北京檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)北京地區(qū)各類組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，為組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合北京實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、民辦非企業(yè)單位以及其他組織（以下統(tǒng)稱“組織”）的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對本組織各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。3.有效利用原則建立健全檔案利用制度，充分發(fā)揮檔案在組織決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等方面的作用，提高檔案的利用效率和價值。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置1.組織應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和檔案管理工作實(shí)際需要，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案處、檔案室等；規(guī)模較小的組織可指定內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作，但應(yīng)確保檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備必要的辦公場所，配備符合檔案保管要求的設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案裝具、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）人員配備1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉組織業(yè)務(wù)工作流程。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應(yīng)做好檔案交接工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)組織的檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。負(fù)責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。定期向組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，為組織決策提供檔案信息支持。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的齊全完整和整理規(guī)范。做好檔案的保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。按照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格遵守檔案利用制度，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。參與組織的檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護(hù)等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.組織在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括但不限于以下方面：黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。行政管理類：組織章程、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、后勤保障等方面的文件材料。業(yè)務(wù)工作類：組織開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，如項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、技術(shù)資料等?？萍佳邪l(fā)類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、知識產(chǎn)權(quán)等方面的文件材料?；窘ㄔO(shè)類：基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。設(shè)備儀器類：設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報廢等方面的文件材料。會計(jì)檔案類：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映組織重要活動和歷史面貌的聲像材料。電子檔案類：組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫等。2.組織應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，制定具體的檔案收集范圍細(xì)則，明確各類檔案的收集內(nèi)容和要求。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理機(jī)構(gòu)，確保檔案收集的及時性和完整性。2.移交的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對未及時移交或移交不符合要求的部門和人員，應(yīng)及時進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保檔案收集工作順利進(jìn)行。（三）整理原則與方法1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等多種分類方法相結(jié)合的方式。編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性，可采用全宗號、目錄號、案卷號、件號等多級編號方式。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、文件卡片等，詳細(xì)記錄檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等信息，便于查閱和檢索。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于保管和利用。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地點(diǎn)建設(shè)，確保庫房的安全。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥物、遮光窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。4.建立健全庫房管理制度，嚴(yán)格控制庫房的溫濕度、清潔衛(wèi)生等環(huán)境條件，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具與存放1.應(yīng)根據(jù)檔案的類型、規(guī)格和數(shù)量，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備良好的承重能力和防火、防潮、防蟲等性能。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找和管理。不同類型和載體的檔案應(yīng)分開存放，避免相互影響。3.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份、定期檢查等，確保檔案的安全和完整。（三）檔案保護(hù)技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，如數(shù)字化存儲、縮微攝影、光盤存儲等，對重要檔案進(jìn)行備份，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成損失。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.加強(qiáng)對檔案保護(hù)技術(shù)的研究和應(yīng)用，不斷提高檔案保護(hù)水平，延長檔案的使用壽命。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式、價值等因素，綜合判斷檔案的保存價值。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：重要性標(biāo)準(zhǔn)：反映組織主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作、關(guān)鍵技術(shù)成果等方面的檔案，具有較高的保存價值。完整性標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容完整、系統(tǒng)，能夠全面反映組織某項(xiàng)活動或事件的全過程，具有較高的保存價值。準(zhǔn)確性標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與組織實(shí)際活動相符，具有較高的可信度和利用價值。時效性標(biāo)準(zhǔn)：檔案形成時間較近，對當(dāng)前組織工作具有較強(qiáng)的參考和借鑒作用，保存價值相對較高；隨著時間推移，部分檔案的時效性逐漸降低，保存價值也相應(yīng)減少。（二）鑒定組織與程序1.組織應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃、組織實(shí)施鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。2.鑒定工作程序如下：初步篩選：檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對庫存檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要進(jìn)一步鑒定的檔案范圍。詳細(xì)審查：鑒定工作小組對初步篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐卷逐件分析檔案的內(nèi)容、價值等，提出鑒定意見。審核批準(zhǔn)：鑒定工作小組將鑒定意見提交組織領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。編制銷毀清冊：對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限、銷毀原因等信息。（三）銷毀程序與監(jiān)督1.銷毀程序經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等方式，但應(yīng)確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。2.監(jiān)督銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并存檔備查。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化建設(shè)（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報送。3.利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對檔案管理工作進(jìn)行評估和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以改進(jìn)，不斷提高檔案管理水平。（二）信息化建設(shè)1.組織應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.建立檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等業(yè)務(wù)流程納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化處理和共享利用。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。同時，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。4.利用信息技術(shù)手段，開展檔案信息資源的開發(fā)利用，如建立檔案信息檢索平臺、開展檔案數(shù)據(jù)分析挖掘等，為組織的決策和業(yè)務(wù)工作提供更加豐富、準(zhǔn)確的檔案信息支持。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用制度1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序、審批權(quán)限等，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。2.檔案利用范圍包括組織內(nèi)部各部門查閱利用檔案，以及外部單位因工作需要查閱利用檔案等。查閱利用檔案應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和組織相關(guān)規(guī)定，不得損害組織利益和檔案安全。3.檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的查閱場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所；借閱檔案應(yīng)履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，確保檔案按時歸還；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。（二）利用程序1.組織內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理機(jī)構(gòu)審批。檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)審批情況，安排查閱利用檔案。2.外部單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向檔案管理機(jī)構(gòu)提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并加蓋單位公章。檔案管理機(jī)構(gòu)審核同意后，與查閱單位簽訂檔案查閱利用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任，安排查閱利用檔案。3.查閱利用檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表或查閱申請函的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）服務(wù)措施1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)樹立服務(wù)意識，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平，為組織內(nèi)部各部門和外部單位提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。2