qa合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司QA（質(zhì)量保證）合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部合作伙伴簽訂的各類QA相關(guān)合同，包括但不限于質(zhì)量檢測服務(wù)合同、質(zhì)量體系咨詢合同、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.風(fēng)險防控原則充分識別、評估合同履行過程中的風(fēng)險，采取有效措施進(jìn)行防控，保障公司利益不受損失。3.公平公正原則在合同簽訂和履行過程中，遵循公平、公正的原則，維護(hù)雙方合法權(quán)益，促進(jìn)合作關(guān)系健康發(fā)展。4.統(tǒng)一管理原則公司對QA合同實行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，規(guī)范合同流程，提高管理效率。二、職責(zé)分工（一）合同管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善QA合同管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本。2.參與合同的談判、起草、審核、簽訂等工作，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。3.跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題，對合同變更、終止等事項進(jìn)行審核和管理。4.建立合同臺賬，對合同進(jìn)行分類歸檔，定期進(jìn)行合同統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)提出簽訂QA合同的需求，提供業(yè)務(wù)背景資料，參與合同談判。2.按照合同約定履行相關(guān)義務(wù)，及時向合同管理部門反饋合同履行情況。3.配合合同管理部門處理合同履行過程中的問題，提出解決方案和建議。（三）法務(wù)部門1.對QA合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見和風(fēng)險防范建議。2.參與重大合同的談判和起草工作，協(xié)助處理合同糾紛和法律事務(wù)。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，確保合同價款、支付方式、結(jié)算周期等符合公司財務(wù)規(guī)定。2.按照合同約定進(jìn)行款項支付，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和核算。三、合同簽訂（一）合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出簽訂QA合同的立項申請，填寫《QA合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同項目名稱、合作對象、合同內(nèi)容、預(yù)算金額、預(yù)期效益等信息，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料。（二）合同談判1.合同立項申請經(jīng)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門牽頭組織與合作對象進(jìn)行合同談判。談判人員應(yīng)包括業(yè)務(wù)人員、合同管理人員、法務(wù)人員等，必要時可邀請技術(shù)專家參與。2.談判前，談判人員應(yīng)充分了解合作對象的基本情況、信譽(yù)狀況、業(yè)務(wù)能力等，收集相關(guān)資料，制定談判策略。3.談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費用支付、驗收方式、保密條款、違約責(zé)任等核心條款，確保合同條款公平合理、明確具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。（三）合同起草1.根據(jù)談判結(jié)果，由合同管理部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.合同文本應(yīng)明確表述雙方的權(quán)利義務(wù)，包括但不限于服務(wù)范圍、服務(wù)期限、質(zhì)量要求、費用及支付方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)及程序、保密條款、違約責(zé)任等。對于特殊條款或與標(biāo)準(zhǔn)模板不一致的條款，應(yīng)在合同中進(jìn)行特別說明。（四）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)按照公司合同審核流程進(jìn)行審核。審核部門包括合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等。2.合同管理部門負(fù)責(zé)對合同的格式、條款完整性、文字表述等進(jìn)行審核；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性進(jìn)行審核；法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核；財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同中的財務(wù)條款進(jìn)行審核。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并提出審核意見。合同管理部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同符合各方要求。（五）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與合作對象簽訂。簽訂合同時，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等留存歸檔。2.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并建立合同臺賬，對合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、合同履行（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同主要內(nèi)容傳達(dá)給相關(guān)人員，明確各方的職責(zé)和工作要求，并按照合同約定制定詳細(xì)的履行計劃。（二）服務(wù)提供1.合作對象應(yīng)按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等要求提供QA服務(wù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切跟蹤服務(wù)提供情況，及時與合作對象溝通協(xié)調(diào)，確保服務(wù)順利進(jìn)行。2.在服務(wù)過程中，如發(fā)現(xiàn)合作對象提供的服務(wù)不符合合同約定，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向其提出整改要求，并跟蹤整改情況。如整改后仍不符合要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（三）費用支付1.財務(wù)部門按照合同約定的費用支付方式和結(jié)算周期進(jìn)行款項支付。在支付前，財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交的付款申請及supporting文件，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.如因合作對象提供的服務(wù)不符合合同約定或出現(xiàn)其他違約情形，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定暫停付款或扣除相應(yīng)款項，并及時通知合同管理部門和業(yè)務(wù)部門。（四）驗收管理1.服務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和程序組織驗收。驗收人員應(yīng)包括業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等，必要時可邀請外部專家參與。2.驗收過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，形成驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、存在問題及整改建議等。如驗收合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求合作對象限期整改，直至驗收合格為止。五、合同變更（一）變更申請在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《QA合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)證明材料。（二）變更審批1.《QA合同變更申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交合同管理部門。合同管理部門對變更事項進(jìn)行初步審查，組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，并征求法務(wù)部門意見。2.根據(jù)評審結(jié)果，合同管理部門提出變更建議，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同變更需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（三）變更簽訂變更申請經(jīng)批準(zhǔn)后，合同管理部門負(fù)責(zé)與合作對象協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、費用調(diào)整等事項，并作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。六、合同終止（一）自然終止合同期滿，雙方按照合同約定履行完畢各自義務(wù)，合同自然終止。合同管理部門應(yīng)在合同期滿前提醒業(yè)務(wù)部門關(guān)注合同履行情況，確保合同順利終止。（二）提前終止1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一，經(jīng)雙方協(xié)商一致或一方依法解除合同的，合同提前終止：因不可抗力致使合同無法履行的；一方嚴(yán)重違反合同約定，給對方造成重大損失的；合同目的無法實現(xiàn)的；法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。2.合同提前終止的，提出終止方應(yīng)及時通知對方，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。合同管理部門負(fù)責(zé)對合同終止情況進(jìn)行記錄和歸檔，對涉及的費用結(jié)算、資產(chǎn)交接等事項進(jìn)行監(jiān)督和協(xié)調(diào)。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門和合同管理部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險，并采取相應(yīng)的防范措施。如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的跡象，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并會同法務(wù)部門進(jìn)行分析評估，制定應(yīng)對策略。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，與合同管理部門、法務(wù)部門共同研究制定糾紛解決方案。2.糾紛處理方式包括協(xié)商、仲裁、訴訟等。應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況和公司利益，選擇合適的處理方式。在糾紛處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門和合同管理部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善合同管理流程和制度，避免類似糾紛再次發(fā)生。八、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時收集合同文本及相關(guān)附件、審批文件、履行過程中的往來函件、驗收報告、結(jié)算憑證等資料，并進(jìn)行整理歸檔。（二）檔案整理合同管理部門按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案資料齊全、完整、有序。（三）檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場所。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。（四）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案資料。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對QA合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況