到訪人員管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的安全管理，規(guī)范到訪人員的進出流程，保障公司/組織的正常運營秩序，維護公司/組織的財產(chǎn)安全和員工的人身安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于所有進入公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、倉庫等場所的到訪人員，包括但不限于客戶、供應商、合作伙伴、訪客、臨時工作人員等。（三）管理原則1.安全第一原則：確保到訪人員的行為不會對公司/組織的安全造成威脅，保障公司/組織的人員、財產(chǎn)安全。2.規(guī)范有序原則：建立統(tǒng)一、規(guī)范的到訪人員管理流程，使到訪人員的進出有序進行，提高管理效率。3.服務至上原則：在保障安全和規(guī)范管理的前提下，為到訪人員提供必要的服務和便利，展現(xiàn)公司/組織良好的形象。二、到訪人員分類及管理要求（一）客戶1.對于預約來訪的客戶，接待部門應提前與客戶溝通，確認來訪時間、人數(shù)、目的等信息，并填寫《來訪人員預約登記表》。2.接待人員應在客戶到達前做好接待準備工作，如安排會議室、準備相關資料等。3.客戶到達公司/組織時，接待人員應引導客戶至指定區(qū)域，并要求客戶出示有效身份證件，進行登記。登記內(nèi)容包括姓名、單位、身份證號碼、來訪時間、來訪目的、聯(lián)系電話等。4.為客戶發(fā)放臨時出入證，注明有效期、使用區(qū)域等信息，并告知客戶相關的管理規(guī)定和注意事項。5.安排專人陪同客戶在公司/組織內(nèi)活動，不得讓客戶自行隨意走動。陪同人員應全程關注客戶的行為，確?？蛻舻幕顒臃瞎?組織的規(guī)定。6.客戶離開時，接待人員應收回臨時出入證，并在《來訪人員登記表》上注明離開時間。（二）供應商1.供應商來訪時，采購部門應提前與供應商溝通，告知來訪流程和要求。2.供應商到達公司/組織后，采購部門接待人員應要求供應商出示有效身份證件，進行登記。登記內(nèi)容同客戶登記要求。3.根據(jù)供應商來訪目的，安排相應的人員陪同，并引導至指定區(qū)域。如涉及參觀生產(chǎn)車間等敏感區(qū)域，需提前獲得相關部門的批準，并安排專人全程陪同，確保供應商遵守公司/組織的安全規(guī)定。4.供應商離開時，接待人員應收回臨時出入證，并做好登記。（三）合作伙伴1.對于合作伙伴的來訪，相關業(yè)務部門應提前與合作伙伴溝通協(xié)調(diào)，確定來訪事宜。2.合作伙伴到達后，業(yè)務部門接待人員應按照客戶登記要求進行登記，并發(fā)放臨時出入證。3.根據(jù)合作事項，安排合適的人員與合作伙伴進行洽談，并陪同其在公司/組織內(nèi)活動。4.合作伙伴離開時，接待人員應完成相關手續(xù)。（四）訪客1.員工個人的訪客，員工應提前向所在部門報告，經(jīng)部門負責人同意后，在門衛(wèi)處進行登記。登記時需注明訪客與員工的關系、來訪時間、來訪目的等信息。2.門衛(wèi)應根據(jù)員工提供的信息，對訪客進行核實，并發(fā)放臨時出入證。3.員工應負責陪同訪客在公司/組織內(nèi)活動，并確保訪客遵守公司/組織的規(guī)定。4.訪客離開時，員工應陪同其到門衛(wèi)處交還臨時出入證，并做好登記。（五）臨時工作人員1.因工作需要臨時進入公司/組織的工作人員，如施工人員、維修人員等，使用部門應提前向相關管理部門提交申請，說明臨時工作人員的姓名、單位、工作內(nèi)容、工作時間、工作區(qū)域等信息。2.管理部門審核通過后，通知門衛(wèi)為臨時工作人員辦理登記手續(xù)，發(fā)放臨時出入證。臨時出入證應注明工作期限、工作區(qū)域等信息。3.使用部門應安排專人對臨時工作人員進行管理，告知其公司/組織的安全規(guī)定和工作要求。4.臨時工作人員離開時，使用部門應確認其工作完成情況，并通知門衛(wèi)收回臨時出入證。三、到訪人員登記與證件管理（一）登記流程1.到訪人員到達公司/組織門口時，門衛(wèi)應首先詢問來訪人員的身份和來訪目的。2.對于需要登記的到訪人員，門衛(wèi)應提供《來訪人員登記表》，指導來訪人員如實填寫相關信息。3.來訪人員填寫完畢后，門衛(wèi)應仔細核對登記信息與來訪人員身份證件的一致性，并留存身份證件復印件（如有需要）。4.根據(jù)來訪人員的身份和來訪目的，按照本辦法的規(guī)定進行分類管理，確定是否發(fā)放臨時出入證以及發(fā)放的類型和有效期。（二）證件類型及用途1.臨時出入證：分為普通臨時出入證和特殊區(qū)域臨時出入證。