公用郵箱管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司公用郵箱的使用與管理，確保信息傳遞的及時、準確、安全與高效，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在工作中使用的公用郵箱。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴格保護郵箱內(nèi)信息的安全與機密性，防止信息泄露、篡改或丟失。2.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求使用公用郵箱，確保郵件內(nèi)容的規(guī)范性和合法性。3.高效便捷原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，提高郵箱使用效率，方便工作溝通與協(xié)作。二、郵箱設(shè)置與維護（一）郵箱開通與賬號管理1.新員工入職時，由人力資源部門通知行政部門為其開通公用郵箱賬號。賬號命名規(guī)則為：姓名全拼首字母+員工工號（例如：lihua001）。2.員工離職時，行政部門應(yīng)及時注銷其公用郵箱賬號，并確保相關(guān)郵件數(shù)據(jù)得到妥善處理或備份。（二）郵箱密碼管理1.員工應(yīng)妥善保管個人郵箱密碼，不得將密碼告知他人。2.為確保賬號安全，密碼應(yīng)定期更換，建議每[X]個月更換一次。密碼應(yīng)具備一定的強度，包含字母、數(shù)字和特殊字符。（三）郵箱維護與安全防護1.行政部門負責公用郵箱系統(tǒng)的日常維護與管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.定期對郵箱系統(tǒng)進行病毒查殺、漏洞掃描等安全防護工作，及時更新系統(tǒng)補丁和安全軟件。3.員工在使用郵箱過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，如無法登錄、收到可疑郵件等，應(yīng)及時向行政部門報告。三、郵件使用規(guī)范（一）郵件主題1.郵件主題應(yīng)簡潔明了，準確概括郵件的主要內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.主題中應(yīng)避免使用無意義的字符或表情符號，嚴禁使用不文明、侮辱性或攻擊性的語言。（二）郵件正文1.郵件正文應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，表達準確。開頭應(yīng)簡要說明郵件的目的，然后詳細闡述相關(guān)內(nèi)容。2.正文內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用錯別字、生僻字和網(wǎng)絡(luò)俚語。如有需要，可適當分段，并合理使用標點符號。3.對于重要事項或復(fù)雜問題，應(yīng)提供詳細的背景信息、數(shù)據(jù)支持和分析說明，以便收件人全面理解。（三）郵件附件1.如需發(fā)送附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，且附件格式清晰、完整，能夠正常打開和閱讀。2.附件大小應(yīng)符合公司郵箱系統(tǒng)的限制要求，如超過限制，應(yīng)提前對附件進行壓縮或分拆處理。3.在郵件正文中應(yīng)明確說明附件的內(nèi)容和用途，以便收件人在查看郵件時能夠快速了解附件信息。（四）郵件發(fā)送對象1.員工應(yīng)根據(jù)郵件內(nèi)容的性質(zhì)和需要，準確選擇收件人、抄送人和密送人。2.收件人應(yīng)為直接相關(guān)的人員，確保其能夠及時、有效地處理郵件事項。3.抄送人員應(yīng)是需要知曉郵件內(nèi)容，但不承擔直接處理責任的相關(guān)人員。4.密送人應(yīng)謹慎使用，僅在必要時將郵件內(nèi)容秘密發(fā)送給特定人員，且應(yīng)確保密送行為的合理性和必要性。（五）郵件回復(fù)1.收到郵件后，員工應(yīng)及時回復(fù)，如有特殊情況無法及時回復(fù)，應(yīng)向發(fā)件人說明原因并告知預(yù)計回復(fù)時間。2.回復(fù)郵件時，應(yīng)針對性地回答發(fā)件人的問題，避免答非所問。如有需要，可在回復(fù)中引用發(fā)件人的部分原文，以增強回復(fù)的針對性和連貫性。3.對于涉及多個事項的郵件，應(yīng)逐一進行回復(fù)，確保每個問題都得到妥善處理。四、郵件分類與存檔（一）郵件分類1.員工應(yīng)根據(jù)郵件的性質(zhì)和用途，對郵件進行分類管理，如工作匯報、項目溝通、客戶往來、行政通知等。2.建議使用文件夾或標簽功能對郵件進行分類標識，以便快速查找和瀏覽。（二）郵件存檔1.重要郵件和具有保存價值的郵件應(yīng)及時進行存檔。存檔方式可采用本地硬盤備份、外部存儲設(shè)備備份或公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)存儲等。2.郵件存檔應(yīng)按照一定的時間周期或類別進行整理，確保存檔文件的完整性和可讀性。3.員工離職時，應(yīng)將其個人郵箱中與工作相關(guān)的重要郵件進行交接或備份，以便后續(xù)工作的順利開展。五、郵件安全與保密（一）信息安全意識1.全體員工應(yīng)增強信息安全意識，嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的保密制度，不得利用公用郵箱從事違法違規(guī)活動。2.不得在郵件中傳遞涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息，如確需傳遞，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進行加密處理或采取其他安全措施。（二）防止信息泄露1.嚴禁將公用郵箱賬號借予他人使用，防止他人冒用員工名義發(fā)送郵件或獲取公司信息。2.在發(fā)送郵件時，應(yīng)仔細核對收件人地址，避免誤發(fā)郵件導(dǎo)致信息泄露。3.對于包含敏感信息的郵件，應(yīng)謹慎處理，確保郵件的發(fā)送范圍僅限于必要的人員，并要求收件人妥善保管和處理郵件內(nèi)容。（三）防范網(wǎng)絡(luò)攻擊1.不輕易點擊郵件中的鏈接或下載附件，尤其是來自不明來源的郵件，以防遭受網(wǎng)絡(luò)詐騙、病毒感染或其他網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.如發(fā)現(xiàn)可疑郵件，應(yīng)及時刪除，并向行政部門報告。行政部門應(yīng)進行分析和處理，防止類似郵件對公司網(wǎng)絡(luò)安全造成威脅。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對公用郵箱的使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查員工的郵件使用規(guī)范執(zhí)行情況和郵箱安全防護措施落實情況。2.對于違反本管理辦法的行為，行政部門有權(quán)責令相關(guān)員工立即整改，并記錄在案。（二）考核辦法1.將公用郵箱的使用情況納入員工績效考核體系，作為評價員工工作表現(xiàn)的重要指標之一。2.對于嚴格遵守本管理辦法，郵件使用規(guī)范、高效，未出現(xiàn)任何違規(guī)行為的員工，給予適當?shù)莫剟詈捅碚谩?.對于違反本管理辦法，如因郵件使用不當導(dǎo)致公司信息泄露、工作延誤或造成其他不良影響的員工，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。七、