購書卡管理辦法總則目的為加強公司購書卡的管理，規(guī)范購書卡的發(fā)行、使用、回收等流程，確保購書卡的安全與有效使用，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部購書卡的管理，包括購書卡的申請、制作、發(fā)放、使用、充值、掛失、補辦、回收及銷毀等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.合法性原則：購書卡的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障購書卡信息及資金的安全，防止購書卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確購書卡管理各環(huán)節(jié)的操作流程和要求，確保管理工作規(guī)范有序。4.便捷性原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，盡量為持卡人提供便捷的服務(wù)，方便購書卡的使用。購書卡的申請與制作申請1.公司各部門因工作需要申請購書卡時，應(yīng)填寫《購書卡申請表》，詳細(xì)注明申請購書卡的數(shù)量、用途、預(yù)計發(fā)放對象等信息。2.《購書卡申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部門審核。3.人力資源部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實際需求，對申請表進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。制作1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門將《購書卡申請表》交至財務(wù)部門，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)與指定的合作書店聯(lián)系制作購書卡。2.合作書店應(yīng)按照公司要求的格式和內(nèi)容制作購書卡，購書卡應(yīng)包含公司名稱、卡號、密碼、有效期、面值等信息。3.制作完成的購書卡應(yīng)進行編號管理，確保每一張購書卡都有唯一的標(biāo)識。同時，應(yīng)對購書卡的制作數(shù)量、卡號、面值等信息進行詳細(xì)記錄，形成《購書卡制作臺賬》。購書卡的發(fā)放發(fā)放流程1.人力資源部門根據(jù)審批通過的《購書卡申請表》，通知各部門領(lǐng)取購書卡。2.各部門指定專人到人力資源部門領(lǐng)取購書卡，并在《購書卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)取購書卡時，領(lǐng)用人應(yīng)仔細(xì)核對購書卡的數(shù)量、卡號、面值等信息，確保無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與人力資源部門溝通解決。發(fā)放記錄人力資源部門應(yīng)建立《購書卡發(fā)放臺賬》，詳細(xì)記錄購書卡的發(fā)放日期、發(fā)放部門、領(lǐng)用人、卡號、面值等信息?！顿彆òl(fā)放臺賬》應(yīng)妥善保存，以備查詢。購書卡的使用使用范圍購書卡僅限在公司指定的合作書店購買圖書及相關(guān)文化用品使用，不得用于其他任何消費。使用方式1.持卡人在合作書店消費時，應(yīng)向書店工作人員出示購書卡，由書店工作人員刷卡并輸入密碼進行支付。2.購書卡消費金額應(yīng)與實際購買圖書及相關(guān)文化用品的金額一致，不得透支使用。3.持卡人在使用購書卡時，應(yīng)要求書店工作人員開具正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與購書卡消費項目一致。使用監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對購書卡的使用情況進行檢查，核對購書卡消費記錄與《購書卡發(fā)放臺賬》、《購書卡制作臺賬》是否一致。2.如發(fā)現(xiàn)購書卡存在異常使用情況，如被盜用、冒用、超范圍使用等，財務(wù)部門應(yīng)及時通知人力資源部門進行調(diào)查處理。購書卡的充值充值申請1.當(dāng)購書卡余額不足時，持卡人可向所在部門提出購書卡充值申請。2.申請充值時，持卡人應(yīng)填寫《購書卡充值申請表》，注明購書卡卡號、持卡人姓名、充值金額等信息。3.《購書卡充值申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部門審核。充值流程1.人力資源部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實際情況，對《購書卡充值申請表》進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門將《購書卡充值申請表》交至財務(wù)部門，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作書店聯(lián)系進行充值操作。3.合作書店在收到財務(wù)部門的充值指令后，應(yīng)及時為指定的購書卡進行充值，并將充值結(jié)果反饋給財務(wù)部門。4.財務(wù)部門收到充值結(jié)果反饋后，應(yīng)及時更新《購書卡制作臺賬》和《購書卡發(fā)放臺賬》中的購書卡余額信息。充值記錄財務(wù)部門應(yīng)建立《購書卡充值臺賬》，詳細(xì)記錄購書卡的充值日期、充值卡號、充值金額、充值操作人員等信息?！顿彆ǔ渲蹬_賬》應(yīng)妥善保存，以備查詢。購書卡的掛失與補辦掛失1.持卡人發(fā)現(xiàn)購書卡丟失或被盜用后，應(yīng)立即撥打公司指定的掛失電話進行掛失，并向所在部門報告。2.掛失時，持卡人應(yīng)提供購書卡卡號、持卡人姓名、身份證號碼等信息，以便工作人員核實身份。3.工作人員在接到掛失申請后，應(yīng)立即對購書卡進行掛失處理，凍結(jié)購書卡賬戶，防止購書卡被繼續(xù)使用。補辦1.掛失成功后，持卡人可向所在部門提出購書卡補辦申請。2.申請補辦時，持卡人應(yīng)填寫《購書卡補辦申請表》，注明購書卡卡號、持卡人姓名、身份證號碼、掛失日期等信息，并提交身份證復(fù)印件。3.《購書卡補辦申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部門審核。4.人力資源部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實際情況，對《購書卡補辦申請表》進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門將《購書卡補辦申請表》交至財務(wù)部門，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作書店聯(lián)系補辦購書卡。6.合作書店在收到財務(wù)部門的補辦指令后，應(yīng)按照原購書卡的信息重新制作購書卡，并將新購書卡的卡號、密碼等信息反饋給財務(wù)部門。7.財務(wù)部門收到新購書卡信息后，應(yīng)及時更新《購書卡制作臺賬》和《購書卡發(fā)放臺賬》中的相關(guān)信息，并通知持卡人領(lǐng)取新購書卡。掛失與補辦記錄人力資源部門應(yīng)建立《購書卡掛失補辦臺賬》，詳細(xì)記錄購書卡的掛失日期、掛失卡號、持卡人姓名、補辦日期、補辦卡號等信息?！顿彆⊕焓аa辦臺賬》應(yīng)妥善保存，以備查詢。購書卡的回收與銷毀回收1.因持卡人離職、調(diào)崗等原因不再使用購書卡時，所在部門應(yīng)及時將購書卡回收，并交至人力資源部門。2.回收購書卡時，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在《購書卡回收登記表》上簽字確認(rèn)，注明回收日期、回收卡號、持卡人姓名等信息。銷毀1.人力資源部門定期對回收的購書卡進行清理核對，確認(rèn)無誤后填寫《購書卡銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員，按照規(guī)定的程序?qū)彆ㄟM行銷毀。3.銷毀購書卡時，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，并由參與銷毀的人員在《購書卡銷毀記錄》上簽字確認(rèn)?；厥张c銷毀記錄人力資源部門應(yīng)建立《購書卡回收銷毀臺賬》，詳細(xì)記錄購書卡的回收日期、回收卡號、持卡人姓名、銷毀日期、銷毀方式等信息。《購書卡回收銷毀臺賬》應(yīng)妥善保存，以備查詢。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)對購書卡的資金流向進行監(jiān)督檢查，確保購書卡資金的安全與合規(guī)使用。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對購書卡的申請、發(fā)放、回收等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督管理，確保購書卡管理工作規(guī)范有序。3.審計部門定期對購書卡的管理情況進行審計，檢查購書卡管理是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，如實提供購書卡管理的相關(guān)資料和信息。2.對于合作書店，公司應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明