普通臨時出入證用于一般辦公區(qū)域的來訪人員；特殊區(qū)域臨時出入證用于需要進入生產(chǎn)車間、倉庫、機房等敏感區(qū)域的來訪人員。2.臨時出入證應注明有效期、使用區(qū)域、編號等信息。有效期根據(jù)來訪人員的來訪時間確定，最長不超過[X]天。使用區(qū)域應明確具體的辦公區(qū)域或生產(chǎn)區(qū)域。編號應具有唯一性，便于管理和查詢。（三）證件發(fā)放與收回1.對于符合登記要求且需要發(fā)放臨時出入證的到訪人員，門衛(wèi)應及時發(fā)放臨時出入證，并告知來訪人員妥善保管，不得轉借他人。2.來訪人員離開公司/組織時，應將臨時出入證交還給門衛(wèi)。門衛(wèi)在收回臨時出入證后，應在《來訪人員登記表》上注明證件收回情況。3.如臨時出入證丟失或損壞，來訪人員應及時向門衛(wèi)說明情況。門衛(wèi)核實后，可根據(jù)實際情況補發(fā)臨時出入證，并在原證件上注明作廢。四、到訪人員陪同與引導（一）陪同人員職責1.接待部門或相關業(yè)務部門應根據(jù)來訪人員的身份和來訪目的，安排合適的陪同人員。陪同人員應熟悉公司/組織的情況，具備良好的溝通能力和服務意識。2.陪同人員應在來訪人員到達公司/組織時迎接，并全程陪同其在公司/組織內(nèi)活動。不得中途擅自離開陪同崗位。3.陪同人員應向來訪人員介紹公司/組織的基本情況、安全規(guī)定和注意事項，提醒來訪人員遵守公司/組織的各項規(guī)章制度。4.陪同人員應關注來訪人員的行為舉止，及時制止其不當行為，確保來訪人員的活動符合公司/組織的管理要求。5.在來訪人員與公司/組織相關人員進行洽談或交流時，陪同人員應協(xié)助溝通，提供必要的服務和支持。（二）引導要求1.接待人員或陪同人員應引導來訪人員按照規(guī)定的路線行走，不得隨意更改路線或進入未經(jīng)許可的區(qū)域。2.在引導過程中，應保持禮貌和熱情，主動為來訪人員開門、按電梯等，提供便利服務。3.如遇來訪人員詢問公司/組織的相關情況，陪同人員應如實、準確地進行解答。如遇不清楚的問題，應及時向相關部門或人員咨詢后再給予答復。五、安全管理與行為規(guī)范（一）安全檢查1.門衛(wèi)有權對進入公司/組織的到訪人員及其攜帶的物品進行安全檢查。檢查內(nèi)容包括是否攜帶危險物品、違禁物品等。2.對于來訪人員攜帶的包裹、文件等物品，門衛(wèi)可根據(jù)實際情況進行必要的檢查。如發(fā)現(xiàn)可疑物品，應立即通知相關部門進行處理。3.來訪人員應主動配合門衛(wèi)的安全檢查工作，不得拒絕或阻礙檢查。（二）行為規(guī)范1.到訪人員在公司/組織內(nèi)活動期間，應遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的各項規(guī)章制度，不得從事任何違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。2.保持良好的行為舉止，不得在公司/組織內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等。3.未經(jīng)許可，不得擅自進入公司/組織的機密區(qū)域、敏感區(qū)域或其他禁止進入的區(qū)域。4.如需使用公司/組織的設施設備，應提前向相關部門申請，并在使用過程中遵守操作規(guī)程，愛護設施設備。如造成損壞，應照價賠償。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設立專門的監(jiān)督小組，負責對到訪人員管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由安全管理部門、行政部門等相關人員組成。2.監(jiān)督小組定期或不定期對公司/組織各出入口的到訪人員登記情況、證件管理情況、陪同引導情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.鼓勵公司/組織員工對違反到訪人員管理辦法的行為進行監(jiān)督舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核辦法1.對于接待部門或相關業(yè)務部門，如因工作失誤導致到訪人員管理混亂或出現(xiàn)安全問題的，將視情節(jié)輕重給予相應的考核扣分。2.對于陪同人員，如未履行陪同職責或違反相關規(guī)定的，將進行批評教育，并根據(jù)情況給予考核扣分。3.對于到訪人員，如違反公司/組織的行為規(guī)范或安全規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予警告、禁止再次來訪