分店用品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司分店用品的管理，規(guī)范用品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保分店運營的正常開展，提高用品使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司旗下所有分店的各類用品管理，包括但不限于辦公用品、清潔用品、設(shè)備耗材、商品陳列道具等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司對分店用品實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配，確保用品管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理配置原則根據(jù)分店的實際業(yè)務(wù)需求和規(guī)模，合理配置用品，避免浪費和閑置。3.成本控制原則在保證分店正常運營的前提下，嚴(yán)格控制用品采購成本和使用成本，提高經(jīng)濟效益。4.責(zé)任追究原則對用品管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為和損失，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、管理職責(zé)（一）總部相關(guān)部門職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定用品采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。組織實施用品采購工作，確保采購用品的質(zhì)量和及時供應(yīng)。建立采購檔案，記錄采購信息。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核用品采購預(yù)算和費用報銷，監(jiān)督采購資金的使用。定期對分店用品庫存進行盤點，確保賬實相符。分析用品成本，提供成本控制建議。3.運營管理部門負(fù)責(zé)制定分店用品使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，指導(dǎo)分店合理使用用品。定期對分店用品使用情況進行檢查和評估，提出改進意見。協(xié)調(diào)分店之間用品的調(diào)配。4.行政部門負(fù)責(zé)建立分店用品管理臺賬，記錄用品的出入庫情況。負(fù)責(zé)用品倉庫的管理，確保用品的安全存儲。配合采購部門進行供應(yīng)商管理。（二）分店職責(zé)1.負(fù)責(zé)編制本分店用品需求計劃，報總部運營管理部門審核。2.按照總部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范使用用品，做好用品的日常保管和維護。3.定期對本分店用品庫存進行盤點，及時上報盤盈盤虧情況。4.配合總部相關(guān)部門做好用品采購、調(diào)配等工作。三、用品采購管理（一）采購計劃制定1.分店應(yīng)根據(jù)年度經(jīng)營目標(biāo)、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度用品需求計劃，報總部運營管理部門。2.總部運營管理部門對分店上報的需求計劃進行審核，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，綜合平衡后制定年度用品采購計劃。3.采購計劃應(yīng)明確用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對供應(yīng)商進行評估和篩選，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商。3.與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)質(zhì)量、價格等方面。對考核不合格的供應(yīng)商，及時采取整改措施或終止合作。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，按照采購合同的要求組織實施采購。2.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購流程進行操作，確保采購過程的公開、公平、公正。3.在采購過程中，如遇特殊情況需要變更采購計劃或采購合同，應(yīng)報總部相關(guān)部門審批。4.采購人員應(yīng)及時跟蹤采購進度，確保用品按時、按質(zhì)、按量到貨。（四）采購驗收1.用品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知分店和相關(guān)驗收人員進行驗收。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。3.對驗收合格的用品，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告；對驗收不合格的用品，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨等手續(xù)。四、用品使用管理（一）使用標(biāo)準(zhǔn)制定總部運營管理部門應(yīng)根據(jù)行業(yè)規(guī)范和公司實際情況，制定各類分店用品的使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確用品的使用范圍、使用方法、使用頻率等內(nèi)容。（二）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.總部運營管理部門應(yīng)定期組織分店員工進行用品使用培訓(xùn)，使員工熟悉用品的使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.分店負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本分店員工用品使用情況的日常指導(dǎo)和監(jiān)督，確保員工正確使用用品。（三）領(lǐng)用與發(fā)放1.分店應(yīng)設(shè)立用品領(lǐng)用臺賬，記錄用品的領(lǐng)用情況。2.員工領(lǐng)用用品時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)分店負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取。3.倉庫管理人員應(yīng)按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放用品，并在臺賬上做好記錄。（四）使用監(jiān)督與檢查1.總部運營管理部門應(yīng)定期對分店用品使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括用品使用是否符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、是否存在浪費現(xiàn)象等。2.分店負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本分店用品使用情況的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。3.對違反用品使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的行為，應(yīng)及時進行批評教育，并責(zé)令改正；對造成浪費或損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、用品庫存管理（一）庫存管理制度1.總部行政部門應(yīng)建立健全分店用品庫存管理制度，明確庫存管理流程和要求。2.倉庫應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，按照用品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并做好標(biāo)識。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對用品進行盤點，確保賬實相符。（二）庫存盤點1.分店應(yīng)每月對本分店用品庫存進行盤點，編制盤點報告，上報總部行政部門。2.總部行政部門應(yīng)每季度組織一次分店用品庫存的全面盤點，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)。3.如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，按照規(guī)定進行處理。屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后計入當(dāng)期損益；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）庫存預(yù)警1.總部行政部門應(yīng)根據(jù)用品的采購周期、使用頻率、庫存限額等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫存低于預(yù)警指標(biāo)時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門進行補貨；當(dāng)庫存高于預(yù)警指標(biāo)時，應(yīng)暫停采購或采取其他措施進行處理。（四）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保用品的安全存儲。2.倉庫管理人員應(yīng)加強對倉庫的日常巡查，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。3.對易燃、易爆、有毒等危險用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放和管理，并采取相應(yīng)的安全防范措施。六、用品報廢與處置管理（一）報廢鑒定1.分店應(yīng)定期對已損壞、無法使用或已過使用期限的用品進行清理，填寫用品報廢申請表，報總部行政部門審核。2.總部行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對申請報廢的用品進行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的用品，由總部行政部門報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行報廢處置。（三）報廢處置1.對批準(zhǔn)報廢的用品，應(yīng)按照環(huán)保、安全等相關(guān)規(guī)定進行妥善處置，如出售給廢品回收公司、委托專業(yè)機構(gòu)進行處理等。2.報廢處置過程中，應(yīng)做好記錄，包括報廢用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處置方式、處置時間等信息。七、信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立分店用品管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)用品采購、使用、庫存、報廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備采購計劃管理、供應(yīng)商管理、庫存管理、報表統(tǒng)計分析等功能，提高管理效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、完整。2.采購部門應(yīng)及時錄入采購訂單、到貨驗收等信息；分店應(yīng)及時錄入用品領(lǐng)用、庫存盤點等信息；倉庫管理人員應(yīng)及時更新庫存數(shù)據(jù)。（三）信息查詢與分析1.公司各級管理人員可通過管理信息系統(tǒng)查詢用品管理相關(guān)信息，如采購進度、庫存情況、使用情況等。2.管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)分析功能，能夠生成各類報表和分析圖表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對分店用品管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的合規(guī)性、用品使用的合理性、庫存管理的準(zhǔn)確性等方面。2.總部相關(guān)部門應(yīng)加強對分店用品管理工作的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.總部運營管理部門應(yīng)制定分店用品管理考核評價指標(biāo)體系，對分店用品管理工作進行量化考核。2.考核評價指標(biāo)應(yīng)包括采購成本控制、用品使用效率、庫存