任務跟蹤管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司任務管理，確保各項任務能夠按時、按質、按量完成，提高工作效率和執(zhí)行力，特制定本任務跟蹤管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工在執(zhí)行各類任務過程中的跟蹤管理。（三）基本原則1.明確責任：每項任務都應明確責任人，確保責任落實到具體個人。2.全程跟蹤：對任務從下達至完成的全過程進行跟蹤，及時掌握任務進展情況。3.及時反饋：責任人及相關人員應及時向任務下達者或上級反饋任務執(zhí)行情況。4.有效溝通：任務執(zhí)行過程中涉及的各方應保持有效的溝通，確保信息傳遞準確、及時。二、任務的分類與定義（一）項目任務由公司承接的各類外部或內(nèi)部項目所涉及的任務，通常具有明確的項目目標、時間節(jié)點和質量要求。（二）日常工作任務員工日常工作職責范圍內(nèi)的常規(guī)工作任務，包括但不限于文件處理、會議組織、客戶溝通等。（三）臨時交辦任務因公司突發(fā)情況或特殊需求，臨時安排給員工的任務。三、任務下達與接收（一）任務下達1.任務來源：任務可由公司高層領導、部門負責人或其他相關人員下達。2.下達方式：任務下達應采用書面形式（如任務通知單、郵件等），明確任務的詳細內(nèi)容、完成時間、質量標準、責任人等信息。如因特殊情況無法書面下達，應在任務下達后及時補全書面記錄。3.任務說明：下達任務時，應向責任人充分說明任務的背景、目的、要求等，確保責任人清楚了解任務的全貌。（二）任務接收1.責任人確認：責任人收到任務后，應在規(guī)定時間內(nèi)（如一個工作日）對任務進行確認，明確表示是否接受該任務。如對任務有疑問或異議，應及時與任務下達者溝通。2.溝通協(xié)商：若責任人認為任務存在不合理之處，應與任務下達者進行溝通協(xié)商，提出合理的建議和解決方案。經(jīng)雙方協(xié)商一致后，可對任務內(nèi)容進行調整，并重新下達任務。四、任務計劃制定（一）初步計劃責任人在接受任務后，應根據(jù)任務要求和實際情況，制定初步的任務執(zhí)行計劃。計劃應包括任務的具體步驟、時間安排、資源需求等內(nèi)容。（二）審核與調整1.上級審核：初步計劃制定完成后，應提交給上級領導或部門負責人進行審核。上級應從任務目標的合理性、執(zhí)行計劃的可行性、時間安排的合理性等方面進行審核，并提出修改意見。2.計劃調整：責任人根據(jù)上級審核意見，對任務計劃進行調整和完善，確保計劃符合任務要求和公司整體工作安排。調整后的計劃經(jīng)上級批準后，作為任務執(zhí)行的依據(jù)。五、任務執(zhí)行跟蹤（一）定期匯報1.匯報頻率：責任人應按照規(guī)定的時間間隔（如每周、每兩周等）向上級匯報任務執(zhí)行情況。匯報方式可采用書面報告、口頭匯報或工作進展報表等形式。2.匯報內(nèi)容：匯報內(nèi)容應包括任務已完成的部分、未完成的部分及原因、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。（二）實時溝通1.溝通渠道：任務執(zhí)行過程中，責任人與上級及相關人員應保持實時溝通。溝通渠道可包括電話、郵件、即時通訊工具等。2.重大問題溝通：如遇到重大問題或可能影響任務按時完成的情況，責任人應及時向上級匯報，并組織相關人員進行討論，共同制定解決方案。（三）進度監(jiān)控1.監(jiān)控方式：上級領導或部門負責人應通過定期匯報、實時溝通、現(xiàn)場檢查等方式，對任務執(zhí)行進度進行監(jiān)控。2.偏差分析：如發(fā)現(xiàn)任務執(zhí)行進度與計劃存在偏差，應及時進行分析，找出偏差產(chǎn)生的原因，如人員不足、資源短缺、外部因素影響等。六、問題解決與協(xié)調（一）問題識別責任人在任務執(zhí)行過程中，應及時識別可能出現(xiàn)的問題或已經(jīng)出現(xiàn)的問題，并進行詳細記錄。問題記錄應包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、影響范圍等信息。（二）問題解決1.自主解決：對于一般性問題，責任人應首先嘗試自主解決。責任人應充分利用自身的經(jīng)驗和資源，采取有效的措施解決問題。2.協(xié)調解決：如問題較為復雜，責任人無法自主解決，應及時向上級匯報，并協(xié)調相關部門或人員共同解決。上級應根據(jù)問題的性質和影響范圍，組織相關人員召開會議，研究解決方案。（三）資源協(xié)調1.內(nèi)部資源協(xié)調：任務執(zhí)行過程中，如涉及到公司內(nèi)部資源的協(xié)調，責任人應及時與相關部門或人員進行溝通，確保資源的合理調配。2.外部資源協(xié)調：如需要外部資源的支持，責任人應在上級的指導下，積極與外部供應商、合作伙伴等進行溝通協(xié)調，確保外部資源能夠按時、按質、按量提供。七、任務變更管理（一）變更申請1.