學(xué)位證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織學(xué)位證的管理，規(guī)范學(xué)位證的頒發(fā)、使用、保管等行為，確保學(xué)位證的真實(shí)性、合法性和嚴(yán)肅性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及學(xué)位證相關(guān)事務(wù)的部門、員工以及與學(xué)位證管理有業(yè)務(wù)往來的外部機(jī)構(gòu)和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及教育部門的相關(guān)規(guī)定，開展學(xué)位證管理工作。2.公正透明原則：學(xué)位證的頒發(fā)、審核等環(huán)節(jié)應(yīng)公開、公平、公正，接受監(jiān)督。3.安全保密原則：確保學(xué)位證信息的安全，防止泄露、丟失或被偽造。二、學(xué)位證的獲?。ㄒ唬﹩T工自身獲取1.員工通過正規(guī)教育途徑，在規(guī)定學(xué)制內(nèi)完成學(xué)業(yè)，達(dá)到學(xué)校畢業(yè)及學(xué)位授予條件，經(jīng)學(xué)校審核批準(zhǔn)后獲得相應(yīng)學(xué)位證。2.員工應(yīng)及時(shí)將獲得的學(xué)位證原件及相關(guān)證明材料提交至公司/組織人力資源部門備案。備案材料應(yīng)包括學(xué)位證復(fù)印件、學(xué)歷證書電子注冊(cè)備案表、成績(jī)單等。（二）公司/組織協(xié)助獲取1.對(duì)于因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)參加在職學(xué)歷教育并取得學(xué)位的員工，公司/組織可根據(jù)實(shí)際情況提供一定的支持和協(xié)助。2.支持方式包括但不限于提供學(xué)習(xí)時(shí)間安排便利、部分學(xué)費(fèi)補(bǔ)貼等，但具體支持措施應(yīng)在員工參加學(xué)習(xí)前以書面協(xié)議形式明確。3.員工在學(xué)習(xí)過程中應(yīng)遵守學(xué)校及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，按時(shí)完成學(xué)業(yè)任務(wù)。若因個(gè)人原因未能順利取得學(xué)位證，公司/組織不承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、學(xué)位證的審核（一）初審1.人力資源部門收到員工提交的學(xué)位證備案材料后，應(yīng)進(jìn)行初步審核。初審內(nèi)容包括材料的完整性、真實(shí)性、有效性等。2.審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)學(xué)位證復(fù)印件與原件是否一致，學(xué)歷證書電子注冊(cè)備案表信息是否準(zhǔn)確，成績(jī)單是否符合學(xué)校要求等。3.對(duì)于初審合格的材料，審核人員應(yīng)在規(guī)定表格上簽字確認(rèn)，并將材料移交至下一審核環(huán)節(jié)；對(duì)于初審不合格的材料，應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（二）復(fù)審1.復(fù)審由公司/組織內(nèi)部的專業(yè)審核小組負(fù)責(zé)。審核小組應(yīng)由人力資源部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.復(fù)審主要對(duì)學(xué)位證的合法性、與公司/組織崗位要求的匹配性等進(jìn)行審查。審核小組應(yīng)根據(jù)公司/組織的實(shí)際需求，判斷員工所獲學(xué)位是否符合相應(yīng)崗位的任職資格條件。3.復(fù)審過程中，審核小組可通過向?qū)W校核實(shí)、查詢教育部門官方網(wǎng)站等方式，進(jìn)一步確認(rèn)學(xué)位證的真實(shí)性和有效性。4.對(duì)于復(fù)審?fù)ㄟ^的學(xué)位證，審核小組應(yīng)出具復(fù)審意見，并簽字確認(rèn)；對(duì)于復(fù)審不通過的學(xué)位證，應(yīng)詳細(xì)說明原因，并將相關(guān)材料退回人力資源部門，由人力資源部門通知員工。四、學(xué)位證的頒發(fā)與使用（一）頒發(fā)1.經(jīng)審核通過的學(xué)位證，由公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)頒發(fā)給員工。頒發(fā)時(shí)，應(yīng)填寫學(xué)位證頒發(fā)登記表，記錄學(xué)位證頒發(fā)的日期、員工姓名、學(xué)位層次、專業(yè)等信息。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到人力資源部門領(lǐng)取學(xué)位證，并簽字確認(rèn)。若員工因特殊原因無法親自領(lǐng)取，可委托他人代領(lǐng)，但需提供授權(quán)委托書及雙方有效身份證件。（二）使用1.員工在公司/組織內(nèi)部使用學(xué)位證時(shí)，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批。例如，在晉升、職稱評(píng)定、崗位競(jìng)聘等情況下，需提交學(xué)位證原件及相關(guān)證明材料，經(jīng)所在部門及人力資源部門審核批準(zhǔn)后，方可作為有效依據(jù)。2.公司/組織在對(duì)外宣傳、業(yè)務(wù)合作等活動(dòng)中，如需使用員工學(xué)位證相關(guān)信息，應(yīng)事先征得員工本人同意，并按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定進(jìn)行操作。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自使用員工學(xué)位證信息進(jìn)行虛假宣傳或其他不當(dāng)行為。