公章預案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司公章的管理，規(guī)范公章使用流程，保障公司合法權(quán)益，防范公章使用風險，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的公章管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.謹慎使用原則：嚴格把控公章使用環(huán)節(jié)，確保公章使用的準確性和安全性。3.責任明確原則：明確公章使用各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任清晰、追究有據(jù)。（四）定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。2.公章使用預案：針對可能出現(xiàn)的公章使用緊急情況或特殊場景，預先制定的應對措施和操作流程。二、公章管理職責分工（一）行政管理部門職責1.負責制定和完善公章管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責公章的刻制、備案、保管、停用、銷毀等日常管理工作。3.審核公章使用申請，對不符合規(guī)定的申請予以退回，并說明理由。4.定期對公章使用情況進行統(tǒng)計和分析，向上級領導匯報。（二）使用部門職責1.提出公章使用申請，明確使用事由、使用范圍、使用期限等內(nèi)容，并確保申請內(nèi)容真實、準確、完整。2.負責本部門公章使用文件的起草、審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。3.在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用公章，并對公章使用的真實性、合法性負責。4.配合行政管理部門做好公章使用的監(jiān)督和檢查工作。（三）審批人職責1.根據(jù)公司授權(quán)，對公章使用申請進行審批，簽署明確的審批意見。2.對公章使用的必要性、合法性、真實性進行審核，確保公章使用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。3.對公章使用過程中出現(xiàn)的問題及時進行處理和決策。（四）保管人職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜用、遺失或損壞。2.嚴格按照公章使用流程和審批意見使用公章，不得擅自使用公章。3.在公章使用過程中，對公章使用情況進行詳細登記，包括使用時間、使用事由、使用人等信息。4.定期對公章保管情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、公章刻制與備案（一）刻制1.因公司業(yè)務需要刻制公章時，由行政管理部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準后，到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制。2.刻制公章時，應提供公司營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等相關(guān)材料，并按照公安機關(guān)的要求填寫刻章申請表。3.刻制完成的公章必須符合國家規(guī)定的規(guī)格和樣式，具備防偽功能。（二）備案1.公章刻制完成后，行政管理部門應及時到公安機關(guān)辦理備案手續(xù)，提交刻章申請表、營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等相關(guān)材料。2.備案完成后，行政管理部門應將備案回執(zhí)妥善保存，并將公章的相關(guān)信息錄入公司公章管理系統(tǒng)。四、公章保管（一）保管方式1.公章應指定專人保管，保管人應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章管理規(guī)定。2.公章應存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設置密碼或鑰匙進行雙重防護。3.公章保管地點應相對固定，不得隨意更換。如需更換保管地點，應提前報行政管理部門批準，并做好交接工作。（二）保管要求1.保管人應嚴格遵守公章保管制度，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。2.公章保管人應定期對公章進行檢查，確保公章完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應立即報告行政管理部門，并采取相應的措施。3.公章保管人在離職或崗位變動時，應及時辦理公章交接手續(xù)，確保公章交接清楚、責任明確。五、公章使用（一）使用流程1.申請：使用部門填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用事由、使用范圍、使用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交行政管理部門。2.審核：行政管理部門對《公章使用申請表》進行審核，重點審核使用事由是否合法合規(guī)、使用范圍是否符合規(guī)定、使用期限是否合理等。審核通過后，報審批人審批。3.審批：審批人根據(jù)公司授權(quán)對《公章使用申請表》進行審批，簽署明確的審批意見。審批通過后，將《公章使用申請表》返回行政管理部門。4.使用：行政管理部門根據(jù)審批意見，通知公章保管人使用公章。公章保管人在使用公章時，應嚴格按照審批意見進行操作，并在《公章使用登記表》上詳細登記公章使用情況。5.歸還：公章使用完畢后，公章保管人應及時將公章歸還至保險柜或保管箱內(nèi)，并在《公章使用登記表》上注明歸還時間。（二）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的事項。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同。3.財務專用章主要用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具等財務相關(guān)事項。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項。（三）使用期限1.公章使用期限應根據(jù)具體使用事由合理確定，一般不得超過申請審批時確定的期限。2.如需延長公章使用期限，使用部門應提前向行政管理部門提出申請，經(jīng)審批人批準后方可延長。（四）特殊情況使用1.因緊急情況需要使用公章，但無法按照正常流程進行申請審批時，使用部門應電話或書面形式向行政管理部門和審批人報告，并在事后及時補辦申請審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項或金額較大的公章使用，應實行集體決策制度，由公司領導班子或相關(guān)決策機構(gòu)進行研究決定。六、公章使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門應定期對公章使用情況進行檢查，重點檢查公章使用是否符合規(guī)定流程、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。2.審計部門應不定期對公章使用情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并追究相關(guān)責任人的責任。3.公司內(nèi)部員工有權(quán)對公章使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，公司應及時受理并進行調(diào)查處理。（二）外部監(jiān)督1.積極配合公安機關(guān)等相關(guān)部門對公司公章使用情況的監(jiān)督檢查，如實提供有關(guān)資料和信息。2.按照法律法規(guī)的要求，定期向社會公開公司公章使用情況，接受社會監(jiān)督。七、公章停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章時，由行政管理部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準后，辦理公章停用手續(xù)。2.公章停用后，行政管理部門應及時將停用公章的相關(guān)信息通知各使用部門，并收回停用公章。3.停用公章應妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。（二）銷毀1.對于不再使用或已損壞的公章，由行政管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準后，按照國家有關(guān)規(guī)定進行銷毀。2.公章銷毀時，應至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。3.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。八、法律責任（一）對違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章或因保管不善導致公章被盜用、遺失、損壞的，公