變更原因：在任務執(zhí)行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對任務的內(nèi)容、時間、質量標準等進行變更，責任人應及時向上級提出變更申請。變更原因應詳細說明，如客戶需求變更、政策法規(guī)調整、不可抗力因素等。2.申請內(nèi)容：變更申請應包括變更的具體內(nèi)容、變更后的任務計劃、變更對任務進度和成本的影響等信息。（二）變更審批1.審批流程：變更申請?zhí)峤缓?，上級領導或部門負責人應按照規(guī)定的審批流程進行審批。審批流程應明確各級審批人員的職責和權限，確保變更申請得到合理、有效的審批。2.審批意見：審批人員應根據(jù)變更申請的內(nèi)容和實際情況，對變更申請進行認真審核，并提出審批意見。如同意變更，應明確變更后的任務要求和執(zhí)行計劃；如不同意變更，應說明理由。（三）變更執(zhí)行1.計劃調整：經(jīng)審批同意變更后，責任人應根據(jù)審批意見，對任務計劃進行調整，并及時通知相關人員。調整后的任務計劃應重新提交上級審核，確保計劃的合理性和可行性。2.跟蹤執(zhí)行：變更后的任務執(zhí)行過程中，責任人應按照調整后的計劃進行跟蹤執(zhí)行，并及時向上級匯報任務進展情況。八、任務驗收（一）驗收標準1.明確標準：任務下達時，應明確任務的驗收標準。驗收標準應具體、可衡量，包括任務的完成情況、質量標準、時間要求等方面。2.標準溝通：任務下達者應在任務執(zhí)行前向責任人詳細說明驗收標準，確保責任人清楚了解任務的驗收要求。（二）驗收申請1.申請時間：任務完成后，責任人應及時向上級提出驗收申請。申請時間應根據(jù)任務的性質和要求確定，一般應在任務完成后的一個工作日內(nèi)提出。2.申請內(nèi)容：驗收申請應包括任務完成情況的詳細說明、自驗結果、申請驗收的時間等信息。（三）驗收流程1.組建驗收小組：上級領導或部門負責人收到驗收申請后，應根據(jù)任務的性質和要求，組建驗收小組。驗收小組應由任務下達者、相關部門或人員代表等組成。2.驗收實施：驗收小組應按照驗收標準，對任務進行全面、細致的驗收。驗收方式可包括文件審查、實地檢查、測試驗證等。3.驗收結論：驗收結束后，驗收小組應出具驗收結論。驗收結論分為驗收合格、驗收不合格兩種。如驗收合格，應明確任務已達到驗收標準；如驗收不合格，應詳細說明不合格的原因及整改要求。（四）整改復查1.整改要求：如驗收結論為驗收不合格，責任人應根據(jù)驗收小組提出的整改要求，及時進行整改。整改期限應明確規(guī)定，一般不應超過任務下達者要求的時間。2.復查申請：整改完成后，責任人應向上級提出復查申請。復查申請應包括整改情況的詳細說明、申請復查的時間等信息。3.復查實施：上級領導或部門負責人收到復查申請后，應組織驗收小組對整改情況進行復查。復查方式和標準與驗收時相同。4.最終結論：復查結束后，驗收小組應出具最終結論。如整改后任務達到驗收標準，最終結論為驗收合格；如仍未達到驗收標準，最終結論為驗收不合格。對于驗收不合格的任務，應按照公司相關規(guī)定進行處理。九、任務文檔管理（一）文檔分類1.任務下達文檔：包括任務通知單、郵件等任務下達記錄。2.任務計劃文檔：任務執(zhí)行計劃、調整后的計劃等。3.任務執(zhí)行文檔：定期匯報材料、實時溝通記錄、問題記錄及解決情況等。4.任務變更文檔：變更申請、審批意見、變更后的計劃等。5.任務驗收文檔：驗收申請、驗收報告、整改記錄等。（二）文檔保存1.保存期限：各類任務文檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行保存，保存期限根據(jù)任務的重要性和性質確定，一般不應少于[X]年。2.保存方式：文檔可采用紙質或電子形式保存。電子文檔應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設備上。（三）文檔查閱1.查閱權限：公司員工因工作需要查閱任務文檔時，應按照公司規(guī)定的查閱權限進行申請。查閱權限應根據(jù)員工的工作職責和崗位級別確定。2.查閱流程：查閱申請應提交給文檔管理部門或相關負責人，經(jīng)審批同意后，方可查閱。查閱過程中，應遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播或泄露文檔內(nèi)容。十、考核與獎懲（一）考核指標1.任務完成情況：考核任務是否按時、按質、按量完成。2.執(zhí)行過程表現(xiàn)：考核任務執(zhí)行過程中的溝通協(xié)作、問題解決能力等。3.任務變更管理：考核任務變更申請的合理性、審批流程的執(zhí)行情況等。4.文檔管理：考核任務文檔的完整性、準確性和保存情況。（二）考核方式1.定期考核：公司定期（如每月、每季度等）對員工的任務執(zhí)行情況進行考核。考核方式可采用自評、上級評價、同事評價等相結合的方式。2.專項考核：對于重要項目任務或臨時交辦任務，可進行專項考核。專項考核應根據(jù)任務的特點和要求，制定具體的考核指標和方式。（三）獎懲措施1.獎勵：對于任務完成出色、執(zhí)行過程表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