少員工損失。3.對(duì)于因航班/車次延誤、取消導(dǎo)致員工產(chǎn)生的額外費(fèi)用（如住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等），按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）行程變更1.員工如需變更出行行程，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫行程變更申請(qǐng)表，提交至訂票部門。2.訂票部門根據(jù)行程變更申請(qǐng)表，對(duì)原訂票進(jìn)行相應(yīng)的改簽、退票等操作，并按照新的行程重新訂票。3.因行程變更產(chǎn)生的費(fèi)用差異，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理，多退少補(bǔ)。（三）其他特殊情況對(duì)于其他特殊情況（如自然災(zāi)害、突發(fā)公共事件等）導(dǎo)致的訂票問題，訂票部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取合理措施保障員工出行權(quán)益，并按照公司應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。七、信息管理（一）訂票信息收集訂票部門應(yīng)收集、整理員工訂票過程中的各類信息，包括訂票申請(qǐng)表、訂票憑證、航班/車次信息、費(fèi)用明細(xì)等，并建立完善的訂票信息檔案。（二）信息存儲(chǔ)與保管1.訂票信息應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保信息的安全性和完整性。2.電子信息應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；紙質(zhì)信息應(yīng)分類歸檔，妥善保管在專門的文件柜中。（三）信息查詢與使用1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查詢訂票信息，但需經(jīng)過相關(guān)審批流程，并遵守信息保密規(guī)定。2.嚴(yán)禁將訂票信息泄露給外部人員，如有違反，將按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司定期開展訂票管理內(nèi)部審計(jì)工作，檢查訂票流程是否合規(guī)、訂票費(fèi)用是否合理、信息管理是否規(guī)范等。（二）日常監(jiān)督1.訂票部門應(yīng)建立自查機(jī)制，定期對(duì)訂票工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司其他部門有權(quán)對(duì)訂票管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)向訂票部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。（三）違規(guī)處理對(duì)于在訂票管理工