關(guān)于檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.分類科學(xué)原則。根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案類：員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等檔案材料。3.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.合同檔案類：各類合同協(xié)議、意向書等。6.基建檔案類：公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件資料。7.設(shè)備檔案類：公司/組織的設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等檔案。8.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則。編號(hào)方法如下：1.檔案類別代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”表示行政檔案，“B”表示人事檔案等。2.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示。例如，一份行政檔案的編號(hào)為“A2023001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。3.對于重要的文件材料，檔案管理部門可提前介入，指導(dǎo)各部門進(jìn)行收集和整理。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理工作包括對檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等。3.檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間一般為次年上半年。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔清單，記錄檔案的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間等信息。3.歸檔的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對于重要的檔案，應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定保管期限。4.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限在16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在15年以下的檔案。（二）檔案銷毀1.對于已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（二）檔案借閱1.公司/組織外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)與檔案管理部門簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還日期、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫中。3.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需檔案。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。5.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司/組織給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金等。（二）處罰對違反檔案管理規(guī)定的部門和個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。處罰情形包括但不限于：1.未按照規(guī)定收集、整理、歸檔檔案的。2.擅自銷毀檔案或涂改、偽造檔案的。3.未按