公共郵箱管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織公共郵箱的使用與管理，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全與高效，保障公司/組織各項工作的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有公共郵箱的使用與管理。公共郵箱包括但不限于用于日常辦公溝通、文件共享、業(yè)務(wù)協(xié)作等目的而設(shè)立的郵箱賬號。（三）基本原則1.安全原則：確保公共郵箱的信息安全，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。采取必要的技術(shù)和管理措施，保障郵箱系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.規(guī)范原則：明確公共郵箱的使用規(guī)范和流程，使員工能夠正確、規(guī)范地使用公共郵箱進行工作交流，避免因使用不當(dāng)導(dǎo)致工作失誤或產(chǎn)生糾紛。3.高效原則：優(yōu)化公共郵箱的管理流程，提高信息傳遞和處理的效率，確保工作任務(wù)能夠及時得到響應(yīng)和處理，不影響公司/組織的正常運營。4.責(zé)任原則：明確公共郵箱使用過程中各相關(guān)人員的責(zé)任，做到權(quán)責(zé)清晰，對因工作失誤或違規(guī)操作造成的后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。二、公共郵箱的設(shè)立與維護（一）設(shè)立1.根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)需求，由相關(guān)部門提出設(shè)立公共郵箱的申請，申請內(nèi)容應(yīng)包括郵箱用途、預(yù)計使用人員范圍、信息安全要求等。2.經(jīng)公司/組織管理層審批通過后，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)具體的郵箱賬號創(chuàng)建工作。創(chuàng)建過程中應(yīng)按照公司/組織的命名規(guī)則進行命名，確保郵箱賬號的唯一性和規(guī)范性。3.公共郵箱的初始密碼由信息技術(shù)部門統(tǒng)一設(shè)置，并在創(chuàng)建完成后及時通知相關(guān)使用人員進行修改。密碼應(yīng)符合公司/組織的密碼安全策略，具備一定的強度要求，如包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于規(guī)定位數(shù)等。（二）維護1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)公共郵箱系統(tǒng)的日常維護和管理，包括服務(wù)器維護、軟件升級、數(shù)據(jù)備份等工作，確保郵箱系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.定期對公共郵箱的存儲空間進行清理和監(jiān)控，對于長期未使用或占用空間較大的郵件進行清理或遷移，避免因存儲空間不足影響郵箱的正常使用。3.建立公共郵箱系統(tǒng)的故障應(yīng)急處理機制，當(dāng)郵箱系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，信息技術(shù)部門應(yīng)及時響應(yīng)并采取有效措施進行修復(fù)，盡量減少對工作的影響。同時，對故障原因進行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，防止類似故障再次發(fā)生。三、公共郵箱的使用規(guī)范（一）賬號使用1.公共郵箱賬號僅供公司/組織內(nèi)部員工因工作需要使用，嚴(yán)禁將賬號轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.使用人員應(yīng)妥善保管自己的郵箱賬號和密碼，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在異常情況，應(yīng)立即通知信息技術(shù)部門進行處理，并及時修改密碼。3.離職或崗位變動的員工，其公共郵箱賬號應(yīng)及時移交或注銷。移交時，應(yīng)確保郵箱內(nèi)的重要工作資料已妥善處理或交接給相關(guān)人員；注銷時，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)操作，并做好記錄。（二）郵件收發(fā)1.發(fā)送郵件時，應(yīng)確保郵件主題明確、內(nèi)容簡潔明了，避免使用模糊或歧義的表述。郵件內(nèi)容應(yīng)符合公司/組織的業(yè)務(wù)規(guī)范和法律法規(guī)要求，不得包含違法、違規(guī)、涉密、敏感或惡意攻擊等內(nèi)容。2.對于重要郵件，應(yīng)在發(fā)送前進行仔細(xì)核對和審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。同時，根據(jù)郵件的重要程度和緊急程度，合理選擇發(fā)送對象和優(yōu)先級，避免因誤發(fā)或不必要的群發(fā)導(dǎo)致工作混亂。3.接收郵件后，應(yīng)及時進行查看和處理，對于需要回復(fù)的郵件，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復(fù)。如因特殊原因無法及時處理，應(yīng)向發(fā)件人說明情況，并告知預(yù)計處理時間。4.不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)未經(jīng)核實的郵件，尤其是涉及敏感信息或謠言的郵件。如發(fā)現(xiàn)可疑郵件，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告，由信息技術(shù)部門進行甄別和處理。（三）文件共享與存儲1.如需在公共郵箱中共享文件，應(yīng)確保文件的合法性和合規(guī)性，不得共享侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)或違反公司/組織規(guī)定的文件。2.共享文件時，應(yīng)按照公司/組織的文件分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理和命名，便于查找和管理。同時，應(yīng)設(shè)置合理的文件訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)文件。3.定期對公共郵箱中的共享文件進行清理和歸檔，刪除過期或不再使用的文件，避免占用過多存儲空間。對于重要文件，應(yīng)進行備份存儲，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失。四、公共郵箱的安全管理（一）信息安全保護1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全法律法規(guī)和公司/組織的信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)措施和管理手段，保障公共郵箱內(nèi)信息的保密性、完整性和可用性。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息或重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的郵件，應(yīng)進行加密處理或采取其他安全防護措施，防止信息泄露。3.加強對公共郵箱系統(tǒng)的安全審計，記錄和監(jiān)控郵箱的操作日志，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。對于違規(guī)操作或安全事件，應(yīng)進行詳細(xì)調(diào)查和分析，并采取相應(yīng)的措施進行整改和防范。（二）網(wǎng)絡(luò)安全防護1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對公共郵箱系統(tǒng)進行網(wǎng)絡(luò)安全掃描和漏洞檢測，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全漏洞，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。2.安裝必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護軟件，如防火墻、殺毒軟件等，并及時進行更新和升級，確保系統(tǒng)能夠抵御各種網(wǎng)絡(luò)安全威脅。3.加強對公共郵箱網(wǎng)絡(luò)訪問的控制，限制外部非法訪問，僅允許公司/組織內(nèi)部授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)地址訪問公共郵箱系統(tǒng)。同時，對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問進行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，確保只有合法用戶能夠訪問郵箱。五、公共郵箱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立公共郵箱使用監(jiān)督小組，由信息技術(shù)部門、行政部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成，負(fù)責(zé)對公共郵箱的使用情況進行定期監(jiān)督和檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方式和頻率。檢查內(nèi)容包括郵箱賬號使用規(guī)范、郵件收發(fā)情況、文件共享與存儲管理、安全管理措施落實情況等。3.通過查看郵箱操作日志、抽查郵件內(nèi)容、與使用人員溝通等方式，對公共郵箱的使用情況進行全面監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用公共郵箱的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。處理方式包括但不限于警告、批評教育、責(zé)令整改、暫?；蛉∠]箱使用權(quán)限等。2.如因違規(guī)使用公共郵箱導(dǎo)致公司/組織信息泄露、遭受經(jīng)濟損失或產(chǎn)生其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并按照公司/組織的規(guī)定進行賠償。3.對違規(guī)行為的處理結(jié)果應(yīng)進行記錄和公示，以起到警示作用，同時督促全體員