倉庫檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司倉庫檔案管理，確保倉庫檔案的完整性、準確性和安全性，提高倉庫管理工作效率和決策科學性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有倉庫檔案的管理，包括原材料倉庫、成品倉庫、半成品倉庫等各類倉庫相關檔案資料的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作。（三）定義1.倉庫檔案：指與倉庫業(yè)務活動相關的各類文件、記錄、報表、憑證、合同等資料，包括但不限于倉庫規(guī)劃布局圖、貨物出入庫記錄、庫存盤點記錄、設備設施檔案、人員檔案、質量檢驗報告、供應商資料、客戶訂單信息等。2.檔案管理人員：指負責倉庫檔案管理工作的專職或兼職人員，承擔檔案的收集、整理、保管、查閱等具體工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：倉庫檔案由公司指定的檔案管理部門或專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映倉庫業(yè)務活動的實際情況，不得虛構、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集與倉庫業(yè)務相關的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案進行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司內部管理和決策需要。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善倉庫檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各倉庫對檔案資料的收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一保管倉庫檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放和便捷查閱。4.定期對倉庫檔案進行檢查、清點和核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已過保管期限或無保存價值的檔案進行銷毀處理。6.組織開展檔案管理培訓工作，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。（二）倉庫部門職責1.負責本倉庫檔案資料的收集、整理、分類和初步保管工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本倉庫檔案管理工作的日常檢查和自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責倉庫檔案資料的具體收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標準化。3.妥善保管倉庫檔案，做好檔案的存儲、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定程序辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記和記錄工作，防止檔案丟失或損壞。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并向檔案管理部門報告。6.積極參與檔案管理部門組織的培訓和學習活動，不斷提高自身業(yè)務水平和工作能力。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.倉庫規(guī)劃布局相關資料，包括倉庫平面布局圖、貨架布置圖、倉庫設施設備清單等。2.貨物出入庫業(yè)務資料，如出入庫憑證、送貨單、提貨單、運輸記錄等。3.庫存管理資料，包括庫存盤點表、庫存臺賬、庫存周轉率分析報告等。4.倉庫設備設施檔案，如設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備維護保養(yǎng)記錄、設備維修記錄、設備報廢記錄等。5.倉庫人員檔案，包括員工入職登記表、崗位職責說明書、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等。6.質量檢驗相關資料，如原材料檢驗報告、成品檢驗報告、不合格品處理記錄等。7.供應商資料，包括供應商營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證副本復印件、資質證書復印件、產品質量證明文件、合作協(xié)議等。8.客戶訂單信息，包括訂單合同、訂單執(zhí)行情況記錄等。9.其他與倉庫業(yè)務相關的文件、記錄、報表等資料。（二）收集要求1.各倉庫應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。2.檔案資料應真實、完整、有效，不得遺漏、偽造或篡改。3.收集的檔案資料應按照規(guī)定的格式和要求進行填寫和整理，確保字跡清晰、內容完整。4.對于電子文檔形式的檔案資料，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并定期進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的類別和性質進行分類，如分為倉庫規(guī)劃類、出入庫業(yè)務類、庫存管理類、設備設施類、人員檔案類、質量檢驗類、供應商資料類、客戶訂單類等。2.編號：對每一類檔案資料進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號或字母與數(shù)字組合編號的方式。3.編目：編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對于紙質檔案資料，應按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保護檔案資料的完整性，避免損壞或丟失。四、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放倉庫檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.對于紙質檔案，應采用檔案柜、檔案架等方式進行存放，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應采用光盤、硬盤等存儲介質進行存儲，并建立電子檔案目錄和索引，便于檢索和利用。同時，應定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.倉庫檔案的保管期限應根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況進行確定。一般分為短期、中期和長期保管。2.短期保管期限為15年，適用于一些時效性較強、使用頻率較高的檔案資料，如出入庫憑證、運輸記錄等。3.中期保管期限為510年，適用于一些重要的業(yè)務記錄和資料，如庫存盤點表、設備維護保養(yǎng)記錄等。4.長期保管期限為10年以上，適用于一些具有長期保存價值的檔案資料，如倉庫規(guī)劃布局圖、供應商資料、客戶訂單信息等。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，未經批準不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需查閱、借閱檔案，應按照規(guī)定程序辦理手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。3.做好檔案庫房的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持庫房整潔、通風良好。定期對檔案進行除塵、消毒等處理，防止檔案受到污染和損壞。4.對于超過保管期限或無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀，確保檔案的安全和保密。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱倉庫檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱申請人應填寫《保密檔案查閱申請表》，經公司保密管理部門審批后，方可查閱。查閱過程中應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱倉庫檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導審批后，方可查閱。查閱過程中應有公司相關人員陪同，并嚴格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）借閱程序1.公司內部人員因工作需要借閱倉庫檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應對借閱申請進行審核，確認無誤后，按照規(guī)定收取借閱押金，并將檔案資料交借閱人當面清點，雙方在《檔案借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人應按照規(guī)定的時間和用途使用檔案資料，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞檔案。如需延長借閱時間，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的數(shù)量、質量和完整性，確認無誤后，退還借閱押金，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應建立檔案查閱與借閱登記制度，詳細記錄查閱和借閱的申請人姓名、部門、查閱內容、查閱時間、借閱時間、歸還時間等信息，以便于跟蹤和管理。2.查閱與借閱登記記錄應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對倉庫檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組，對檔案進行逐一審查和評估。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、性質、來源、保管期限等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和潛在價值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對于經過鑒定確定已過保管期限或無保存價值的檔案，檔案管理部門應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經公司分管領導審批后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應有專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》等相關資料整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立倉庫檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、查詢和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，加強對檔案管理過程的監(jiān)控和管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持檔案管理人員將紙質檔案資料掃描或錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、來源等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案資料。3.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理工作效率。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理功能：設置用戶權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、數(shù)據(jù)加密等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應加強對倉庫檔案信息化管理系