函詢管理辦法細則總則制定目的本辦法細則旨在規(guī)范公司/組織的函詢管理工作，確保函詢程序的合規(guī)性、準確性和有效性，加強對相關事項的監(jiān)督和管理，保障公司/組織的正常運營秩序，維護公司/組織及相關人員的合法權益。適用范圍本辦法細則適用于公司/組織內部各部門、分支機構以及全體員工在涉及需要進行函詢的各類事項時的操作與管理。基本原則1.依法依規(guī)原則：函詢管理工作嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內部的各項規(guī)章制度。2.客觀公正原則：函詢過程應基于客觀事實，秉持公正態(tài)度，確保函詢結果真實、準確、可靠。3.保密原則：對函詢涉及的相關信息嚴格保密，防止信息泄露給無關人員，保護被函詢對象的隱私和公司/組織的商業(yè)秘密。4.及時高效原則：在規(guī)定的時間內完成函詢工作，確保函詢事項得到及時處理和反饋，避免延誤對公司/組織造成不利影響。函詢的啟動啟動情形1.在公司/組織的日常管理、監(jiān)督檢查、審計、調查等工作中，發(fā)現(xiàn)存在需要進一步核實的事項，且通過函詢能夠有效獲取相關信息的，可啟動函詢程序。2.根據(jù)上級主管部門、監(jiān)管機構的要求或交辦任務，需要對特定事項進行函詢的，按照要求啟動函詢。3.涉及公司/組織重大決策、重要項目、關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)等，為確保信息準確、風險可控，必要時可啟動函詢程序。4.收到外部單位或個人的投訴、舉報、質疑等，需要通過函詢進行調查核實的，及時啟動函詢。發(fā)起流程1.提出申請：由相關部門或人員填寫《函詢申請表》，詳細說明函詢的事項、目的、對象、擬函詢的內容等，并提交至函詢管理部門。2.審核批準：函詢管理部門對《函詢申請表》進行審核，重點審查函詢事項的必要性、合規(guī)性、涉及范圍等。審核通過后，報公司/組織分管領導審批。分管領導根據(jù)實際情況進行審批，對于重大函詢事項，需報公司/組織主要領導審批。3.確定函詢對象：根據(jù)審批后的《函詢申請表》，明確函詢對象。函詢對象可以是公司/組織內部的部門、員工，也可以是外部單位或個人。4.組建函詢小組：根據(jù)函詢事項的復雜程度和工作量，組建函詢小組。函詢小組一般由函詢管理部門人員、相關業(yè)務部門人員、財務人員、審計人員等組成，確保函詢工作的專業(yè)性和全面性。函詢小組設組長一名，負責函詢工作的組織、協(xié)調和指導。函詢的實施函詢準備1.制定函詢提綱：函詢小組根據(jù)函詢事項的具體內容，制定詳細的函詢提綱。函詢提綱應明確函詢的問題、要求、格式等，確保函詢內容具有針對性和可操作性。2.擬定函詢函：根據(jù)函詢提綱，擬定函詢函。函詢函應使用規(guī)范的格式和語言，明確函詢的目的、事項、要求等，并加蓋公司/組織公章。函詢函應一式兩份，一份發(fā)送給函詢對象，一份留存?zhèn)浒浮?.確定函詢方式：根據(jù)函詢對象的實際情況和函詢事項的特點，選擇合適的函詢方式。常見的函詢方式包括郵寄函詢、專人送達函詢、電子郵件函詢等。對于重要、緊急的函詢事項，可采用專人送達函詢的方式；對于一般事項，可采用郵寄函詢或電子郵件函詢的方式。4.記錄函詢過程：函詢小組對函詢過程進行詳細記錄，包括函詢函的發(fā)送時間、方式、接收人，函詢對象的回復情況，與函詢對象的溝通記錄等。記錄應真實、完整、準確，并存檔備查。函詢發(fā)送1.發(fā)送函詢函：按照確定的函詢方式，及時將函詢函發(fā)送給函詢對象。對于郵寄函詢，應確保函詢函封裝完好，并通過掛號信、特快專遞等方式郵寄，留存郵寄憑證；對于專人送達函詢，應安排專人將函詢函送達函詢對象，并由函詢對象簽收；對于電子郵件函詢，應通過公司/組織指定的電子郵箱發(fā)送，并要求函詢對象回復確認收到函詢函。2.告知函詢要求：在發(fā)送函詢函的同時，向函詢對象明確告知函詢的要求和期限。要求函詢對象應在規(guī)定的期限內如實、準確地回復函詢事項，如有特殊情況需要延期回復的，應提前向函詢管理部門提出申請并說明理由。函詢回復1.接收回復：函詢小組及時接收函詢對象的回復。對于郵寄回復，應檢查回復函的封裝是否完好，是否在規(guī)定的期限內收到；對于專人送達回復，應檢查回復函是否由函詢對象本人簽收；對于電子郵件回復，應檢查回復郵件的發(fā)送時間是否在規(guī)定的期限內。2.審核回復內容：函詢小組對函詢對象的回復內容進行認真審核，重點審查回復內容的真實性、準確性、完整性，是否與函詢事項相關，是否對函詢問題進行了明確答復。對于回復內容不完整、不清楚、存在疑問的，函詢小組應及時與函詢對象溝通，要求其補充或說明。3.必要時進行補充函詢：如果函詢對象的回復未能滿足函詢要求，函詢小組可根據(jù)實際情況，對函詢對象進行補充函詢。補充函詢應明確指出需要補充的內容和要求，并再次告知函詢對象回復的期限。函詢結果的處理結果分析1.綜合評估：函詢小組對函詢結果進行綜合評估，結合函詢對象的回復情況、相關證據(jù)材料、日常工作表現(xiàn)等，對函詢事項進行全面分析，判斷函詢結果的可靠性和有效性。2.形成結論：根據(jù)綜合評估結果，函詢小組形成函詢結論。函詢結論應明確、客觀、公正，對函詢事項作出肯定或否定的判斷，并說明理由。對于存在問題的函詢事項，應提出相應的處理建議。結果運用1.用于內部管理：函詢結果作為公司/組織內部管理決策的重要依據(jù)。對于涉及員工考核、晉升、獎懲等事項的函詢結果，按照公司/組織的相關規(guī)定進行處理；對于涉及業(yè)務流程優(yōu)化、風險防控等事項的函詢結果，及時反饋給相關部門，作為改進工作的參考。2.對外提供：根據(jù)法律法規(guī)、監(jiān)管要求或公司/組織的需要，在履行必要的審批程序后，可將函詢結果對外提供。對外提供函詢結果時，應確保提供的內容真實、準確、完整，并符合相關保密規(guī)定。歸檔管理1.整理歸檔：函詢工作結束后，函詢小組應及時對函詢過程中形成的各類文件、資料進行整理歸檔。歸檔內容包括《函詢申請表》、函詢提綱、函詢函、函詢對象的回復函、溝通記錄、函詢結論等。2.保存期限：函詢檔案的保存期限按照公司/組織的檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于規(guī)定的年限，以便日后查閱和追溯。監(jiān)督與責任追究監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司/組織內部審計部門或其他相關監(jiān)督部門定期對函詢管理工作進行檢查，重點檢查函詢程序的執(zhí)行情況、函詢結果的處理情況、檔案管理情況等，確保函詢管理工作規(guī)范、有序進行。2.專項檢查：根據(jù)公司/組織的實際情況和工作需要，針對特定的函詢事項或函詢管理環(huán)節(jié)進行專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。責任追究1.違規(guī)處理：對于在函詢管理工作中違反本辦法細則規(guī)定的部門或個人，視情