3.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人學(xué)位證，不得轉(zhuǎn)借、出租、涂改學(xué)位證。如有遺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)告，并按照規(guī)定申請(qǐng)補(bǔ)辦。五、學(xué)位證的保管（一）保管責(zé)任1.公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)學(xué)位證的集中保管工作。應(yīng)設(shè)立專門的學(xué)位證保管檔案柜，確保學(xué)位證存放安全、有序。2.檔案管理人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管學(xué)位證。定期對(duì)學(xué)位證進(jìn)行清查核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（二）保管環(huán)境1.學(xué)位證保管檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。存放學(xué)位證的環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保學(xué)位證不受損壞。如發(fā)現(xiàn)保管環(huán)境存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（三）電子檔案管理1.除紙質(zhì)學(xué)位證外，人力資源部門還應(yīng)建立學(xué)位證電子檔案。電子檔案應(yīng)包括學(xué)位證原件掃描件、相關(guān)審核材料、學(xué)位證頒發(fā)登記表等信息。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全和保密。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、學(xué)位證的補(bǔ)辦（一）補(bǔ)辦條件1.學(xué)位證遺失或損壞的員工，可申請(qǐng)補(bǔ)辦學(xué)位證。2.員工申請(qǐng)補(bǔ)辦學(xué)位證時(shí)，應(yīng)向人力資源部門提交書面申請(qǐng)，說明學(xué)位證遺失或損壞的原因，并提供個(gè)人身份證明、學(xué)歷證書等相關(guān)材料。（二）補(bǔ)辦流程1.人力資源部門收到員工補(bǔ)辦申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，向員工出具學(xué)位證補(bǔ)辦證明，并告知員工補(bǔ)辦學(xué)位證的具體流程和要求。2.員工根據(jù)人力資源部門提供的指引，聯(lián)系原畢業(yè)學(xué)校辦理學(xué)位證補(bǔ)辦手續(xù)。學(xué)校一般會(huì)要求員工提交補(bǔ)辦申請(qǐng)、個(gè)人身份證明、學(xué)歷證書復(fù)印件等材料，并按照學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行審核和辦理。3.學(xué)校補(bǔ)辦學(xué)位證后，員工應(yīng)及時(shí)將新的學(xué)位證原件提交至人力資源部門備案。人力資源部門對(duì)新學(xué)位證進(jìn)行審核無誤后，更新學(xué)位證保管檔案及電子檔案信息。七、學(xué)位證的注銷（一）注銷情形1.員工因違反國(guó)家法律法規(guī)、學(xué)校規(guī)定或公司/組織規(guī)章制度，被學(xué)校撤銷學(xué)位的，公司/組織應(yīng)及時(shí)注銷其學(xué)位證。2.員工與公司/組織解除勞動(dòng)關(guān)系，且不再符合公司/組織學(xué)位證持有條件的，應(yīng)辦理學(xué)位證注銷手續(xù)。（二）注銷流程1.人力資源部門收到學(xué)位證注銷通知后，應(yīng)核實(shí)相關(guān)情況。如情況屬實(shí)，填寫學(xué)位證注銷登記表，記錄注銷原因、日期、員工姓名等信息。2.將注銷的學(xué)位證原件收回，并在學(xué)位證原件上加蓋“注銷”章。同時(shí)，更新學(xué)位證保管檔案及電子檔案信息，注明學(xué)位證已注銷。3.人力資源部門應(yīng)將學(xué)位證注銷情況通知相關(guān)部門和員工本人，并告知其學(xué)位證注銷后的相關(guān)影響和責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)位證管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查學(xué)位證的審核、頒發(fā)、保管、補(bǔ)辦、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)位證管理情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自查情況。（二）外部監(jiān)督1.接受教育部門、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供學(xué)位證管理工作的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)。九、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)1.員工如有偽造、篡改學(xué)位證或提供虛假學(xué)位證信息等行為，一經(jīng)查實(shí)，公司/組織將立即解除與其簽訂的勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。2.員工因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）管理人員違規(guī)1.學(xué)位證管理相關(guān)工作人員如存在審核不嚴(yán)、違規(guī)頒發(fā)或使用學(xué)位證、泄露學(xué)位證信息等行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予警告、記過、