公章檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章檔案的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益和形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的公章檔案管理。（三）定義1.公章：指公司在對(duì)外活動(dòng)中使用的具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.公章檔案：指與公章的刻制、啟用、使用、保管、變更、廢止等相關(guān)的各類文件、資料、記錄等。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：公章檔案管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章檔案的管理，確保責(zé)任明確。3.安全保密原則：確保公章檔案的安全，防止信息泄露。4.規(guī)范有序原則：公章檔案的管理應(yīng)按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行，確保管理工作規(guī)范有序。二、公章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制公章的部門或機(jī)構(gòu)，應(yīng)填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.《公章刻制申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《公章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審批，審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。（三）印章備案公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章的樣式、規(guī)格等信息報(bào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，并留存?zhèn)浒缸C明。（四）啟用通知1.行政部門在公章備案完成后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布《公章啟用通知》，明確公章的啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。2.《公章啟用通知》應(yīng)發(fā)送至公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)。（五）啟用登記公章啟用時(shí)，行政部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，登記內(nèi)容包括公章名稱、啟用日期、啟用文件編號(hào)、保管責(zé)任人等。三、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的事項(xiàng)。2.法定代表人章主要用于辦理公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)事項(xiàng)。3.合同專用章主要用于公司對(duì)外簽訂合同。4.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)事項(xiàng)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用公章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用公章的事項(xiàng)、用途、文件名稱、文號(hào)等信息。2.審批：《公章使用申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司核心利益或重大決策的事項(xiàng)，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.用?。航?jīng)審批通過后，由公章保管責(zé)任人在《公章使用登記表》上進(jìn)行登記，并按照審批要求使用公章。用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容一致。4.蓋章后文件的留存：用印后的文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行留存，確保文件的完整性和可追溯性。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.未經(jīng)審批，任何人不得擅自使用公章。3.公章不得外借他人使用，如有特殊情況需要外借，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。四、公章的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等分別由相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.公章保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管公章，不得隨意放置或交他人代管。3.公章保管責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，確保公章的安全和完好。（三）保管交接1.公章保管責(zé)任人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接時(shí)，應(yīng)辦理公章交接手續(xù)。2.交接時(shí)，應(yīng)填寫《公章交接清單》，詳細(xì)記錄公章的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.《公章交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門留存一份。五、公章的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更等原因需要變更公章的，應(yīng)按照本辦法第二章的規(guī)定重新辦理公章刻制、啟用等手續(xù)。2.公章變更后，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布《公章變更通知》，明確新公章的啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。（二）廢止1.因公司改制、合并、分立、注銷等原因需要廢止公章的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行處理。2.公章廢止后，行政部門應(yīng)及時(shí)將廢止的公章交當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)銷毀，并留存銷毀證明。3.行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《公章廢止通知》，明確公章廢止的原因、日期等信息。六、公章檔案的管理（一）檔案內(nèi)容公章檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.公章刻制申請(qǐng)表、審批表、備案證明等相關(guān)文件。2.公章啟用通知、登記表等相關(guān)記錄。3.公章使用申請(qǐng)表、審批表、登記表等相關(guān)記錄。4.公章保管交接清單等相關(guān)文件。5.公章變更、廢止的相關(guān)文件、記錄等。（二）檔案整理1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公章檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.檔案整理應(yīng)按照時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.公章檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并指定專人負(fù)責(zé)保管。2.檔案保管應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.檔案保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為長(zhǎng)期保存。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱公章檔案的，應(yīng)填寫《公章檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱的事項(xiàng)、目的、范圍等信息。2.《公章檔案查閱申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)審批通過后，由檔案保管責(zé)任人按照審批要求提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀公章檔案資料。如需復(fù)印、拍照等，需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公章檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.公章檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.公章的刻制、啟用、使用、保管、變更、廢止等環(huán)節(jié)的管理情況。3.公章檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門定期對(duì)公章檔案管理情況進(jìn)行檢查，每年至少檢查一次。2.不定期抽查：審計(jì)部門不定期對(duì)公章檔案管理情況進(jìn)行抽查。（四）問題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給審計(jì)部門。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因公章保管不善、使用不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е鹿纠媸軗p的，由公章保管責(zé)任人、使用人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.因違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、變更、廢止公章等行為，給公司造成損失的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）追究方式1