醫(yī)院檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理等活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)醫(yī)院和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，各科室、部門設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門醫(yī)院設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.對(duì)各科室、部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）兼職檔案員各科室、部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.宣傳和貫徹執(zhí)行醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，負(fù)責(zé)本科室、部門檔案工作的日常管理。2.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本科室、部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步分類、整理，定期移交醫(yī)院檔案管理部門。4.協(xié)助醫(yī)院檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、黨員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信等。2.行政管理類：醫(yī)院行政部門的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：醫(yī)療科室的病歷、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.教學(xué)科研類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、講稿、學(xué)生實(shí)習(xí)資料、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果、學(xué)術(shù)論文等。5.其他類：醫(yī)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、捐贈(zèng)協(xié)議、榮譽(yù)證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體優(yōu)良，符合檔案保存要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。4.兼職檔案員應(yīng)定期將收集到的文件材料進(jìn)行整理，及時(shí)移交醫(yī)院檔案管理部門。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、其他類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于記憶和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，使其整齊美觀，便于保管。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。（三）保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，對(duì)易燃、易爆物品應(yīng)遠(yuǎn)離檔案庫(kù)房存放。2.防潮：采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、密封檔案柜等，防止檔案受潮發(fā)霉。3.防蟲：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取防治措施，如放置防蟲藥品、清理庫(kù)房衛(wèi)生等。4.防盜：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。5.防光：檔案庫(kù)房應(yīng)避免陽(yáng)光直射，窗戶應(yīng)安裝窗簾或遮陽(yáng)設(shè)施，防止檔案因光線照射而褪色、老化。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、價(jià)值等因素，綜合分析判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。2.一般的、在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)保存一定期限，期限分為30年、10年等。3.失去保存價(jià)值的檔案可予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限或銷毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（五）銷毀要求1.銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀徹底。2.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制件，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、檔案編號(hào)等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。（四）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并為醫(yī)院檔案管理工作提供決策依據(jù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案定義電子檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理等活動(dòng)中形成的，以數(shù)字代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）電子檔案管理要求1.電子檔案的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等，確保電子檔案的可讀性和長(zhǎng)期保存。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、利用等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)